Благодійна допомога у вигляді робіт та послуг: як правильно оформити

Бюджетні установи мають право отримувати благодійні внески, гранти та дарунки. Тобто вони можуть бути набувачами всіх видів добровільної безповоротної та безоплатної допомоги. Особливо актуальним питання одержання допомоги від благодійників стало в умовах дефіциту бюджетних коштів. При цьому благодійна допомога може надходити як у грошовій, так і в натуральній формі. Однак про все по порядку.

Передусім зазначимо, що вимоги до отримання, використання та обліку благодійних внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб встановлено Порядком отримання благодійних (добровільних) внесків і пожертв від юридичних та фізичних осіб бюджетними установами і закладами освіти, охорони здоров’я, культури, науки, спорту та фізичного виховання для потреб їх фінансування, затвердженим постановою КМУ від 04.08.2000 р. № 1222 (далі — Порядок № 1222). Благодійники можуть надавати благодійні внески набувачам у грошовій формі для потреб їх фінансування, а також як товари, роботи, послуги. Якщо благодійник не зазначив конкретні цілі використання коштів, шляхи їх спрямування визначає керівник установи. Причому напрямки використання благодійних внесків визначають виходячи з першочергових потреб установи, пов’язаних виключно з її основною діяльністю (п. 2 Порядку № 1222). Саме цільове використання благодійної допомоги інспектори перевіряють у першу чергу. Проте у разі одержання допомоги у вигляді робіт чи послуг це питання відходить на другий план, тоді як більшого значення набуває перевірка правильності обліку такої допомоги. Про це й піде далі мова.

Нагадаємо, що допомога, отримана установою від благодійників (незалежно від її форми), належить до першої підгрупи другої групи власних надходжень бюджетних установ, що у свою чергу є складовою спеціального фонду бюджету (ч. 4 ст. 13 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI, далі — БКУ). Такі надходження не мають постійного характеру. Їх планують лише у випадках, визначених рішеннями КМУ, укладеними угодами, зокрема міжнародними, календарними планами проведення централізованих заходів тощо. Відтак у разі фактичного отримання благодійної допомоги необхідно внести зміни до кошторису в частині спеціального фонду за власними надходженнями. Для цього слід подати розпоряднику вищого рівня копію довідки Держказначейської служби про підтвердження надходжень на спеціальні реєстраційні рахунки та довідки про зміни до кошторису. Копії цих довідок обов’язково мають бути завірені відповідним органом Держказначейської служби. На це вказує п. 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.

Розпорядники бюджетних коштів зобов’язані здійснювати операції у натуральній формі в межах планових показників та відображати їх у бухгалтерському обліку виконання бюджету. Ця вимога передбачена п. 12.7 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938 (далі — Порядок № 938), та п. 11.16 Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407 (далі — Порядок № 1407).

Зауважимо, що з метою врахування операцій, проведених у натуральній формі, у бухгалтерському обліку та консолідованому звіті про виконання державного і місцевих бюджетів їх умовно прирівнюють до надходжень та касових видатків. У зв’язку з цим розпорядники не пізніше останнього робочого дня місяця складають та подають Довідку про надходження у натуральній формі. Форма останньої наведена в додатку 22 до Порядку № 938 та в додатку 34 до Порядку № 1407. На підставі цієї Довідки органи Держказначейської служби відображають операції в натуральній формі в обліку з виконання бюджету. Бюджетні установи, у свою чергу, отримують виписку з рахунку на підтвердження зарахування та списання (касові видатки) цих сум зі спеціальних реєстраційних рахунків.

З цього моменту власне і починаються проблеми. Зокрема, невідображення в обліку і звітності бюджетної установи благодійної допомоги, одержаної у вигляді робіт та послуг, залишається одним з найпоширеніших порушень (п. 13.7 Методичних рекомендацій щодо здійснення інспектування органами Державної фінансової інспекції України, затверджених наказом Держфінінспекції від 14.12.2011 р. № 90).

Справа в тому, що на практиці у разі виконання робіт чи надання послуг благодійником бюджетні установи не завжди складають довідку про надходження у натуральній формі. Тим самим вони порушують бюджетне законодавство, а конкретно — вимоги щодо ведення бухгалтерського обліку та складання звітності про виконання бюджетів (п. 33 ч. 1 ст. 116 БКУ). Адже всі надходження та витрати бюджету відповідно до ч. 5 ст. 56 БКУ слід відображати на рахунках у хронологічному порядку відповідно до встановленої законодавством процедури. Причому всі бухгалтерські записи мають підтверджуватися документально. Більше того, необхідність документування господарських операцій під час їх здійснення або безпосередньо після їх завершення передбачена ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

Майте на увазі, що наслідком недотримання вимог щодо ведення бухгалтерського обліку та складання звітності про виконання бюджетів є застосування заходу впливу у вигляді зупинення операцій з бюджетними коштами (п. 2 ч. 1 ст. 117 БКУ).

