Вот и дождались бюджетные учреждения типовых форм документов по отражению результатов инвентаризации активов и обязательств.
Напомним, что в прошлом году был утвержден порядок проведения инвентаризации активов и обязательств и оформления ее результатов. Все эти вопросы урегулированы Положением № 879, которое вступило в силу 01.01.2015 г. Кстати, с основными новациями этого Положения мы ознакомили наших читателей в материале «С 2015 года инвентаризацию будем проводить по-новому» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 44).
Безусловно, один из вопросов, которые задавал себе почти каждый бухгалтер уже в 2015 году, — по каким формам составлять документы при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов. Ведь до 2015 года в этом вопросе бюджетные учреждения руководствовались Инструкцией № 90 (ср. ), в которой были приведены не только требования, касающиеся порядка инвентаризации основных средств, нематериальных активов, материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, но и непосредственно сами инвентаризационные формы. В то время как в п. 14 разд. II Положения № 879 определено следующее: бюджетные учреждения сведения о результатах проведенных инвентаризаций оформляют по формам, определенным законодательством.
Вот и получается, что с начала 2015 года каждое учреждение решало этот вопрос самостоятельно (но чаще всего применяли ранее действовавшие формы документов).
В настоящее время начиная с 31.07.2015 г. (дата вступления в силу приказа № 572) бюджетным учреждениям не нужно больше ломать себе голову — какие документы заполнять при инвентаризации. Более того, типовые формы документов, утвержденные этим приказом, также могут применять юридические лица, созданные согласно законодательству Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности.
Давайте определим, для каких объектов учета бюджетные учреждения применяют те или иные инвентаризационные формы, а также рассмотрим особенности их заполнения. Для наглядности приведем такую информацию в таблице.
№ п/п | Объекты инвентаризации | Документальное оформление | |
Название формы | Особенности заполнения | ||
1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Основные средства | Инвентаризационная опись необоротных активов | Применяется для оформления результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, прочих необоротных материальных активов, капитальных инвестиций. Составляют по объектам основных средств или группам и отдельно по каждому материально ответственному лицу. Однотипные по техническим характеристикам, назначению и условиям использования, одинаковой стоимости объекты основных средств, которые поступили одновременно в учреждение и по которым ведется групповой учет, в инвентаризационной описи приводят по наименованию с указанием количества этих объектов. Основные средства вносят в инвентаризационную опись по наименованию в соответствии с основным назначением объекта с указанием инвентарного номера, изготовителя, заводского номера (при его наличии), года выпуска, первоначальной (переоцененной) стоимости, суммы износа, срока полезного использования и других сведений. Объект, прошедший восстановление, реконструкцию, расширение или переоборудование, в результате чего изменилось основное его назначение, вносят в инвентаризационную опись под наименованием, которое соответствует новому основному назначению. Многолетние насаждения вносят в инвентаризационную опись по культурам, ботаническим сортам с указанием года закладки, площади, количества деревьев или кустов, по категориям и их балансовой стоимости. Ирригационные и мелиоративные сооружения записываются по виду и роду сооружений с указанием их размеров, года сооружения, балансовой стоимости и других сведений, характеризующих их назначение и состояние |
При выявлении пригодных для использования объектов основных средств, остаточная стоимость которых равна нулю, инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) передает соответствующие материалы руководителю учреждения. При выявлении не состоящих на учете объектов, а также объектов, данные о которых отсутствуют в учете, в инвентаризационную опись отсутствующие сведения и технические показатели о таких объектах вносятся, например, так: о зданиях — указываются их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (внешний или внутренний обмер), площадь (общая полезная площадь), количество этажей, подвалов, полуподвалов, год постройки и т. п. Оценку выявленных объектов осуществляют по справедливой стоимости. Что касается основных средств, которые ремонтируются на других предприятиях, то их вносят в инвентаризационную опись на основании документов о передаче объектов в ремонт. Напомним: подробно о порядке документального оформления ремонта автомобиля подрядной организацией мы рассказывали в материале «Ремонт двигателя легкового автомобиля» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2012, № 21, с. 12). | |||
