Оформляем приобретение и списание горючего

Оформляем приобретение и списание горючего

Юлия КРОТ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

В связи с изменениями, внесенными в действующее законодательство в последнее время, возникают вопросы, касающиеся порядка документального оформления приобретения и списания горючего, в частности:

1) относятся ли талоны на бензин к бланкам документов строгой отчетности;

2) на основании какого документа следует списывать горючее, использованное на работу легкового автомобиля, если форма путевого листа служебного легкового автомобиля утратила силу?

(АР Крым)

Любое горючее — это топливо, но не каждое топ­ливо является горючим. Это действительно так. Сегодня же пойдет речь о горючем, т. е. виде топлива, который используется для двигателей внутреннего сгорания (бензин, дизтопливо, газ). Без горючего не обходится, по-видимому, ни одно бюджетное учреждение, ведь практически каждое учреждение в своей деятельности использует автомобиль, поэтому вопросы документального оформления приобретения и списания горючего заинтересуют многих наших читателей.

Ответим на каждый из вопросов по очереди.

1. Применение талонов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) в последние годы стало очень популярным. Это и не удивительно, поскольку изменение цены на горючее не влияет на количество литров, отпускаемых по талонам. Более того, такой способ приобретения ГСМ не требует от покупателя внесения залоговой стоимости за топливные талоны, что является характерным для использования смарт-карт.

Возможность отпуска нефтепродуктов по талонам предусмотрена Инструкцией о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и в организациях Украины, утвержденной совместным приказом Минтоп­ливэнерго, Минэкономики, Минтранс­связи и Госкомпотребполитики от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155 (далее — Инструкция № 281).

Что же собственно представляет собой талон на ГСМ? Талон — это специальный талон, приобретенный по обусловленному номиналу, который подтверждает право его владельца на получение на АЗС фиксированного количества нефтепродукта определенного наименования и марки (п. 3 Инструкции № 281). Иными словами, талон не является платежным или расчетным документом, а только подтверждает право покупателя на получение раннее оплаченных ГСМ, временно хранящихся на АЗС.

Форму, содержание и степень защиты бланков талонов устанавливает эмитент талона. Причем обязательными элементами талона являются его серийный и порядковый номера. Однако, несмотря на наличие серийного номера на талонах, они не являются бланками документов строгого учета, поскольку талоны на ГСМ не относятся к бланкам документов строгого учета, перечень которых приведен в п.п. 1.3.2 Правил изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета, утвержденных совместным приказом Минфина, СБУ и МВД от 25.11.93 г. № 98/118/740.

Подробнее о порядке документального оформления приобретения ГСМ по талонам вы можете узнать из консультации специалиста Госказначейской службы «Как учитывать бензин, приобретенный по талонам» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 13, с. 19 — 21).

Напомним только, что талоны на ГСМ выдают водителям под отчет. Факт получения талонов водитель удостоверяет собственной подписью в аналитической ведомости по учету талонов на ГСМ, форма которой разрабатывается учреждением самостоятельно. В конце каждого отчетного периода водители составляют и подают в бухгалтерию учреждения отчет о движении талонов вместе с кассовыми чеками, подтверждающими заправку автомобилей по талонам.

Талоны на ГСМ следует учитывать на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» в разрезе номиналов таких талонов. На это указывают нормы как Порядка применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611, так и Инструкции по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 26.12.2003 г. № 242.

Порядок отражения операций, связанных с приобретением и списанием талонов на ГСМ, на счетах бухгалтерского учета рассмотрим на следующем условном примере.

Пример. Бюджетное учреждение на основании договора с поставщиком нефтепродуктов приобрело 600 л бензина А-92 на сумму 6390 грн. (в том числе НДС — 1065 грн.). Поставщик предоставил учреждению талоны на бензин.

Талоны на 400 л бензина на сумму 3550 грн. выданы под отчет водителям. В конце месяца отчеты об использовании талонов и кассовые чеки АЗС по всем выданным талонам переданы в бухгалтерию учреждения. Стоимость фактически израсходованного топлива согласно путевым листам составляет 3550 грн.

В бухгалтерском учете эти операции следует отражать следующим образом:

2. Что касается списания горючего на работу легкового служебного автомобиля, то действительно с 16.04.2013 г. типовая форма № 3 «Путевой лист служебного легкового автомобиля» утратила силу. Причем никаких проектов нормативных документов по утверждению новой типовой формы этого документа или разъяснений по этому поводу на данный момент на официальном сайте Госслужбы статистики не опубликовано. Как же быть в таком случае? Ведь первичные документы следует составлять на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Прямое указание на это содержит п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88. Однако это не повод для переживаний. Документировать хозяйственные операции также разрешается с использованием самостоятельно изготовленных бланков. Главным требованием к таким бланкам является наличие в них всех обязательных реквизитов или реквизитов типовых и специализированных форм.

Напомним также, что вопросы организации бухгалтерского учета в учреждениях относятся к компетенции их руководителей в соответствии с законодательством и учредительными документами. Поэтому именно руководитель должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неуклонное выполнение всеми работниками правомерных требований бухгалтера по соблюдению порядка оформления и подачи первичных документов (ч. 6 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV).

Таким образом, пока не утверждена новая типовая форма путевого листа служебного легкового автомобиля, для учета транспортной работы и списания израсходованного горючего можно применять типовую форму № 3. Однако использование этой типовой формы обязательно следует зафиксировать в распорядительном акте (приказе, распоряжении) руководителя учреждения.