Учитываем студенческие билеты и дипломы

Учитываем студенческие билеты и дипломы

Марина ЕРМОЛЕНКО, главный бухгалтер Государственной финансовой инспекции в Харьковской области

Как правильно оприходовать студенческие билеты и дипломы об образовании? На каком субсчете следует вести учет таких материальных ценностей?

(г. Львов)

Студенческий билет — это фактически «второй» паспорт студента, ведь студенческий билет и зачетная книжка являются самыми главными документами для студентов. Однако наиболее желаемым и ожидаемым для каждого из них во время учебы является диплом, и лучше, если на нем будет стоять красная отметка «С отличием». Для бухгалтера же учебного заведения и студенческий билет, и диплом — это не что иное, как бланки документов, материальные ценности, активы. А следовательно, они требуют учета и контроля. Как их учитывать, расскажем ниже.

В первую очередь дадим четкое определение студенческому билету. Для этого обратимся к Положению о студенческих (ученических) билетах государственного образца, утвержденному приказом МОН от 25.10.2013 г. № 1474 (далее — Положение № 1474). В частности, студенческий билет — это электронный документ, содержащий персональные данные о студенте высшего или учащемся профессионально-технического учебного заведения. Такие билеты формируются на основании заказа на создание и изготовление их карточек. Все билеты занесены с помощью ИВС «ОСВІТА» в Единую государственную электронную базу по вопросам образования и частично воспроизведены на пластиковой карточке установленного образца. Причем последняя может быть использована для электронной идентификации лица, подтверждения права на льготу и как платежный инструмент. Именно такая трактовка приведена в п. 2 Положения № 1474.

Заметим, что государственный образец и описание студенческого билета утверждены приказом МОН от 25.10.2013 г. № 1474.

Студенческие билеты заказывают МОН АР Крым, департаменты образования и науки областных, Киевской и Севастопольской городских госадминистраций или непосредственно учебные заведения, аккредитованные в установленном законодательством порядке. А достоверность информации, приведенной в поданном учебным заведением заказе, обеспечивает его руководитель.

Следует иметь в виду: чтобы студенческие билеты были изготовлены своевременно, заказ следует подать исполнителю в электронной форме за 30 календарных дней до даты их выдачи (п.п. 3 п. 1 разд. ІІ Положения № 1474).

Важно: государственные и коммунальные учебные заведения могут обеспечивать оформление студенческих и ученических билетов лиц, обучающихся по контракту, а также дубликатов таких документов для всех категорий лиц, обучающихся в соответствующем заведении, на платной основе.

Такие услуги относятся к платным услугам заведений образования. На это указывает п. 7 разд. 8 Перечня платных услуг, которые могут предоставляться учебными заведениями, другими учреждениями и заведениями системы образования, относящимися к государственной и коммунальной форме собственности, утвержденного постановлением КМУ от 27.08.2010 г. № 796 (далее — Перечень № 796).

Напомним, что средства за предоставление упомянутых услуг относятся к первой подгруппе первой группы собственных поступлений бюджетных учреждений — поступления от платы за услуги, предоставляемые бюджетными учреждениями согласно законодательству. Это закреплено в ч. 4 ст. 13 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI (далее — БКУ).

Кстати, направления использования таких поступ­лений также четко регламентированы нормами БКУ. В частности, за счет этих средств можно возмещать расходы, связанные с организацией и предоставлением таких услуг (ч. 4 ст. 13 БКУ).

Что же касается учета студенческих билетов, то отправной точкой в этом вопросе является то, что студенческие билеты в настоящее время не относятся к бланкам документов строгой отчетности. Также они не были «строгими» и раньше, поскольку не входили в Перечень бланков ценных бумаг, документов строгой отчетности, хозяйственная деятельность по изготовлению которых подлежит лицензированию, утвержденный постановлением КМУ от 14.05.2012 г. № 456. С 17 января 2014 года этот Перечень утратил силу, а вместе с ним и ряд бланков утратили свой «строгий» статус. Основанием для этого послужило постановление КМУ «О внесении изменений в некоторые постановления Кабинета Министров Украины и признании утратившим силу постановления Кабинета Министров Украины от 14 мая 2012 г. № 456» от 25.12.2013 г. № 955.

Следовательно, студенческие билеты следует учитывать как бланки обычных бухгалтерских документов на субсчете 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности». На этом также акцентировал внимание Минфин в письме от 21.12.2012 г. № 31-13020-04-10/30564 (далее — письмо № 31-13020-04-10/30564).

Исходя из этого, расходы на приобретение и изготовление таких бланков следует осуществлять по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» (п. 2 п.п. 2.2.1 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333).

Для наглядности рассмотрим порядок оприходования и выдачи студенческих билетов на счетах бухгалтерского учета на условном примере.

Пример. Высшее учебное заведение подало заказ на изготовление студенческих билетов в количестве 500 шт. на сумму 20000,00 грн.

Плата за оформление студенческих билетов включает в себя стоимость изготовления документов — 39,94 грн. (19970,00 грн. : 500 шт.) и стоимость их доставки по почте — 0,06 грн. (30,00 грн. : 500 шт.) и составляет 40,00 грн. за единицу.

Часть платы за оформление студенческих билетов поступила в кассу учебного заведения (5000,00 грн.), а остальная плата — на специальный счет (15000,00 грн.).

В учетных регистрах следует сделать такие записи:

Далее рассмотрим документы об образовании.

В первую очередь напомним, что перечень и образцы документов об образовании и ученых званиях утверждены постановлением КМУ «О документах об образовании и ученых званиях» от 12.11.97 г. № 1260 (далее — постановление № 1260). Изготовление таких документов осуществляют в соответствии с Порядком использования средств, предусмотренных в государственном бюджете для изготовления выпускных документов об образовании, утвержденным постановлением КМУ от 30.03.2011 г. № 309 (далее — Порядок № 309). В частности, за счет бюджетных средств изготовляют:

— все документы о базовом и полном общем среднем образовании (свидетельство о базовом общем среднем образовании, аттестаты о полном общем среднем образовании и бланки приложений к свидетельству о базовом общем среднем образовании и приложений к аттестату о полном общем среднем образовании, свидетельствам об окончании специальной общеобразовательной школы);

— знаки отличия за успехи в учебе для лиц, обу­чавшихся за средства государственного и местных бюджетов в общеобразовательных и профессионально-технических учебных заведениях (бланки похвальных листов «За высокие достижения в учебе» и похвальных грамот «За особые достижения в изу­чении отдельных предметов», золотые медали «За высокие достижения в учебе», серебряные медали «За достижения в учебе»).

При этом стоимость других документов об образовании, а также об ученых званиях, оплачивают те, кто их получает. Об этом свидетельствует п. 3 Порядка № 309.

Во сколько же обойдется диплом нынешним выпускникам вузов? Конечно, мы имеем в виду стоимость бланка документа об образовании. Так вот, стоимость изготовления документов об образовании за счет бюджетных средств, определенных указанным Порядком, не должна превышать три не облагаемых налогом минимума доходов граждан (51,00 грн.). Именно об этом речь идет в п. 2 постановления № 1260. Однако ключевой в этой норме является фраза «за счет бюджетных средств». Какой же тогда будет стоимость документов об образовании, изготавливаемых за счет других лиц, а это фактически все дипломы о высшем образовании и ученых званиях? Не понятно. И какие-либо разъяснения МОН по этому поводу отсутствуют, по крайней мере, на сегодняшний день. Однако не теряем надежду, ведь по традиции МОН предоставляет объяснения по порядку оплаты документов об образовании ежегодно в конце февраля — в начале марта каждого года. Поэтому нам остается только ждать.

А теперь несколько слов об оформлении документов об образовании и порядке учета последних. Так, оформление документов об образовании государственного образца в установленном законодательством порядке также относится к платным услугам, которые могут предоставляться государственными и коммунальными учебными заведениями (п. 8 разд. 8 Перечня № 796). Поступление платы за эти услуги в соответствии с ч. 4 ст. 13 БКУ можно использовать только на покрытие расходов, связанных с их организацией и предоставлением.

Существенно то, что документы об образовании также не являются бланками документов строгой отчетности. С учетом этого и разъяснений, предоставленных Минфином в письме № 31-13020-04-10/30564, их учет следует вести на субсчете 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности».

Операции по оприходованию и выдаче документов об образовании следует отражать на счетах бухгалтерского учета аналогично отражению оприходования и выдачи студенческих билетов.