Если при инвентаризации выявлены основные средства, непригодные к эксплуатации и неподлежащие восстановлению, то их не нужно заносить в общую инвентаризационную опись, а нужно составить отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, которые довели до состояния непригодности эти объекты. Разуметься, что после проведения инвентаризации в отношении таких основных средств комиссия должна внести предложения по их списанию или реализации. | |||
Прочие необоротные материальные активы | В аналогичном порядке составляют инвентаризационные описи при проведении инвентаризации прочих необоротных материальных активов. Допускается составлять групповые инвентаризационные описи малоценных необоротных материальных активов, выданных в индивидуальное пользование работников, с указанием в них ответственных за эти предметы лиц (на которых ведутся личные карточки) с их распиской в инвентаризационной описи | ||
Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь одного наименования, близкие по размерам, качеству материала и цене, вносят в инвентаризационную опись суммарно, с указанием количества этих предметов и их номенклатурных номеров. Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, вносят в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций предоставителя услуг | |||
При проведении инвентаризации библиотечных фондов оформляют групповые инвентаризационные описи. При ее проведении выявляют ошибки, допущенные при шифровке документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям, а также устанавливают задолженность пользователей перед библиотекой, выявляют дублетные документы, документы, не соответствующие профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, переплета и т. п. Поскольку инвентаризация библиотечного фонда — дело хлопотное, советуем ознакомиться с нашей консультацией «Библиотечные фонды общеобразовательной школы — особенности учета и инвентаризации» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 38, с. 19) | |||
Незавершенные капитальные инвестиции в необоротные материальные активы | Указывают наименование объекта, объем произведенных и оплаченных работ по видам, конструктивным элементам, оборудованию. На построенные объекты, которые фактически введены в строй полностью или частично, но приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, а также на завершенные, но по каким-либо причинам не введенные в строй объекты, составляют отдельную инвентаризационную опись, в которой дополнительно указывают причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов. На объекты, строительство которых прекращено, а также на проектно-поисковые работы по неосуществленному строительству, которые должны быть списаны с баланса, составляют отдельные инвентаризационные описи, в которых приводят данные о характере произведенных работ и их стоимости согласно смете с указанием причин прекращения (неосуществления) строительства | ||
Обратите внимание на новые графы 11 — 15 Инвентаризационной описи необоротных активов, которые заполняет бухгалтерская служба. Так, если раньше бухгалтерия указывала только информацию о количестве и стоимости объекта, то теперь необходимо указать: — количество; — первоначальную (переоцененную) стоимость; — сумму износа (накопленной амортизации); — балансовую стоимость; — срок полезного использования. Также в эту Инвентаризационную опись добавлена графа 16 «Прочие сведения». | |||
Нематериальные активы | Инвентаризационная опись необоротных активов | Эту форму Инвентаризационной описи также применяют при проведении инвентаризации нематериальных активов (кроме объектов права интеллектуальной собственности). Обратите внимание: если нематериальный актив учитывают в качестве объекта права интеллектуальной собственности (а именно, имеются охранные документы, которые в соответствии с действующим законодательством удостоверяют правомерность приобретения учреждением права собственности на такие объекты), при инвентаризации таких объектов составляют Инвентаризационную опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-4), утвержденную приказом № 732. В инвентаризационную опись вносят данные о названии нематериального актива, характеристике, назначении, дате приобретения (ввода в эксплуатацию), первоначальной (переоцененной) стоимости, сумме накопленной амортизации, сроке полезного использования, количестве и стоимости объекта или группы объектов нематериальных активов. Инвентаризационную опись составляют по объектам нематериальных активов или группам однотипных по назначению и условиям использования объектов нематериальных активов и отдельно по каждому материально ответственному лицу | |
