Благотворительная помощь в виде работ и услуг: как правильно оформить

Бюджетные учреждения имеют право получать благотворительные взносы, гранты и подарки. То есть они могут быть приобретателями всех видов добровольной безвозвратной и бесплатной помощи. Особо актуальным вопрос получения помощи от благотворителей стал в условиях дефицита бюджетных средств. При этом благотворительная помощь может поступать как в денежной, так и в натуральной форме. Однако обо всем по порядку.

Прежде всего отметим, что требования к получению, использованию и учету благотворительных взносов и пожертвований от юридических и физических лиц установлены Порядком получения благотворительных (добровольных) взносов и пожертвований от юридических и физических лиц бюджетными учреждениями и заведениями образования, здравоохранения, культуры, науки, спорта и физического воспитания для нужд их финансирования, утвержденным постановлением КМУ от 04.08.2000 г. № 1222 (далее — Порядок № 1222). Благотворители могут предоставлять благотворительные взносы приобретателям в денежной форме для нужд их финансирования, а также как товары, работы, услуги. Если благотворитель не отметил конкретные цели использования средств, пути их направления определяет руководитель учреждения. Причем направления использования благотворительных взносов определяют исходя из первоочередных нужд учреждения, связанных исключительно с его основной деятельностью (п. 2 Порядка № 1222). Именно целевое использование благотворительной помощи инспекторы проверяют в первую очередь. Однако в случае получения помощи в виде работ или услуг этот вопрос отходит на второй план, тогда как большее значение приобретает проверка правильности учета такой помощи. Об этом и пойдет речь далее.

Напомним, что помощь, полученная учреждением от благотворителей (независимо от ее формы), относится к первой подгруппе второй группы собственных поступлений бюджетных учреждений, которые, в свою очередь, являются составляющей специального фонда бюджета (ч. 4 ст. 13 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI, далее — БКУ). Такие поступления не имеют постоянного характера. Их планируют только в случаях, определенных решениями КМУ, заключенными соглашениями, в частности международными, календарными планами проведения централизованных мероприятий и т. п. Таким образом, в случае фактического получения благотворительной помощи необходимо внести изменения в смету в части специального фонда по собственным поступлениям. Для этого следует подать вышестоящему распорядителю копию справки Госказначейской службы о подтверждении поступлений на специальные регистрационные счета и справки об изменениях в смету. Копии этих справок обязательно должны быть заверены соответствующим органом Госказначейской службы. На это указывает п. 49 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228.

Распорядители бюджетных средств обязаны осуществлять операции в натуральной форме в пределах плановых показателей и отражать их в бухгалтерском учете выполнения бюджета. Это требование предусмотрено п. 12.7 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Минфина от 23.08.2012 г. № 938 (далее — Порядок № 938), и п. 11.16 Порядка казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденного приказом Минфина от 24.12.2012 г. № 1407 (далее — Порядок № 1407).

Отметим, что с целью учета операций, проведенных в натуральной форме, в бухгалтерском учете и консолидированном отчете о выполнении государственного и местных бюджетов их условно приравнивают к поступлениям и кассовым расходам. В связи с этим распорядители не позднее последнего рабочего дня месяца составляют и подают Справку о поступлении в натуральной форме. Форма последней приведена в приложении 22 к Порядку № 938 и в приложении 34 к Порядку № 1407. На основании этой Справки органы Госказначейской службы отражают операции в натуральной форме в учете по выполнению бюджета. Бюджетные учреждения, в свою очередь, получают выписку из счета в подтверждение зачисления и списания (кассовые расходы) этих сумм со специальных регистрационных счетов.

С этого момента собственно и начинаются проблемы. В частности, неотражение в учете и отчетности бюджетного учреждения благотворительной помощи, полученной в виде работ и услуг, остается одним из самых распространенных нарушений (п. 13.7 Методических рекомендаций по осуществлению инспекции органами Государственной финансовой инспекции Украины, утвержденных приказом Госфининспекции от 14.12.2011 г. № 90).

Дело в том, что на практике в случае выполнения работ или предоставления услуг благотворителем бюджетные учреждения не всегда составляют Справку о поступлении в натуральной форме. Тем самым они нарушают бюджетное законодательство, а конкретно — требования о ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности о выполнении бюджетов (п. 33 ч. 1 ст. 116 БКУ). Ведь все поступления и расходы бюджета в соответствии с ч. 5 ст. 56 БКУ следует отражать на счетах в хронологическом порядке в соответствии с установленной законодательством процедурой. Причем все бухгалтерские записи должны подтверждаться документально. Более того, необходимость документирования хозяйственных операций при их осуществлении или непосредственно после их завершения предусмотрена ч. 1 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

Имейте в виду, что следствием несоблюдения требований о ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности о выполнении бюджетов является применение мер воздействия в виде приостановления операций с бюджетными средствами (п. 2 ч. 1 ст. 117 БКУ).

