Учет спецодежды и обуви
Юлия КРОТ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
Нужно ли оформлять инвентарные карточки учета основных средств типовой формы № ОЗ-6 (бюджет) в бюджетных учреждениях при вводе в эксплуатацию спецодежды и обуви (хлопковые халаты с логотипом, брюки, куртки утепленные, ботинки перфорированные и т. п.), которые учитываются на субсчете 114?
Как правильно отразить в бухгалтерском учете списание таких материальных ценностей?
(Запорожская обл.)
Спецодежда — это форменная одежда для персонала, чья работа отличается особыми условиями труда, требует особой защиты или соблюдения определенных правил и стандартов. Характерные белые халаты медперсонала, колпаки поваров и «камуфляж» военнослужащих — это все спецодежда. Спецодежда и обувь используются во многих бюджетных учреждениях, поэтому давайте вместе выясним, какие особенности существуют в порядке оприходования, движения и списания с учета спецодежды и обуви.
В первую очередь отметим, что методологические принципы формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах, прочих необоротных материальных активах, нематериальных активах и незавершенном капитальном строительстве бюджетных учреждений определены Положением по бухгалтерскому учету необоротных активов в бюджетных учреждениях, утвержденным приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611 (далее — Положение № 611). Так, согласно этому Положению спецодежду и обувь следует учитывать в составе прочих необоротных материальных активов.
Учет всех необоротных активов (в том числе и прочих необоротных материальных активов) ведут в целых гривнях, без копеек. При этом сумму копеек, уплаченных при приобретении необоротных активов, списывают на расходы учреждения (п. 1.3 Положения № 611).
Следует также иметь в виду, что суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные во время получения (покупки) необоротных активов, не включают в стоимость необоротных активов, а относят на фактические расходы по коду экономической классификации расходов, предназначенных для приобретения этих активов, или относят к налоговому кредиту (если последнее предусмотрено законодательством). На это указывает п. 1.5 Положения № 611.
По поводу документального оформления операций, связанных с поступлением, движением и выбытием спецодежды и обуви, заметим следующее. Принятие необоротных активов оформляется Актом приема-передачи основных средств типовой формы № ОЗ-1 (бюджет), утвержденной совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70. Причем для оформления принятия нескольких объектов однотипных необоротных активов, имеющих одинаковую стоимость (хозяйственный инвентарь, инструменты, оборудование, белье, постельные принадлежности и др.), разрешается составлять общий акт. Для принятия объектов необоротных активов приказом руководителя учреждения создается комиссия, которая оформляет акт в 2-х экземплярах: один — для передающего учреждения, другой — для принимающего учреждения. Акт обязательно утверждает руководитель учреждения. Эти требования к оформлению акта приема-передачи основных средств определены Инструкцией по составлению типовых форм по учету и списанию основных средств, которые принадлежат учреждениям и организациям, содержащимся за счет государственного или местных бюджетов, утвержденной совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70.
Кроме того, при поступлении спецодежды и обуви в учреждение (на склад) материально ответственное лицо удостоверяет их принятие на ответственное хранение собственной подписью на документе поставщика или на акте принятия. Ведь все необоротные активы должны находиться по месту хранения на ответственном хранении у материально ответственных лиц, которых назначает своим приказом руководитель учреждения (п. 1.9 Положения № 611).
Для рациональной организации учета и чтобы наладить контроль за сохранностью спецодежды и обуви целесообразно вести их попредметный учет в инвентарных карточках. В частности, для учета одежды и обуви, имеющих специальное назначение, применяют Инвентарные карточки группового учета основных средств в бюджетных учреждениях типовой формы № ОЗ-9 (бюджет), утвержденной совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70. Записи в карточках учета необоротных активов осуществляют в количественном и стоимостном выражениях. Инвентарные карточки учета необоротных активов в бюджетных учреждениях ведут в одном экземпляре и хранят в картотеке бухгалтерии. В картотеках инвентарные карточки принято размещать по соответствующим группам необоротных активов, а внутри групп — по их местонахождению. В инвентарных карточках группового учета ведут учет в разрезе материально ответственных лиц, наименований материальных ценностей, их качества и цены, с указанием номенклатурных номеров.
