Государственная казначейская служба Украины
Об учете наличных средств
Письмо от 21.03.2014 г. № 17-08/276-6564
Во исполнение поручения Министра финансов Украины <…> об учете наличных средств Государственная казначейская служба Украины в рамках компетенции сообщает.
В статье 3 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее — Закон) отмечено, что целью ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности является предоставление пользователям для принятия решений полной, правдивой и непредвзятой информации о финансовом положении, результатах деятельности и движении денежных средств предприятия.
В соответствии со статьей 4 Закона одним из принципов бухгалтерского учета и финансовой отчетности является полное освещение, означающее, что финансовая отчетность должна содержать всю информацию о фактических и потенциальных последствиях хозяйственных операций и событий, способных повлиять на решения, принимаемые на ее основе.
В пункте 1.3 Порядка составления финансовой и бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.01.2012 г. № 44 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 09.02.2012 г. под № 196/20509 (далее — Порядок № 44), указано, что финансовая и бюджетная отчетность должна соответствовать аналогичным данным бухгалтерского учета и отчетности органов Государственной казначейской службы Украины.
Согласно абзацу третьему пункта 1.14 Порядка № 44 данные бухгалтерского учета органов Казначейства по операциям по обслуживанию смет (планов использования бюджетных средств), формируемых в информационной системе Государственной казначейской службы Украины, считаются окончательными.
В пункте 2.4 Инструкции по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Государственного казначейства Украины от 26.12.2003 г. № 242, зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 23.01.2004 г. под № 106/8705 (далее — Инструкция № 242), определено, что порядок оформления и ведения кассовых операций в учреждении осуществляется в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637 и зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 13.01.2005 г. под № 40/10320.
Согласно пункту 2.2 Инструкции № 242 наличность, полученная учреждениями, должна тратиться строго по целевому назначению в соответствии со сметами бюджетных учреждений.
При казначейском обслуживании смет вся выручка, поступающая наличностью в кассу учреждения, должна быть зачислена на счета, открытые учреждению в органах Государственного казначейства.
Использование выручки, поступающей наличностью без предварительного зачисления ее на счета, запрещается.
Учреждение может иметь в своей кассе наличность в рамках установленных лимитов (за исключением наличности для выплат, связанных с оплатой труда, пенсии, стипендии, хранящихся в кассе сверх лимита в течение трех дней).
В соответствии с разделом X Порядка казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденного приказом Министерства финансов от 24.12.2012 г. № 1407 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 17.01.2013 г. под № 130/22662, собственные поступления распорядителей бюджетных средств зачисляются на соответствующие счета, открытые в органах Казначейства.
На специальные регистрационные счета распорядителей бюджетных средств, открытые в органах Казначейства, зачисляются собственные поступления со счетов, предназначенных для зачисления в специальный фонд государственного бюджета собственных поступлений бюджетных учреждений, а также средства, относящиеся на восстановление кассовых расходов.
Суммы средств собственных поступлений, поступающих наличностью в кассы бюджетных учреждений, зачисляются на счета, предназначенные для зачисления в специальный фонд государственного бюджета собственных поступлений бюджетных учреждений. Средства, уплаченные в кассы как восстановление кассовых расходов, зачисляются на специальные регистрационные счета.
Первый заместитель Председателя А. Даневич
Комментарий редакции
Можно ли использовать наличность без предварительного зачисления ее на счет?
Большинство расчетов бюджетные учреждения осуществляют безналичным путем. Но возникают ситуации, когда учреждения получают в кассу наличность, т. е. имеют дело с кассовыми операциями. Например, учреждения получают собственные поступления от предоставления платных услуг в виде наличности или поступления средств в кассу как возобновления кассовых расходов учреждения.
В настоящее время основным документом, определяющим порядок оформления и ведения кассовых операций в бюджетных учреждениях, является Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637). Кроме того, при осуществлении операций с наличностью в кассе, денежными средствами на счетах в органах Казначейства, другими средствами бюджетные учреждения руководствуются следующими документами:
— Порядком открытия и закрытия счетов в национальной валюте в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденным приказом Минфина от 22.06.2012 г. № 758;
— Порядком казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденным приказом Минфина от 24.12.2012 г. № 1407 (далее — Порядок № 1407);
— Порядком казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденным приказом Минфина от 23.08.2012 г. № 938 (далее — Порядок № 938);
— Порядком организации работы органов Государственной казначейской службы Украины в процессе казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденным приказом Госказначейской службы от 07.06.2013 г. № 101.
До недавнего времени бюджетные учреждения при ведении бухгалтерского учета движения средств в кассе, на счетах в учреждениях банков или в органах Государственного казначейства руководствовались Инструкцией по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 26.12.2003 г. № 242 (далее — Инструкция № 242).
В частности, в п. 2.2 этой Инструкции было предусмотрено, что использование выручки, поступающей наличностью без предварительного зачисления ее на счета, запрещается.
Согласно этому требованию наличность (выручка от реализации товаров, работ или услуг), поступавшая в кассу учреждения, должна была сначала зачисляться на специальный регистрационный счет для учета собственных поступлений. Только после этого учреждение имело право использовать такие средства в соответствии с утвержденной сметой.
С 06.05.2014 г. Инструкция № 242 утратила силу. На смену ей Минфин приказом от 02.04.2014 г. № 372 утвердил Порядок бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 19). Но в этом Порядке отсутствует аналогичная норма. Обязаны ли бюджетные учреждения продолжать придерживаться рассмотренного выше требования? Например, в кассу бюджетного учреждения поступила нецелевая благотворительная помощь. Можно ли эти средства не сдавать на счет в этот день, а выдать их часть подотчетному лицу на хозяйственные нужды или же как аванс на командировку?