2 | Объекты права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов | Инвентаризационная опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-4, утвержденная приказом № 732) | Такую опись составляют в одном экземпляре для оформления данных инвентаризации отдельно по каждому местонахождению объектов права интеллектуальной собственности и по каждому лицу, ответственному за использование объектов права интеллектуальной собственности. В инвентарную опись включают каждый отдельный объект права интеллектуальной собственности. При инвентаризации объектов права интеллектуальной собственности в инвентаризационную опись вписывают следующие данные: название, характеристика, первоначальная стоимость, сумма износа, дата приобретения, срок полезного использования |
3 | Запасы | Инвентаризационная опись запасов | Материальные запасы записывают в инвентаризационные описи по наименованию с указанием номенклатурного номера (при его наличии), вида, группы, сорта, единицы измерения, цены, суммы и количества (счет, вес или мера), фактически установленных на дату инвентаризации, и по данным бухгалтерского учета. На малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, которые учитываются в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляют, а лишь проверяют фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сличения с ведомостью оперативного учета. Выявленную при этом недостачу предметов оформляют актом |
Обратите внимание: если во время инвентаризации выявлены непригодные или испорченные запасы, то их вносят в отдельную инвентаризационную опись. В такой описи указывают наименования соответствующих запасов, их количество, причины, степень и характер порчи, предложения по их обесцениванию, списанию либо возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. | |||
4 | Наличные средства | Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств, форма которого приведена в приложении 7 к Положению № 637 | Применяют для отражения данных о фактическом количестве наличных средств, находящихся в кассе учреждения. При этом инвентаризацию кассы в учреждении проводят в соответствии с Положением № 637. В Акте инвентаризации наличия наличных средств указывают фактический остаток и остаток по данным учета и определяют результат инвентаризации. Фактическое наличие проверяют путем полного покупюрного пересчета всех наличных средств (как в национальной, так и в иностранной валюте). Остаток наличности в кассе сверяют с данными, приведенными в кассовой книге. Сведения о наличности в иностранной валюте вносят в Акт с указанием названия и суммы иностранной валюты, курса НБУ на начало рабочего дня инвентаризации, суммы иностранной валюты в пересчете на денежную единицу Украины. Обычно такой Акт составляют в двух экземплярах, и только в случае смены материально ответственных лиц его составляют в трех экземплярах (для материально ответственного лица, сдавшего ценности, материально ответственного лица, принявшего ценности, а также бухгалтерии). Обратите внимание: наличность, которая хранится в кассе, но не подтверждена кассовыми документами, считается излишком наличности в кассе. В Акте не только фиксируют сумму имеющихся и учетных наличных средств, но и определяют итоги (результаты) инвентаризации — излишки или недостача. В случае выявления при инвентаризации недостачи или излишка ценностей комиссия выясняет обстоятельства их возникновения в кассе и приводит объяснения причин, вследствие которых возникли излишки или недостачи |
5 | Денежные средства на счетах в Казначействе (учреждении банка) | Акт о результатах инвентаризации денежных средств | Применяют для инвентаризации средств на регистрационных, специальных регистрационных и других счетах учреждения в органе Казначейства (учреждениях банков). При указании данных о фактическом наличии денежных средств ориентируются на суммы, указанные в выписках органа Казначейства (учреждения банка) на дату инвентаризации. При инвентаризации денежных средств на расчетных, текущих, валютных, регистрационных и других счетах сверяют остатки сумм по данным бухгалтерского учета с данными выписок органа Казначейства (учреждения банка). В Акте также определяют итоги (результаты) инвентаризации денежных средств — излишки или недостача. В случае выявления при инвентаризации недостачи или излишка средств комиссия выясняет обстоятельства их возникновения и приводит объяснения причин, вследствие которых они возникли |
