Державна казначейська служба України
Щодо обліку готівкових коштів
Лист від 21.03.2014 р. № 17-08/276-6564
На виконання доручення Міністра фінансів України <…> щодо обліку готівкових коштів Державна казначейська служба України у межах компетенції повідомляє.
У статті 3 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон) зазначено, що метою ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансове становище, результати діяльності та рух грошових коштів підприємства.
Відповідно до статті 4 Закону одним із принципів бухгалтерського обліку та фінансової звітності є повне висвітлення, який означає, що фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій та подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі.
У пункті 1.3 Порядку складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.01.2012 р. № 44 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 09.02.2012 р. за № 196/20509 (далі — Порядок № 44), зазначено, що фінансова та бюджетна звітність має відповідати аналогічним даним бухгалтерського обліку та звітності органів Державної казначейської служби України.
Згідно з абзацом третім пункту 1.14 Порядку № 44 дані бухгалтерського обліку органів Казначейства за операціями з обслуговування кошторисів (планів використання бюджетних коштів), що формуються в інформаційній системі Державної казначейської служби України, вважаються остаточними.
У пункті 2.4 Інструкції з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 26.12.2003 р. № 242, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 23.01.2004 р. за № 106/8705 (далі — Інструкція № 242), визначено, що порядок оформлення та ведення касових операцій в установі здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 р. за № 40/10320.
Згідно з пунктом 2.2 Інструкції № 242 готівка, одержана установами, повинна витрачатися суворо за цільовим призначенням у відповідності до кошторисів бюджетних установ.
При казначейському обслуговуванні кошторисів уся виручка, що надходить готівкою до каси установи, повинна бути зарахована на рахунки, відкриті установі в органах Державного казначейства.
Використання виручки, що надходить готівкою без попереднього зарахування її на рахунки, забороняється.
Установа може мати в своїй касі готівку в межах установлених лімітів (за винятком готівки для виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсії, стипендії, що зберігаються в касі понад ліміт протягом трьох днів).
Відповідно до розділу X Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Міністерства фінансів від 24.12.2012 р. № 1407 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.01.2013 р. за № 130/22662, власні надходження розпорядників бюджетних коштів зараховуються на відповідні рахунки, відкриті в органах Казначейства.
На спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів, відкриті в органах Казначейства, зараховуються власні надходження з рахунків, призначених для зарахування до спеціального фонду державного бюджету власних надходжень бюджетних установ, а також кошти, які відносяться на відновлення касових видатків.
Суми коштів власних надходжень, що надходять готівкою в каси бюджетних установ, зараховуються на рахунки, призначені для зарахування до спеціального фонду державного бюджету власних надходжень бюджетних установ. Кошти, сплачені в каси як відновлення касових видатків, зараховуються на спеціальні реєстраційні рахунки.
Перший заступник Голови О. Даневич
Коментар редакції
Чи можна використати готівку без попереднього зарахування її на рахунок
Більшість розрахунків бюджетні установи здійснюють безготівковим шляхом. Але виникають ситуації, коли установи отримують до каси готівку, тобто мають справу з касовими операціями. Наприклад, установи отримують власні надходження від надання платних послуг у вигляді готівки або надходження коштів до каси як відновлення касових видатків установи.
Нині основним документом, який визначає порядок оформлення та ведення касових операцій в бюджетних установах, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637). Крім того, при здійсненні операцій з готівкою в касі, грошовими коштами на рахунках в органах Казначейства, іншими коштами бюджетні установи керуються такими документами:
— Порядком відкриття та закриття рахунків у національній валюті в органах Державної казначейської служби України, затвердженим наказом Мінфіну від 22.06.2012 р. № 758;
— Порядком казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженим наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407 (далі — Порядок № 1407);
— Порядком казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженим наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938 (далі — Порядок № 938);
— Порядком організації роботи органів Державної казначейської служби України в процесі казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженим наказом Держказначейської служби від 07.06.2013 р. № 101.
До недавнього часу бюджетні установи при веденні бухгалтерського обліку руху коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державного казначейства керувалися Інструкцією з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затвердженою наказом Держказначейства від 26.12.2003 р. № 242 (далі — Інструкція № 242).
Зокрема, у п. 2.2 цієї Інструкції було передбачено, що використання виручки, яка надходить готівкою без попереднього зарахування її на рахунки, забороняється.
Згідно з цією вимогою готівка (виручка від реалізації товарів, робіт чи послуг), яка надходила до каси установи, повинна була спочатку зараховуватися на спеціальний реєстраційний рахунок для обліку власних надходжень. Тільки після цього установа мала право використовувати такі кошти відповідно до затвердженого кошторису.
З 06.05.2014 р. Інструкція № 242 втратила чинність. На зміну їй Мінфін наказом від 02.04.2014 р. № 372 затвердив Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ (далі — Порядок № 372) (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 19). Але у цьому Порядку відсутня аналогічна норма. Чи зобов’язані бюджетні установи продовжувати дотримуватися розглянутої вище вимоги? Наприклад, до каси бюджетної установи надійшла нецільова благодійна допомога. Чи можна ці кошти не здавати на рахунок цього дня, а видати їх частину підзвітній особі на господарські потреби або ж як аванс на відрядження?