Что касается присвоения объектам необоротных активов соответствующих номеров, отметим следующее. Пунктом 1.10 Положения № 611 предусмотрено, что для белья, постельных принадлежностей, одежды, обуви и малоценных необоротных материальных активов устанавливаются номенклатурные номера. При этом предметам одного наименования, качества материала и цены присваивается один номенклатурный номер.
Первые три знака номенклатурного номера означают номер субсчета, четвертый — подгруппу, остальные знаки — порядковый номер предмета в подгруппе. Для тех субсчетов, для которых не выделены подгруппы, четвертый знак отражается нулем.
Номенклатурные номера, присвоенные объектам необоротных активов, сохраняются за ними на весь период пребывания их в учреждении. Номера выбывших или ликвидированных объектов не должны присваиваться другим, заново поступившим объектам, в течение трех лет.
Предметы необходимо маркировать специальным штампом несмывающейся краской. Штамп должен иметь наименование учреждения, а при передаче предметов в эксплуатацию — дополнительно отражать год и месяц выдачи. Жетоны и маркировочные штампы ставятся на таком месте, чтобы это не портило внешний вид предмета. В случае смыва маркировки ее периодически возобновляют.
Таким образом, для учета спецодежды и обуви, в отличие от основных средств, используют инвентарные карточки, которые открывают для группы однородных активов по типовой форме № ОЗ-9 (бюджет).
Выдачу спецодежды и обуви из склада учреждения следует проводить по накладным (требованиям), подписанным руководителем учреждения. Накладную выписывают в одном экземпляре, если иной порядок не определен отраслевыми нормативными актами.
Кроме того, необходимо помнить, что износ одежды и обуви начисляется в первом месяце передачи в использование объекта необоротных активов в размере 50 % его первоначальной стоимости и остальные 50 % первоначальной стоимости — в месяце его ликвидации (списания с баланса). Иными словами, начисление износа на спецодежду и обувь осуществляется по методу «50/50». Это следует из п. 8.7 Положения № 611. Причем на практике при передаче таких материальных ценностей в эксплуатацию начисление износа преимущественно отражают непосредственно в накладных (требованиях), которые, в свою очередь, являются основанием для внесения записей в Мемориальный ордер формы № 274.
При списании спецодежды и обуви следует руководствоваться нормами Порядка списания объектов государственной собственности, утвержденного постановлением КМУ от 08.11.2007 г. № 1314, если эти материальные ценности находятся в государственной собственности. Если же у вас возник вопрос списания объектов коммунальной собственности, то необходимо обратиться к требованиям региональных документов, утвержденных органами местного самоуправления, уполномоченными принимать решение об управлении объектами коммунальной собственности.
В целом порядок списания спецодежды и обуви ничем не отличается от порядка списания малоценных необоротных материальных активов. О последнем читайте в статье «Особенности учета малоценных активов» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 28). Заметим только, что списание спецодежды и обуви в случае их выбытия оформляют Актом о списании основных средств типовой формы № ОЗ-3 (бюджет). В акте указывают причины их списания и дают заключение об экономической нецелесообразности и/или невозможности восстановления. Постоянно действующая комиссия составляет такой акт в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передают в бухгалтерию, а второй — оставляет у себя материально ответственное лицо. Этот документ одновременно является основанием для передачи на склад материалов, полученных в результате ликвидации объекта учета.
Полученные в результате ликвидации спецодежды и обуви материальные ценности, пригодные для дальнейшего использования, подлежат обязательному оприходованию на баланс учреждения в составе запасов. Основанием для оприходования таких материалов является накладная или акт принятия материалов, типовые формы которых утверждены приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130.
Учитывают спецодежду и обувь в третьей и четвертой группах субсчета 114 «Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь» соответственно.
Что же касается применения КЭКР, то приобретение спецодежды, всех видов обмундирования, спортивной формы (в том числе спортивной обуви), защитной одежды, защитной и специальной обуви и т. п., независимо от их стоимости, проводят по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» (п. 14 п.п. 2.2.1 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333).
Напомним также, что операции по поступлению, движению и выбытию спецодежды и обуви следует отражать на счетах бухгалтерского учета, руководствуясь прежде всего Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611.
