Облік літератури, що не належить до бібліотечного фонду

Облік літератури, що не належить до бібліотечного фонду

Юлія КРОТ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

На який субрахунок слід оприбутковувати посібники і збірники, які не належать до бібліотечного фонду, не є матеріалом для навчальних, наукових та інших цілей, а будуть використовуватися фахівцями відділу кадрів?

(м. Львів)

Статус бібліотек, правові та організаційні засади діяльності бібліотек і бібліотечної справи в Україні визначені Законом України «Про бібліотеки і бібліо­течну справу» від 27.01.95 р. № 32/95-ВР (далі — Закон № 32). Тому звернемося до норм саме цього Закону.

Так, під бібліотечним фондом слід розуміти упорядковане зібрання документів, що зберігаються в бібліотеці.

У свою чергу, бібліотека — це інформаційний, культурний, освітній заклад (установа, організація) або структурний підрозділ, що має упорядкований фонд документів, доступ до інших джерел інформації та головним завданням якого є забезпечення інформаційних, науково-дослідних, освітніх, культурних та інших потреб користувачів бібліотеки (ст. 1 Закону № 32).

Звісно, посібники та збірники, які використовуються у відділі кадрів, не є матеріалом для науково-дослідних, освітніх, культурних та інших цілей, а отже, не належать до бібліотечного фонду. До речі, на сьогодні конкретних рекомендацій щодо порядку обліку книг, які не належать до бібліотечного фонду установи, ані Мінфіном, ані Казначейством не надано. Тож спробуємо розібратися в цьому питанні, виходячи із суті цих об’єктів обліку.

Так, основними критеріями для віднесення тих чи інших активів до оборотних чи необоротних є їх вартість та очікуваний строк експлуатації. Що ж стосується першого критерію, то вартість книг, які використовуються у відділі кадрів як інформаційна та довідкова література, очевидно, складає менше 2500 грн. Тоді як строк експлуатації методичної літератури може як перевищувати один рік, так і бути менше одного року. Це залежить від перспективи збереження актуальності такої літератури. Зауважимо, що строк корисного використання згаданої літератури, як правило, встановлюється бюджетною установою самостійно в момент придбання.

Таким чином, якщо очікуваний строк корисного використання придбаної літератури становить більше одного року, вважаємо, що її доцільно обліковувати у складі необоротних активів — малоцінних необоротних матеріальних активів (далі — МНМА).

Облік всіх необоротних активів (у тому числі й малоцінних) ведуть в повних гривнях, без копійок. Суму копійок, сплачених під час придбання необоротних активів, відносять на видатки установи. На це вказує п. 1.3 Положення з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611 (далі — Положення № 611).

Для документального оформлення операцій з надходження МНМА застосовують Акт прийняття-передачі основних засобів типової форми № ОЗ-1 (бюджет). Цей документ є підставою для оприбуткування МНМА. Для прийняття таких об’єктів наказом керівника установи створюють комісію, яка складає зазначений акт у 2 примірниках: один — для установи, яка передає об’єкт, другий — для установи, що приймає. Акт обов’язково затверджує керівник установи.

Для організації обліку і забезпечення конт­ролю за збереженням необоротних активів ведуть інвентарні картки. Зокрема, застосовують Інвентарні картки групового обліку основних засобів в бюджетних установах типової форми № ОЗ-9 (бюджет). Ці інвентарні картки ведуть в розрізі матеріально відповідальних осіб, предметів одного найменування, якості матеріалу та ціни із зазначенням номенклатурного номера.

Підставою для списання МНМА у результаті їх вибуття (ліквідації, реалізації тощо) є виправдні документи та Акт на списання основних засобів типової форми № ОЗ-3 (бюджет).

Облік літератури, строк корисного використання якої перевищує один рік, відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611, слід вести на субрахунку 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи».

Натомість посібники та збірники, які не належать до бібліотечного фонду та, як очікується, будуть використовуватися лише протягом одного року, доцільно обліковувати у складі запасів. Нагадаємо, що запаси — це активи, які:

— утримують для подальшого продажу, безоплатного розподілу, передачі за умов звичайної господарської діяльності;

— перебувають у процесі звичайної діяльності установи для подальшого споживання;

— перебувають у формі сировини чи допоміжних матеріалів з метою використання у виробництві продукції, при виконанні робіт, наданні послуг, для задоволення потреб установи.

Саме таке визначення поняття запаси наведено в п. 2 розд. І Положення з бухгалтерського обліку запасів бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 14.11.2013 р. № 947 (далі — Положення № 947).

