Коли розпорядник бюджетних коштів може відкорегувати фінансові зобов’язання за минулий рік
Наталія СЕВОСТЬЯНОВА, заступник начальника Головного управління Державної казначейської служби України в Харківській області
Бюджетна установа уклала договір про закупівлю за державні кошти послуг з теплопостачання. Зазвичай акти за фактично відвантажену теплову енергію за грудень установа отримує лише в січні наступного року. Цього разу ми зіткнулися з такою проблемою: сума, яку вказав постачальник в рахунку-фактурі за грудень, не співпадає з тією сумою, яка була зазначена в договорі спочатку.
Чи маємо ми право корегувати фінансові зобов’язання за минулий рік та вносити зміни до договору про закупівлю на підставі акта про фактично відвантажену теплову енергію? Такий акт наша установа отримала в січні 2014 року.
(м. Харків)
Перш ніж відповісти на це запитання, варто нагадати загальні правила відображення господарських операцій бюджетними установами.
Так, бюджетний період для всіх бюджетів, що складають бюджетну систему України, становить один календарний рік, який починається 1 січня кожного року і закінчується 31 грудня того ж року. Це визначено в п. 1 ст. 3 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI (далі — БКУ).
Також нагадаємо, що господарські операції відображаються в обліку у тому звітному періоді, в якому вони фактично відбулися. Підставою для відображення господарських операцій в бухгалтерському обліку є первинні документи, які фіксують факти здійснення таких операцій. При цьому первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Ці засади складання первинних документів визначені у ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Але зверніть увагу: факт надання первинних документів після закінчення звітного періоду не надає права установі здійснювати корегування поточної (щоденної) звітності за попередній період. Відповідно у вашій ситуації акт про фактичне відвантаження теплової енергії необхідно розглядати як звичайний акт звірки заборгованості. До речі, цей документ і доцільно було б так назвати. Але вважаємо, що це питання виходить за межі бюджетного законодавства, тому й не варто на ньому зараз акцентувати увагу.
Важливо те, що розрахунки за надані комунальні та інші послуги установи відображають у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому було отримано підтверджуючі документи (рахунки, акти). Таким чином, акт про фактично відвантажену теплову енергію, який постачальник надав у січні 2014 року, для розпорядника бюджетних коштів є первинним документом січня 2014 року. Тому відобразити в бухгалтерському обліку такі операції установа має право в січні 2014 року, тобто вже у поточному звітному періоді.
Чи можливо запобігти виникненню такої ситуації? Так, вихід є.
Одним із заходів, спрямованих на впорядкування розрахунків, є зазначення в договорах (угодах) строків надання первинних документів, що підтверджують виникнення фінансового зобов’язання (акти виконаних робіт або наданих послуг, накладні, товарно-транспортні накладні, рахунки тощо), до закінчення звітного періоду.
Тому, аби попередити виникнення такої ситуації, розпорядники коштів повинні передбачати в договорах на постачання товарів та послуг терміни надання постачальниками підтверджуючих документів (рахунків, накладних тощо).
Для цього установі необхідно було діяти таким чином:
1) вжити необхідних заходів для отримання до 30.12.2013 р. первинних документів від постачальників товарів, виконавців робіт та послуг з метою своєчасної реєстрації фінансових зобов’язань в органах Держказначейства;
2) вчасно надати для реєстрації до органу Держказначейства Реєстри бюджетних фінансових зобов’язань та підтвердні документи.
Також додамо, що наприкінці 2013 року органи Держказначейства попереджали розпорядників бюджетних коштів про те, що при прийнятті звітів за ф. № 7 «Звіт про заборгованість за бюджетними коштами» станом на 1 січня 2014 року не будуть корегувати зареєстровані бюджетні фінансові зобов’язання 2013 року.
У зв’язку з цим не зареєстровані в поточному році зобов’язання відповідно до ст. 47 і 48 БКУ та Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Мінфіну від 02.03.2012 р. № 309, не підлягають реєстрації та оплаті в наступному бюджетному періоді.
З огляду на це у січні 2014 року розпорядники коштів подавали до органів Держказначейства «від’ємні» реєстри фінансових зобов’язань у випадках, коли при реєстрації в грудні 2013 року були помилково завищені обсяги постачання.
Тепер щодо внесення змін до договору про закупівлю. Вносити зміни ви можете тільки до чинного договору. А якщо термін дії такого договору закінчився 31.12.2013 р., то, звісно, що у січні 2014 року ви не маєте права у ньому що-небудь змінювати.
