Оформлюємо придбання та списання пального

Оформлюємо придбання та списання пального

Юлія КРОТ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Через зміни, внесені до чинного законодавства останнім часом, виникають питання стосовно порядку документального оформлення придбання та списання пального, зокрема:

1) чи належать талони на бензин до бланків документів суворої звітності;

2) на підставі якого документа слід списувати пальне, використане на роботу легкового автомобіля, якщо форма подорожнього листа службового легкового автомобіля втратила чинність?

(АР Крим)

Будь-яке пальне — це паливо, але не кожне паливо є пальним. Це дійсно так. Сьогодні ж мова піде про пальне, тобто вид палива, який використовується для двигунів внутрішнього згорання (бензин, дизпаливо, газ). Без пального не обходиться, мабуть, жодна бюджетна установа, адже практично кожна установа у своїй діяльності використовує автомобіль. Тому питання щодо документального оформлення придбання та списання пального зацікавлять багатьох наших читачів.

Відповімо на кожне з поставлених запитань по-черзі.

1. Застосування талонів на паливно-мастильні матеріали (ПММ) набуло значної популярності в останні роки. Це й не дивно, оскільки зміна ціни на пальне не впливає на кількість літрів, що відпускаються за талонами. Більше того, такий спосіб придбання ПММ не вимагає від покупця унесення заставної вартості за паливні талони, що є характерним для використання смарт-карток.

Можливість відпуску нафтопродуктів за талонами передбачена Інструкцією про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах та організаціях України, затвердженою спільним наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансзв’язку та Держкомітету з питань техрегулювання та споживполітики від 20.05.2008 р. № 281/171/578/155 (далі — Інструкція № 281).

Що ж власне собою являє талон на ПММ? Талон — це спеціальний талон, придбаний за обумовленого номіналу, що підтверджує право його власника на отримання на АЗС фіксованої кількості нафтопродукту певного найменування і марки (п. 3 Інструкції № 281). Інакше кажучи, талон не є платіжним або розрахунковим документом, а лише підтверджує право покупця на отримання раніше оплачених ПММ, які тимчасово зберігаються на АЗС.

Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона. Причому обов’язковими елементами талона є його серійний та порядковий номери. Однак незважаючи на наявність серійного номера на талонах, вони не є бланками документів суворого обліку. Адже талони на ПММ не належать до бланків документів суворого обліку, перелік яких наведено у п.п. 1.3.2 Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених спільним наказом Мінфіну, СБУ та МВС від 25.11.93 р. № 98/118/740.

Більш детально про порядок документального оформлення придбання ПММ за талонами ви можете дізнатися з консультації фахівця Держказначейської служби «Як обліковувати бензин, придбаний за талонами» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 13, с. 19 — 21).

Нагадаємо лише, що талони на ПММ видають водіям під звіт. Факт отримання талонів водій засвідчує власним підписом в аналітичній відомості з обліку талонів на ПММ, форма якої розробляється установою самостійно. Наприкінці кожного звітного періоду водії складають та подають до бухгалтерії установи звіт про рух талонів разом з касовими чеками, які підтверджують заправлення автомобілів за талонами.

Талони на ПММ слід обліковувати на субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» у розрізі номіналів таких талонів. На це вказують норми як Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611, так й Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженої наказом Держказначейства від 26.12.2003 р. № 242.

Порядок відображення операцій, пов’язаних з придбанням та списанням талонів на ПММ, на рахунках бухгалтерського обліку розглянемо на такому умовному прикладі.

Приклад. Бюджетна установа на підставі договору з постачальником нафтопродуктів придбала 600 л бензину А-92 на суму 6390 грн. (у тому числі ПДВ — 1065 грн.). Постачальник надав установі талони на бензин.

Талони на 400 л бензину на суму 3550 грн. видані під звіт водіям. Наприкінці місяця звіти про використання талонів та касові чеки АЗС за всіма виданими талонами передані до бухгалтерії установи. Вартість фактично витраченого палива згідно з подорожніми листами ставить 3550 грн.

У бухгалтерському обліку ці операції слід відображати так:

2. Що стосується списання пального на роботу легкового службового автомобіля, то дійсно з 16.04.2013 р. типова форма № 3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля» втратила чинність. Причому жодних проектів нормативних документів щодо затвердження нової типової форми цього документа або роз’яснень з цього приводу на разі на офіційному сайті Держслужби статистики не опубліковано. Як же бути в такому разі? Адже первинні документи слід складати на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Пряму вказівку на це містить п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88. Однак це не привід для хвилювання. Документувати господарські операції також дозволяється із використанням самостійно виготовлених бланків. Головною вимогою до таких бланків є наявність в них усіх обов’язкових реквізитів чи реквізитів типових і спеціалізованих форм.

Нагадаємо також, що питання організації бухгалтерського обліку в установах належать до компетенції її керівника відповідно до законодавства та установчих документів. Тож саме керівник має створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма працівниками правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення та подання первинних документів (ч. 6 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV).

Таким чином, допоки не затверджено нову типову форму подорожнього листа службового легкового автомобіля, для обліку транспортної роботи та списання витраченого пального можна застосовувати типову форму № 3. Однак використання цієї типової форми обов’язково слід зафіксувати у розпорядчому акті (наказі, розпорядженні) керівника установи.