Когда распорядитель бюджетных средств может откорректировать финансовые обязательства за прошлый год
Наталья СЕВОСТЬЯНОВА, заместитель начальника Главного управления Государственной казначейской службы Украины в Харьковской области
Бюджетное учреждение заключило договор о закупке за государственные средства услуг по теплоснабжению. Обычно акты за фактически отгруженную тепловую энергию за декабрь учреждение получает только в январе следующего года. В этот раз мы столкнулись с такой проблемой: сумма, которую указал поставщик в счете-фактуре за декабрь, не совпадает с той суммой, которая сначала была указана в договоре.
Имеем ли мы право корректировать финансовые обязательства за прошлый год и вносить изменения в договор о закупке на основании акта о фактически отгруженной тепловой энергии? Такой акт наше учреждение получило в январе 2014 года.
(г. Харьков)
Прежде чем ответить на этот вопрос, следует напомнить общие правила отражения хозяйственных операций бюджетными учреждениями.
Так, бюджетный период для всех бюджетов, составляющих бюджетную систему Украины, составляет один календарный год, который начинается
1 января каждого года и заканчивается 31 декабря того же года. Это определено в п. 1 ст. 3 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI (далее — БКУ).
Также напомним, что хозяйственные операции отражаются в учете в том отчетном периоде, в котором они фактически состоялись. Основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления таких операций. При этом первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Эти принципы составления первичных документов определены в ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.
Но обратите внимание: факт предоставления первичных документов после окончания отчетного периода не дает права учреждению осуществлять корректировку текущей (ежедневной) отчетности за предыдущий период. Соответственно в вашей ситуации акт о фактической отгрузке тепловой энергии необходимо рассматривать как обычный акт сверки задолженности. Кстати, данный документ и целесообразно было бы так назвать. Но считаем, что этот вопрос выходит за пределы бюджетного законодательства, поэтому и не стоит на нем сейчас акцентировать внимание.
Важно то, что расчеты за предоставленные коммунальные и другие услуги учреждения отражают в бухгалтерском учете в том месяце, в котором были получены подтверждающие документы (счета, акты). Таким образом, акт о фактически отгруженной тепловой энергии, который поставщик предоставил в январе 2014 года, для распорядителя бюджетных средств является первичным документом января 2014 года. Поэтому отразить в бухгалтерском учете такие операции учреждение имеет право в январе 2014 года, т. е. уже в текущем отчетном периоде.
Возможно ли предотвратить возникновение такой ситуации? Да, выход есть.
Одним из мероприятий, направленных на упорядочение расчетов, является указание в договорах (соглашениях) сроков подачи первичных документов, подтверждающих возникновение финансового обязательства (акты выполненных работ или предоставленных услуг, накладные, товарно-транспортные накладные, счета и т. п.), до окончания отчетного периода.
Поэтому, чтобы предупредить возникновение такой ситуации, распорядители средств должны предусматривать в договорах на поставку товаров и услуг сроки предоставления поставщиками подтверждающих документов (счетов, накладных и т. п.).
Для этого учреждению нужно было действовать следующим образом:
1) принять необходимые меры для получения до 30.12.2013 г. первичных документов от поставщиков товаров, исполнителей работ и услуг с целью своевременной регистрации финансовых обязательств в органах Госказначейства;
2) вовремя предоставить для регистрации в орган Госказначейства Реестры бюджетных финансовых обязательств и подтверждающие документы.
Также добавим, что в конце 2013 года органы Госказначейства предупреждали распорядителей бюджетных средств о том, что при приеме отчетов ф. № 7 «Отчет о задолженности по бюджетным средствам» по состоянию на 1 января 2014 года не будут корректировать зарегистрированные бюджетные финансовые обязательства 2013 года .
В связи с этим не зарегистрированные в текущем году обязательства в соответствии со ст. 47, 48 БКУ и Порядком регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденным приказом Минфина от 02.03.2012 г. № 309, не подлежат регистрации и оплате в следующем бюджетном периоде.
Учитывая это, в январе 2014 года распорядители средств подавали в органы казначейства «отрицательные» реестры финансовых обязательств в случаях, когда при регистрации в декабре 2013 года были ошибочно завышены объемы поставки.
Теперь о том, что касается внесения изменений в договор о закупке. Вносить изменения вы можете только в действующий договор. А если срок действия такого договора истек 31.12.2013, то, конечно, в январе 2014 года вы не имеете права в нем что-либо изменять.