Варто зазначити, що запаси в установах обліковують за місцем їх відповідального зберігання (знаходження) та в бухгалтерії. Відповідальними за приймання, зберігання і відпуск запасів є матеріально відповідальні особи (пп. 10, 11 розд. ІІ Положення № 947).

Таким чином, для забезпечення збереження літератури, яка не належить до бібліотечного фонду, слід призначити матеріально відповідальну особу з числа працівників установи.

Облік літератури, як і всіх інших запасів, слід вести в кількісному і сумарному вимірах за їх найменуваннями та в розрізі матеріально відповідальних осіб. При цьому бухгалтерія установи повинна систематично звіряти свої записи про облік літератури із записами, які ведуть матеріально відповідальні особи за місцями зберігання запасів. З цією метою матеріально відповідальні особи кожного місяця надають до бухгалтерії прибуткові та видаткові документи з реєстром надання документів. Такий реєстр оформляють у двох примірниках. Один примірник реєстру після перевірки правильності оформлення первинних документів повертають матеріально відповідальній особі, а другий залишається в бухгалтерії (п. 16 розд. ІІ Положення № 947).

Крім того, запаси підлягають систематичній інвентаризації у строки і порядку, що установлені Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженою наказом Головного управління Держказначейства від 30.10.98 р. № 90. Інвентаризацію проводять у разі зміни матеріально відповідальної особи та в інших випадках, передбачених чинним законодавством. За результатами інвентаризації складають інвентаризаційний опис або акт, який затверджує керівник установи.

Також варто звернути увагу на порядок списання з балансу установи літератури, що використовується протягом одного року.

Так, списання малоцінних і швидкозношуваних предметів, не введених в експлуатацію, виробничого, господарського інвентарю та інших запасів, які стали непридатними для подальшого використання (у тому числі й літератури), здійснюють на підставі Актів списання. Такі акти складає постійно діюча комісія, призначена наказом керівника установи. У них вказують дані, що характеризують запаси: найменування, рік придбання установою, кількість, вартість тощо. Детально зазначають причини списання та спосіб знищення непридатних запасів (якщо реалізація їх неможлива). Акти списання обов’язково затверджує керівник установи. Такі вимоги до списання запасів з балансу установи встановлені в п. 10 розд. V Положення № 947.

Майте на увазі, що інформаційно-довідкову літературу, яка втратила свою актуальність, можна реалізувати іншим установам чи підприємствам (за наявності охочих придбати таку літературу). У разі ж неможливості реалізації таких книг ви можете здати їх спеціалізованому підприємству як макулатуру.

Кошти, отримані від реалізації або здачі книг на макулатуру, залишаються у розпорядженні установи. Відповідно до ст. 13 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI доходи, отримані бюджетною установою від реалізації майна, належать до четвертої підгрупи першої групи власних надходжень бюджетних установ. Нагадаємо, що детально це питання було розглянуте в статті фахівця Держфінінспекціїї «Облік макулатури» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 1, с. 22).

Для відображення на рахунках бухгалтерського обліку книг, які не належать до бібліотечного фонду, а очікуваний строк експлуатації яких не перевищує одного року, Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженим наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611, окремого субрахунку не передбачено. Водночас найбільш підходящим для обліку таких об’єктів, на наш погляд, є субрахунок 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя».

Порядок відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій з оприбуткування літератури, яка не належить до бібліотечного фонду, розглянемо на умовному прикладі.

Приклад. Бюджетна установа придбала методичну літературу для відділу кадрів:

— книгу «Кадрова документація» вартістю 43 грн.;

— книгу «Посадові інструкції» вартістю 59 грн.;

— видання Закону України «Про захист персональних даних» вартістю 8 грн.

Прийнято рішення обліковувати дві перші книги у складі МНМА, а третю — у складі запасів.

Операції, пов’язані з придбанням такої літератури, відображають наступним чином:

На завершення нагадаємо, що придбання або передплата періодичних, довідкових, інформаційних видань, придбання та виготовлення підручників та книг (окрім видатків на поповнення бібліотечних фондів) відповідно до п.п. 2.2.1 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333, здійснюють за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

Для того щоб поставити всі крапки над «і» у питанні обліку книг, посібників і збірників, які не належать до бібліотечного фонду і не є матеріалами для навчальних, наукових та інших цілей, що придбавають установи для використання у своїй діяльності, ми направили відповідний запит до Мінфіну. Як тільки отримаємо на нього відповідь — одразу поділимося з вами цією інформацією.