І хоча чинне законодавство не дає чіткого визначення терміна «операція в натуральній формі», логічно припустити, що такою є будь-яка господарська операція, не пов’язана з обігом грошових коштів у готівковій чи безготівковій формі. Зважаючи на це, надходження благодійної допомоги у вигляді робіт та послуг слід розглядати саме як операцію у натуральній формі. Дійсно, у випадку, коли бюджетна установа отримує таку благодійну допомогу, грошові розрахунки між нею та благодійником не проводяться. І навіть якщо благодійник перераховує кошти за виконані роботи (надані послуги) третій особі, набувач благодійної допомоги фактично залишається осторонь цих розрахунків.

Не варто забувати і про відображення одержаної благодійної допомоги (у тому числі у вигляді робіт та послуг) у бюджетній звітності. Зокрема, установи, котрі одержали допомогу від благодійника, зобов’язані скласти «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень» (форма № 4-2д, № 4-2м). Пряму вказівку на це містить п.п. 3.5.2 Порядку складання фінансової та бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.2012 р. № 44. Зверніть увагу, що квартальний звіт слід подати не пізніше 15 числа місяця, наступного за звітним кварталом, а річний — не пізніше 22 січня наступного року.

Далі перейдемо до відображення операцій, пов’язаних з надходженням благодійної допомоги у вигляді робіт та послуг, у бухгалтерському обліку установи. Так, підставою для оприбуткування такої допомоги, як правило, є Акт приймання-передачі виконаних робіт. Натомість якщо благодійник перерахував кошти в рахунок оплати за спожиті бюджетною установою послуги (наприклад, комунальні), підтвердним документом буде квитанція (платіжне доручення) з відміткою про оплату благодійником відповідних послуг.

Що стосується формування бухгалтерських проводок в облікових регістрах, то в цьому питанні необхідно керуватися Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ, затвердженою наказом Мінфіну від 26.06.2013 р. № 611. За загальним правилом, надходження благодійної допомоги у натуральній формі відображають за дебетом субрахунку 324 «Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень» та кредитом субрахунку 712 «Доходи за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ». Разом із цим касові видатки за такими надходженнями показують за дебетом субрахунку 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» та кредитом субрахунку 324 «Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень».

Для обліку операцій з нарахування доходів спеціального фонду, у тому числі отриманих у вигляді благодійної допомоги, призначений меморіальний ордер № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ». Його форма затверджена наказом Держказначейства «Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання» від 27.07.2000 р. № 68. При цьому на кожен вид доходів спеціального фонду доцільно відкривати окремі меморіальні ордери, які нумерують відповідно № 14-1, 14-2, 14-3 і т. д.

Далі для наочності розглянемо кілька умовних прикладів.

Приклад 1. Загальноосвітня школа отримала допомогу від благодійника у вигляді капітального ремонту приміщення навчального закладу (відновлено зовнішню штукатурку будівлі та пофарбовано фасад). Вартість ремонту з урахуванням витратних матеріалів становить 18500 грн. Ремонтні роботи прийняті на підставі Акта приймання-передачі виконаних робіт.

Установа в бухгалтерському обліку ці операції повинна відобразити так:

Приклад 2. Загальноосвітній навчальний заклад одержав благодійну допомогу. Зокрема, благодійник погасив заборгованість навчального закладу перед електропостачальником за спожиту електроенергію в сумі 4000 грн. На підтвердження платежу благодійник передав до бухгалтерії бюджетної установи копію квитанції про сплату.

На рахунках бухгалтерського обліку зазначені операції слід відобразити так:

Також звернемо вашу увагу на застосування КЕКВ під час отримання благодійної допомоги та складання Довідки про надходження в натуральній формі.

Вимоги до здійснення видатків бюджетними установами за відповідними КЕКВ залежно від економічної суті платежів установлено Інструкцією щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженою наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333 (далі — Інструкція № 333). Тож відображаючи видатки за надходженнями у натуральній формі, слід передусім керуватися нормами цього нормативного документа. Так, видатки на проведення капітального ремонту потрібно проводити за КЕКВ 3132 «Капітальний ремонт інших об’єктів», а оплату електроенергії ­ — за КЕКВ 2273 «Оплата електроенергії». Підставою для цього є пп. 3.1.3.2 та 2.2.7.3 Інструкції № 333, відповідно.

І на завершення наведемо приклад заповнення Довідки про надходження в натуральній формі.