По нашему мнению, отсутствие этой нормы в Порядке № 372 не изменило требований о порядке использования средств, которые учреждение получило в виде наличности.
Во-первых, одним из принципов использования бюджетных средств является использование средств только на цели, определенные бюджетными назначениями. Поэтому для того чтобы использовать средства на ту или иную цель, учреждение должно предусмотреть такие расходы в смете.
Во-вторых, бюджетное учреждение должно сначала сдать все средства, поступившие в кассу, на специальный регистрационный счет по учету собственных поступлений. И только после этого оно имеет право зарегистрировать обязательства по этим средствам, получить со счета необходимую сумму наличности и потратить ее на хозяйственные нужды, расходы на командировку и т. п. согласно утвержденной смете.
Также в комментируемом письме Минфин напомнил о порядке зачисления средств на специальные регистрационные счета распорядителей бюджетных средств. Такие требования определены в Порядке № 1407 и Порядке № 938. Далее обобщим их в таблице.
| Требования нормативно-правовых актов | Примечания |
| 1 | 2 |
| Извлечение из Порядка № 1407: «X. Осуществление операций за счет собственных поступлений бюджетных учреждений 10.1. Собственные поступления распорядителей бюджетных средств зачисляются на соответствующие счета, открытые в органах Казначейства. 10.2. На специальные регистрационные счета распорядителей бюджетных средств, открытые в органах Казначейства, зачисляются собственные поступления со счетов, предназначенных для зачисления в специальный фонд государственного бюджета собственных поступлений бюджетных учреждений, а также средства, относящиеся на восстановление кассовых расходов. 10.3. Суммы средств собственных поступлений, поступающих наличностью в кассы бюджетных учреждений, зачисляются на счета, предназначенные для зачисления в специальный фонд государственного бюджета собственных поступлений бюджетных учреждений. Средства, уплаченные в кассу как восстановление кассовых расходов, засчитываются на специальные регистрационные счета.» | Определим основные требования к порядку зачисления наличных средств, получаемых бюджетными учреждениями: 1. Вся наличность, поступающая в кассу учреждения, должна своевременно (в день получения наличных средств) и в полной сумме оприходоваться. Для того чтобы наличность считалась оприходованной, каждое поступление средств в кассу должно оформляться приходным кассовым ордером. Типовая форма кассового ордера (форма № КО-1) приведена в приложении 2 к Положению № 637. 2. Учет наличности учреждения осуществляют в полной сумме ее фактических поступлений в кассовой книге на основании приходных кас- Записи в кассовую книгу осуществляет кассир по каждому кассовому ордеру в день поступления наличности. 3. Бюджетные учреждения могут иметь в своей кассе наличность в рамках установленного лимита. Лимит кассы учреждения устанавливают самостоятельно на основании расчета установления лимита остатка наличности в кассе. Такой расчет учреждения составляют в соответствии с требованиями Положения № 637. 4. Наличную выручку (наличность), превышающую установленный лимит кассы, учреждения обязательно должны сдавать в банк для ее зачисления на счет учреждения. |
| Извлечение из Порядка № 938: «9. Операции по зачислению бюджетных средств на регистрационные и специальные регистрационные счета распорядителей бюджетных средств и счета получателей бюджетных средств | |
| 9.1. На регистрационные, специальные регистрационные счета распорядителей бюджетных средств и счета получателей бюджетных средств, находящиеся на казначейском обслуживании, открытые в органах Казначейства, зачисляются средства, поступающие как от высших и подведомственных учреждений, так и от юридических и физических лиц на содержание, выполнение определенных поручений, осуществление определенных расходов, восстановление кассовых расходов и т. п. 9.2. Все суммы средств, поступающие наличностью в кассы учреждений (в том числе суммы неиспользованной наличности), должны быть зачислены на регистрационные, специальные регистрационные счета распорядителей бюджетных средств и счета получателей средств местных бюджетов, открытые в органах Казначейства. На счета получателей бюджетных средств могут быть зачислены только средства, относящиеся на восстановление кассовых расходов. 9.3. При внесении наличности на регистрационные, специальные регистрационные счета распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств отправители средств в платежных документах (квитанциях и т. п.) указывают номера регистрационных (специальных регистрационных) счетов распорядителей бюджетных средств (получателей бюджетных средств), открытые в органах Казначейства, для зачисления этих средств на счета собственников. 9.4. Средства, поступающие на счета распорядителей бюджетных средств, считаются полученными доходами распорядителей бюджетных средств или средствами, относящимися на восстановление кассовых расходов. При условии отсутствия в назначении платежа платежного поручения достаточной информации для того, чтобы осуществить восстановление кассовых расходов, орган Казначейства получает письменное подтверждение об уточнении назначения платежа от распорядителей бюджетных средств за подписью руководителя.» | 5. Учреждения имеют право хранить в своей кассе наличность, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсиям, стипендиям, дивидендам (доходу), сверх установленного лимита кассы в течение 3 рабочих дней, включая день получения наличности в банке. Наличность, полученная в банке на другие выплаты, должна быть выдана работникам в тот же день. Суммы наличности, которые получены в банке и не использованы по назначению в течение установленных сроков, должны быть возвращены (сданы) в банк не позднее следующего рабочего дня банка или могут оставаться в кассе учреждения (в пределах установленного лимита). 6. В бухгалтерском учете получение собственных поступлений и средств, относящихся на восстановление кассовых расходов, и зачисление таких сумм на специальные регистрационные счета бюджетных учреждений отражают следующими записями: |
Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик
