Облік спецодягу та взуття
Юлія КРОТ, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Чи потрібно оформляти інвентарні картки обліку основних засобів типової форми № ОЗ-6 (бюджет) у бюджетних установах при введенні в експлуатацію спецодягу та взуття (бавовняні халати з логотипом, штани, куртки утеплені, черевики перфоровані тощо), які обліковуються на субрахунку 114?
Як правильно відобразити в бухгалтерському обліку списання таких матеріальних цінностей?
(Запорізька обл.)
Спецодяг — це формений одяг для персоналу, чия робота відрізняється особливими умовами праці, вимагає особливого захисту чи дотримання певних правил і стандартів. Характерні білі халати медперсоналу, ковпаки кухарів і «камуфляж» військовослужбовців — це все спецодяг. Спецодяг і взуття використовується у багатьох бюджетних установах. Тож давайте разом з’ясуємо, які особливості існують у порядку оприбуткування, руху та списання з обліку спецодягу та взуття.
Насамперед зазначимо, що методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про основні засоби, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи та незавершене капітальне будівництво бюджетних установ визначені Положенням з бухгалтерського обліку необоротних активів в бюджетних установах, затвердженим наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611 (далі — Положення № 611). Так, згідно з цим Положенням спецодяг та взуття слід обліковувати у складі інших необоротних матеріальних активів.
Облік усіх необоротних активів (у тому числі й інших необоротних матеріальних активів) ведуть в повних гривнях, без копійок. При цьому суму копійок, сплачених під час придбання необоротних активів, списують на видатки установи (п. 1.3 Положення № 611).
Слід також мати на увазі, що суми податку на додану вартість, сплачені під час отримання (купівлі) необоротних активів, не включають до вартості необоротних активів, а відносять на фактичні видатки за кодом економічної класифікації видатків, призначених для придбання цих активів, або відносять до податкового кредиту (якщо останнє передбачено законодавством). На це вказує п. 1.5 Положення № 611.
Щодо документального оформлення операцій, пов’язаних із надходженням, рухом та вибуттям спецодягу та взуття, зауважимо таке. Прийняття необоротних активів оформлюється Актом прийняття-передачі основних засобів типової форми № ОЗ-1 (бюджет), затвердженої спільним наказом Головного управління Держказначейства та Держкомстату від 02.12.97 р. № 125/70. Причому для оформлення прийняття декількох об’єктів однотипних необоротних активів, які мають однакову вартість (господарський інвентар, інструменти, обладнання, білизна, постільні речі та ін.), дозволяється складати загальний акт. Для прийняття об’єктів необоротних активів наказом керівника установи створюється комісія, яка оформляє акт у 2 примірниках: один для установи, яка передає, другий для установи, яка приймає. Акт обов’язково затверджує керівник установи. Ці вимоги до оформлення акта прийняття-передачі основних засобів визначені Інструкцією зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, затвердженою спільним наказом Головного управління Держказначейства та Держкомстату від 02.12.97 р. № 125/70.
Крім того, при надходженні спецодягу та взуття в установу (на склад) матеріально відповідальна особа засвідчує їх прийняття на відповідальне зберігання власним підписом на документі постачальника або на акті приймання. Адже всі необоротні активи повинні перебувати за місцем зберігання на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, яких призначає своїм наказом керівник установи (п. 1.9 Положення № 611).
Для раціональної організації обліку та налагодження контролю за збереженням спецодягу та взуття доцільно вести їх попредметний облік в інвентарних картках. Зокрема, для обліку одягу та взуття, що мають спеціальне призначення, застосовують Інвентарні картки групового обліку основних засобів в бюджетних установах типової форми № ОЗ-9 (бюджет), затвердженої спільним наказом Головного управління Держказначейства та Держкомстату від 02.12.97 р. № 125/70. Записи в картках обліку необоротних активів здійснюють у кількісному та вартісному виразах. Інвентарні картки обліку необоротних активів у бюджетних установах ведуть в одному примірнику і зберігають у картотеці бухгалтерії. У картотеках інвентарні картки прийнято розміщувати за відповідними групами необоротних активів, а всередині груп — за їх місцезнаходженням. В інвентарних картках групового обліку ведуть облік у розрізі матеріально відповідальних осіб, найменувань матеріальних цінностей, їх якості та ціни, із зазначенням номенклатурних номерів.
Що стосується присвоєння об’єктам необоротних активів відповідних номерів зазначимо таке. Пунктом 1.10 Положення № 611 передбачено, що для білизни, постільних речей, одягу, взуття та малоцінних необоротних матеріальних активів встановлюються номенклатурні номери. При цьому предметам одного найменування, якості матеріалу та ціни присвоюється один номенклатурний номер.
Перші три знаки номенклатурного номера означають номер субрахунку, четвертий — підгрупу, усі інші знаки — порядковий номер предмета у підгрупі. Для тих субрахунків, для яких не виділені підгрупи, четвертий знак позначається нулем.
Номенклатурні номери, присвоєні об’єктам необоротних активів, зберігаються за ними на весь період перебування їх в установі. Номери об’єктів, які вибули чи ліквідовані, не повинні присвоюватись іншим об’єктам, що заново надійшли протягом трьох років.
Предмети необхідно маркірувати спеціальним штампом незмиваючою фарбою. Штамп повинен мати найменування установи, а при передачі предметів в експлуатацію — додатково відображати рік і місяць видачі. Жетони та маркірувальні штампи ставляться на такому місці, щоб це не псувало зовнішнього вигляду предмета. У разі змивання маркіровки її періодично поновлюють.
Отже, для обліку спецодягу та взуття, на відміну від основних засобів, використовують інвентарні картки, які відкривають для групи однорідних активів за типовою формою № ОЗ-9 (бюджет).
Видача спецодягу та взуття із складу установи слід проводити за накладними (вимогами), підписаними керівником установи. Накладну виписують в одному примірнику, якщо інший порядок не визначено галузевими нормативними актами.
Окрім цього, необхідно пам’ятати, що знос одягу та взуття нараховується у першому місяці передачі у використання об’єкта необоротних активів у розмірі 50 % його первісної вартості та решта 50 % первісної вартості — у місяці його ліквідації (списання з балансу). Інакше кажучи, нарахування зносу на спецодяг та взуття здійснюється за методом «50 / 50». Це випливає з п. 8.7 Положення № 611. Причому на практиці під час передачі таких матеріальних цінностей в експлуатацію нарахування зносу здебільшого відображають безпосередньо в накладних (вимогах), що в свою чергу є підставою для внесення записів до Меморіального ордера форми № 274.
При списанні спецодягу та взуття слід керуватися нормами Порядку списання об’єктів державної власності, затвердженого постановою КМУ від 08.11.2007 р. № 1314, якщо ці матеріальні цінності знаходяться в державній власності. Якщо ж перед вами постало питання списання об’єктів комунальної власності, тоді необхідно звернутися до вимог регіональних документів, затверджених органами місцевого самоврядування, які уповноважені приймати рішення про управління об’єктами комунальної власності.
Загалом порядок списання спецодягу та взуття нічим не відрізняється від порядку списання малоцінних необоротних матеріальних активів. Про останній читайте у статті «Особливості обліку малоцінних активів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 28). Зауважимо лише, що списання спецодягу та взуття у разі їх вибуття оформляють Актом про списання основних засобів типової форми № ОЗ-3 (бюджет). В акті зазначають причини їх списання та роблять висновок щодо економічної недоцільності та/або неможливості відновлення. Постійно діюча комісія складає такий акт у двох примірниках. Перший примірник акта передають до бухгалтерії, а другий — залишає у себе матеріально відповідальна особа. Цей документ одночасно є підставою для передачі на склад матеріалів, отриманих в результаті ліквідації об’єкта обліку.
Отримані в результаті ліквідації спецодягу та взуття матеріальні цінності, придатні для подальшого використання, підлягають обов’язковому оприбуткуванню на баланс установи у складі запасів. Підставою для оприбуткування таких матеріалів є накладна або акт приймання матеріалів, типові форми яких затверджені наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130.
Обліковують спецодяг та взуття у третій та четвертій групах субрахунку 114 «Білизна, постільні речі, одяг та взуття», відповідно.
Що ж до застосування КЕКВ, то придбання спецодягу, усіх видів обмундирування, спортивної форми (у тому числі спортивного взуття), захисного одягу, захисного та спеціального взуття тощо, незалежно від їх вартості, проводять за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (п. 14 п.п. 2.2.1 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333).
Нагадаємо також, що операції з надходження, руху та вибуття спецодягу та взуття слід відображати на рахунках бухгалтерського обліку, керуючись передусім Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, затвердженою наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611.