На нашу думку, відсутність цієї норми в Порядку № 372 не змінила вимог щодо порядку використання коштів, які установа отримала у вигляді готівки.
По-перше, одним із принципів використання бюджетних коштів є використання коштів тільки на цілі, визначені бюджетними призначеннями. Тому для того, щоб використати кошти на ту чи іншу мету, установа повинна передбачити такі видатки в кошторисі.
По-друге, бюджетна установа повинна спочатку здати всі кошти, які надійшли до каси, на спеціальний реєстраційний рахунок з обліку власних надходжень. І тільки після цього вона має право зареєструвати зобов’язання за цими коштами, отримати з рахунка необхідну суму готівки та витратити її на господарські потреби, видатки на відрядження тощо згідно із затвердженим кошторисом.
Також у листі, що коментується, Мінфін нагадав про порядок зарахування коштів на спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів. Такі вимоги визначені у Порядку № 1407 та Порядку № 938. Далі узагальнимо їх у таблиці.
| Вимоги нормативно-правових актів | Примітки |
| 1 | 2 |
| Витяг з Порядку № 1407: «X. Здійснення операцій за рахунок власних надходжень бюджетних установ 10.1. Власні надходження розпорядників бюджетних коштів зараховуються на відповідні рахунки, відкриті в органах Казначейства. 10.2. На спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів, відкриті в органах Казначейства, зараховуються власні надходження з рахунків, призначених для зарахування до спеціального фонду державного бюджету власних надходжень бюджетних установ, а також кошти, які відносяться на відновлення касових видатків. 10.3. Суми коштів власних надходжень, що надходять готівкою в каси бюджетних установ, зараховуються на рахунки, призначені для зарахування до спеціального фонду державного бюджету власних надходжень бюджетних установ. Кошти, сплачені в касу як відновлення касових видатків, зараховуються на спеціальні реєстраційні рахунки.» | Визначимо основні вимоги щодо порядку зарахування готівкових коштів, які отримують бюджетні установи. 1. Уся готівка, що надходить до каси установи, має своєчасно (у день одержання готівкових коштів) та в повній сумі оприбутковуватися. Для того щоб готівка вважалася оприбуткованою, кожне надходження коштів до каси повинно оформлюватися прибутковим касовим ордером. Типова форма касового ордера (форма № КО-1) наведена в додатку 2 до Положення № 637. 2. Облік готівки установи здійснюють в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів. Форма касової книги № КО-4 наведена в додатку 5 до Положення № 637. Записи до касової книги здійснює касир за кожним касовим ордером в день надходження готівки. 3. Бюджетні установи можуть мати у своїй касі готівку в межах установленого ліміту. Ліміт каси установи встановлюють самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі. Такий розрахунок установи складають відповідно до вимог Положення № 637. 4. Готівкову виручку (готівку), що перевищує встановлений ліміт каси, установи обов’язково повинні здавати до банку для її зарахування на рахунок установи. 5. Установи мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом 3 робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку. Готівка, що одержана в банку на інші виплати, повинна бути видана працівникам у той самий день. Суми готівки, що одержані в банку і не використані за призначенням протягом установлених строків, повинні бути повернені (здані) до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в касі установи (у межах установленого ліміту). 6. У бухгалтерському обліку отримання власних надходжень та коштів, які відносяться на відновлення касових видатків, та зарахування таких сум на спеціальні реєстраційні рахунки бюджетних установ відображають такими записами: |
| Витяг з Порядку № 938: «9. Операції із зарахування бюджетних коштів на реєстраційні та спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів та рахунки одержувачів бюджетних коштів 9.1. На реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів та рахунки одержувачів бюджетних коштів, що перебувають на казначейському обслуговуванні, відкриті в органах Казначейства, зараховуються кошти, які надходять як від вищих та підвідомчих установ, так і від юридичних та фізичних осіб на утримання, виконання певних доручень, здійснення певних видатків, відновлення касових видатків тощо. 9.2. Усі суми коштів, що надходять готівкою у каси установ (у тому числі суми невикористаної готівки), повинні бути зараховані на реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів та рахунки одержувачів коштів місцевих бюджетів, відкриті в органах Казначейства. На рахунки одержувачів бюджетних коштів можуть бути зараховані тільки кошти, що відносяться на відновлення касових видатків. 9.3. При внесенні готівки на реєстраційні, спеціальні реєстраційні рахунки розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів відправники коштів у платіжних документах (квитанціях тощо) зазначають номери реєстраційних (спеціальних реєстраційних) рахунків розпорядників бюджетних коштів (одержувачів бюджетних коштів), що відкриті в органах Казначейства, для зарахування цих коштів на рахунки власників. 9.4. Кошти, які надходять на рахунки розпорядників бюджетних коштів, уважаються отриманими доходами розпорядників бюджетних коштів або коштами, що відносяться на відновлення касових видатків. За умови відсутності в призначенні платежу платіжного доручення достатньої інформації для того, щоб здійснити відновлення касових видатків, орган Казначейства отримує письмове підтвердження щодо уточнення призначення платежу від розпорядників бюджетних коштів за підписом керівника.» |
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик
