Обліковуємо студентські квитки та дипломи

Обліковуємо студентські квитки та дипломи

Марина ЄРМОЛЕНКО, головний бухгалтер Державної фінансової інспекції в Харківській області

Як правильно оприбуткувати студентські квитки та дипломи про освіту? На якому субрахунку слід вести облік таких матеріальних цінностей?

(м. Львів)

Студентський квиток — це фактично другий паспорт студента, адже такий квиток і залікова книжка є найголовнішими документами для студентів. Однак найбільш бажаним і очікуваним для кожного з них під час навчання є диплом, і краще, якщо він буде з червоненькою поміткою «З відзнакою». Натомість для бухгалтера навчального закладу і студентський квиток, і диплом — це ні що інше, як бланки документів, матеріальні цінності, активи. А отже, вони потребують обліку і контролю. Як їх обліковувати, розповімо далі.

Насамперед дамо чітке визначення студентському квитку. Для цього звернемося до Положення про студентські (учнівські) квитки державного зразка, затвердженого наказом МОН від 25.10.2013 р. № 1474 (далі — Положення № 1474). Зокрема, студентський квиток — це електронний документ, що містить персональні дані про студента вищого або учня професійно-технічного навчального закладу. Такі квитки формуються на підставі замовлення на створення та виготовлення їх карток. Усі квитки занесені за допомогою ІВС «ОСВІТА» до Єдиної державної електронної бази з питань освіти та частково відтворені на пластиковій картці встановленого зразка. Причому остання може бути використана для електронної ідентифікації особи, підтвердження права на пільгу та як платіжний інструмент. Саме таке трактування наведено в п. 2 Положення № 1474.

Зауважимо, що державний зразок та опис студентського квитка затверджені наказом МОН від 25.10.2013 р. № 1474.

Студентські квитки замовляють МОН АР Крим, департаменти освіти і науки обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій або безпосередньо навчальні заклади, акредитовані в установленому законодавством порядку. А саме достовірність інформації, наведеної в поданому навчальним закладом замовленні, забезпечує його керівник.

Слід мати на увазі: аби студентські квитки були виготовлені вчасно, замовлення слід подати виконавцю в електронній формі за 30 календарних днів до дати їх видачі (п.п. 3 п. 1 розд. ІІ Положення № 1474).

Важливо: державні та комунальні навчальні заклади можуть забезпечувати оформлення студентських та учнівських квитків осіб, які навчаються за контрактом, а також дублікатів таких документів для всіх категорій осіб, що навчаються у відповідному закладі, на платній основі.

Такі послуги належать до платних послуг закладів освіти. На це вказує п. 7 розд. 8 Переліку платних послуг, які можуть надаватися навчальними закладами, іншими установами та закладами системи освіти, що належать до державної та комунальної форми власності, затвердженого постановою КМУ від 27.08.2010 р. № 796 (далі — Перелік № 796).

Нагадаємо, що кошти за надання згаданих послуг належать до першої підгрупи першої групи власних надходжень бюджетних установ — надходження від плати за послуги, що надаються бюджетними установами згідно із законодавством. Це закріплено в ч. 4 ст. 13 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI (далі — БКУ).

До речі, напрямки використання таких надходжень також чітко регламентовані нормами БКУ. Зокрема, за рахунок цих коштів можна відшкодовувати витрати, пов’язані з організацією та наданням таких послуг (ч. 4 ст. 13 БКУ).

Що ж стосується обліку студентських квитків, то відправною точкою у цьому питанні є те, що студентські квитки зараз не належать до бланків документів суворої звітності. Також вони не були «суворими» і раніше, оскільки не входили до Переліку бланків цінних паперів, документів суворої звітності, господарська діяльність з виготовлення яких підлягає ліцензуванню, затвердженого постановою КМУ від 14.05.2012 р. № 456. З 17 січня 2014 року цей Перелік втратив чинність, а разом з ним і низка бланків втратила свій «суворий» статус. Підставою для цього послугувала постанова КМУ «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України та визнання такою, що втратила чинність, постанови Кабінету Міністрів України від 14 травня 2012 р. № 456» від 25.12.2013 р. № 955.

Отже, студентські квитки слід обліковувати як бланки звичайних бухгалтерських документів на суб­рахунку 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя». На цьому також наголошував Мінфін у листі від 21.12.2012 р. № 31-13020-04-10/30564 (далі — лист № 31-13020-04-10/30564).

Виходячи з цього видатки на придбання та виготовлення таких бланків слід здійснювати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (п. 2 п.п. 2.2.1 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333).

Для наочності давайте розглянемо порядок оприбуткування та видачі студентських квитків на рахунках бухгалтерського обліку на умовному прикладі.

Приклад. Вищий навчальний заклад подав замовлення на виготовлення студентських квитків у кількості 500 шт. на суму 20000 грн.

Плата за оформлення студентських квитків включає в себе вартість виготовлення документів — 39,94 грн. (19970 грн. : 500 шт.) та вартість їх доставки поштою — 0,06 грн. (30 грн. : : 500 шт.) і становить 40 грн. за одиницю.

Частина плати за оформлення студентських квитків надійшла до каси навчального закладу (5000 грн.), а частина — на спеціальний рахунок (15000 грн.).

До облікових регістрів слід зробити такі записи:

Далі торкнемося документів про освіту.

У першу чергу згадаємо, що перелік і зразки документів про освіту та вчені звання затверджено постановою КМУ «Про документи про освіту та вчені звання» від 12.11.97 р. № 1260 (далі — постанова № 1260). Виготовлення таких документів здійснюють відповідно до Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті для виготовлення випускних документів про освіту, затвердженого постановою КМУ від 30.03.2011 р. № 309 (далі — Порядок № 309). Зокрема, за рахунок бюджетних коштів виготовляють:

— всі документи про базову та повну загальну середню освіту (свідоцтво про базову загальну середню освіту, атестати про повну загальну середню освіту та бланки додатків до свідоцтва про базову загальну середню освіту та додатків до атестата про повну загальну середню освіту, свідоцтв про закінчення спеціальної загальноосвітньої школи);

— відзнаки за успіхи у навчанні для осіб, які навчалися за кошти державного та місцевих бюджетів у загальноосвітніх та професійно-технічних навчальних закладах (бланки похвальних листів «За високі досягнення у навчанні» та похвальних грамот «За особливі досягнення у вивченні окремих предметів», золоті медалі «За високі досягнення у навчанні», срібні медалі «За досягнення у навчанні»).

Натомість вартість інших документів про освіту, а також про вчені звання, сплачують ті, хто їх отримує. Про це свідчить п. 3 Порядку № 309.

У скільки ж обійдеться диплом цьогорічним випускникам вишів? Звичайно, ми маємо на увазі вартість бланка документа про освіту. Так-от, вартість виготовлення документів про освіту за рахунок бюджетних коштів, визначених зазначеним Порядком, не повинна перевищувати трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (51,00 грн.). Саме про це йдеться у п. 2 постанови № 1260. Однак ключовою в цій нормі є фраза «за рахунок бюджетних коштів». Якою ж тоді буде вартість документів про освіту, які виготовляють за рахунок інших осіб, а це фактично всі дипломи про вищу освіту та вчені звання? Не зрозуміло. І будь-які роз’яснення з цього приводу МОН відсутні, принаймні поки що. Проте не втрачаймо надії, адже за традицією МОН надає пояснення щодо порядку оплати документів про освіту наприкінці лютого — на початку березня кожного року. Тож нам залишається лише чекати.

А тепер кілька слів про оформлення документів про освіту та порядок обліку останніх. Так, оформлення документів про освіту державного зразка в установленому законодавством порядку також належить до платних послуг, які можуть надаватися державними та комунальними навчальними закладами (п. 8 розд. 8 Переліку № 796). Надходження плати за ці послуги відповідно до ч. 4 ст. 13 БКУ можна використовувати тільки на покриття витрат, пов’язаних з їх організацією та наданням.

Суттєво, що документи про освіту також не є бланками документів суворої звітності. З урахуванням цього та відповідно до роз’яснень, наданих Мінфіном у листі № 31-13020-04-10/30564, їх облік слід вести на субрахунку 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя».

Операції з оприбуткування та видачі документів про освіту слід відображати на рахунках бухгалтерського обліку аналогічно до відображення оприбуткування та видачі студентських квитків.