И хотя действующее законодательство не дает четкого определения термина «операция в натуральной форме», логично предположить, что таковой является любая хозяйственная операция, не связанная с оборотом денежных средств в наличной или безналичной форме. Учитывая это, поступление благотворительной помощи в виде работ и услуг следует рассматривать именно как операцию в натуральной форме. Действительно, в случае, когда бюджетное учреждение получает такую благотворительную помощь, денежные расчеты между ним и благотворителем не проводятся. И даже если благотворитель перечисляет средства за выполненные работы (предоставленные услуги) третьему лицу, приобретатель благотворительной помощи фактически остается в стороне от этих расчетов.

Не следует забывать и об отражении полученной благотворительной помощи (в том числе в виде работ и услуг) в бюджетной отчетности. В частности, учреждения, получившие помощь от благотворителя, обязаны составить «Отчет о поступлении и использовании средств, полученных по другим источникам собственных поступлений» (форма № 4-2д, № 4-2м). Прямое указание на это содержит п.п. 3.5.2 Порядка составления финансовой и бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденного приказом Минфина от 24.01.2012 г. № 44. Обратите внимание, что квартальный отчет следует подать не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а годовой — не позднее 22 января следующего года.

Далее перейдем к отражению операций, связанных с поступлением благотворительной помощи в виде работ и услуг, в бухгалтерском учете учреждения. Так, основанием для оприходования такой помощи, как правило, является Акт приема-передачи выполненных работ. В то же время если благотворитель перечислил средства в счет оплаты за потребленные бюджетным учреждением услуги (например, коммунальные), подтверждающим документом будет квитанция (платежное поручение) с отметкой об оплате благотворителем соответствующих услуг.

Что касается формирования бухгалтерских проводок в учетных регистрах, то в этом вопросе следует руководствоваться Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина от 26.06.2013 г. № 611. По общему правилу поступления благотворительной помощи в натуральной форме отражают по дебету субсчета 324 «Специальные регистрационные счета для учета средств, полученных по другим источникам собственных поступлений» и кредиту субсчета 712 «Доходы по другим источникам собственных поступлений бюджетных учреждений». Вместе с тем кассовые расходы по таким поступлениям показывают по дебету субсчета 364 «Расчеты с другими дебиторами» и кредиту субсчета 324 «Специальные регистрационные счета для учета средств, полученных по другим источникам собственных поступлений».

Для учета операций по начислению доходов специального фонда, в том числе полученных в виде благотворительной помощи, предназначен мемориальный ордер № 14 «Накопительная ведомость начисления доходов специального фонда бюджетных учреждений». Его форма утверждена приказом Госказначейства «Об утверждении Инструкции о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления» от 27.07.2000 г. № 68. При этом на каждый вид доходов специального фонда целесообразно открывать отдельные мемориальные ордера, которые нумеруют соответственно № 14-1, 14-2, 14-3 и т. д.

Далее для наглядности рассмотрим несколько условных примеров.

Пример 1. Общеобразовательная школа получила помощь от благотворителя в виде капитального ремонта помещения учебного заведения (восстановлена наружная штукатурка здания и окрашен фасад). Стоимость ремонта с учетом расходных материалов составляет 18500 грн. Ремонтные работы приняты на основании Акта приема-передачи выполненных работ.

Учреждение в бухгалтерском учете эти операции должно отразить так:

Пример 2. Общеобразовательное учебное заведение получило благотворительную помощь. В частности, благотворитель погасил задолженность учебного заведения перед электропоставщиком за потребленную электроэнергию в сумме 4000 грн. В качестве подтверждения платежа благотворитель передал в бухгалтерию бюджетного учреждения копию квитанции об уплате.

На счетах бухгалтерского учета указанные операции следует отразить так:

Также обратим ваше внимание на применение КЭКР при получении благотворительной помощи и составления Справки о поступлениях в натуральной форме.

Требования к осуществлению расходов бюджетными учреждениями по соответствующим КЭКР в зависимости от экономической сути платежей установлены Инструкцией по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333 (далее — Инструкция № 333). Поэтому отражая расходы по поступлениям в натуральной форме, следует прежде всего руководствоваться нормами этого нормативного документа. Так, расходы на проведение капитального ремонта нужно проводить по КЭКР 3132 «Капитальный ремонт других объектов», а оплату электроэнергии — по КЭКР 2273 «Оплата электроэнергии». Основанием для этого являются пп. 3.1.3.2 и 2.2.7.3 Инструкции № 333 соответственно.

И в завершение приведем пример заполнения Справки о поступлениях в натуральной форме.