6 | Денежные документы, бланки документов строгой отчетности | Акт инвентаризации наличия денежных документов, бланков документов строгой отчетности | Применяют для отражения данных о фактическом количестве денежных документов и бланков документов строгой отчетности, находящихся в кассе учреждения. В Акте указывают следующие данные: название, номер, серию и номинальную стоимость денежных документов и бланков документов строгой отчетности. В Акте также определяют итоги (результаты) инвентаризации денежных документов, бланков документов строгой отчетности — излишки или недостача. В случае выявления при инвентаризации недостачи или излишка документов комиссия выясняет обстоятельства их возникновения в кассе и приводит объяснения причин, вследствие которых они возникли |
7 | Дебиторская и кредиторская задолженности | Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами | При инвентаризации расчетов осуществляют сверки документов и записей в регистрах учета, а также проверку обоснованности сумм, отраженных на соответствующих счетах. При этом обратите внимание на то, что после инвентаризации на счетах расчетов с дебиторами должны остаться только согласованные суммы, т. е. подтвержденные актами сверки. Для отражения результатов инвентаризации дебиторской задолженности, которая находится на учете учреждения на момент проведения инвентаризации, составляют Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами. В акте указывают наименование проинвентаризированных субсчетов и суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженностей, безнадежных долгов и кредиторской и дебиторской задолженностей, по которым срок исковой давности истек. Обратите внимание: теперь в акте предусмотрены отдельные графы 1 и 2, где указывают данные о дебиторах и кредиторах учреждения — записывают наименование и ЕГРПОУ (регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или серия и номер паспорта). Акт составляет инвентаризационная комиссия на основании выявленных остатков сумм по документам, которые отражаются на соответствующих субсчетах, подписывает и передает в бухгалтерию |
Справка к Акту инвентаризации расчетов о дебиторской и кредиторской задолженностях, по которым срок исковой давности истек | К Акту инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами прилагают Справку о дебиторской и кредиторской задолженностях, по которым срок исковой давности истек, в которой расшифровывают информацию о выявленной непогашенной задолженности. В частности, указывают: — наименование и местонахождение таких дебиторов или кредиторов; — суммы задолженности; — причины возникновения задолженности; — дату, с которой истек срок исковой давности; — основания возникновения задолженности (для бюджетных учреждений — письма в учреждения высшего уровня по поводу выделения средств для погашения такой задолженности). Такую Справку составляет и подписывает бухгалтер, ответственный за состояние расчетов в учреждении | ||
Акт инвентаризации расчетов по возмещению материальных убытков | К расчетам с дебиторами отнесены также расчеты по возмещению нанесенного ущерба, т. е. расчеты по причиненным учреждению убыткам в виде недостач и хищений денежных средств, материальных ценностей, потерь от порчи материальных ценностей, а также суммы, которые согласно действующему законодательству Украины подлежат удержанию с должностных лиц, виновных в нарушении расходования средств на служебные командировки, и другие предназначенные к удержанию суммы. Аналитический учет расчетов по возмещению нанесенного ущерба учреждения ведут по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, занимаемой должности, даты возникновения недостачи и ее суммы. Для учета таких расчетов предусмотрен субсчет 363 «Расчеты по возмещению нанесенного ущерба». Для отражения результатов инвентаризации расчетов по возмещению нанесенного ущерба приказом № 572 утвержден отдельный документ — Акт инвентаризации расчетов по возмещению материальных убытков. В этом акте указывают: — фамилию должника; — за что и когда возник долг; — дату принятия решения суда или другого органа (добровольного согласия должника) о возмещении суммы материального вреда, а если такое решение не принято, то указывается дата предъявленного предприятием иска; — сумму задолженности на дату инвентаризации | ||
Акт инвентаризации дебиторской или кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которая планируется к списанию | Для контроля за наличием и состоянием дебиторской и кредиторской задолженности, сроками их возникновения, ходом срока исковой давности и выявлением задолженности, срок исковой давности которой истек, учреждения проводят инвентаризацию. Списание такой задолженности осуществляют согласно требованиям Порядка № 372. Для отражения результатов инвентаризации такой задолженности приказом № 572 утвержден отдельный документ — Акт инвентаризации дебиторской или кредиторской задолженности, срок исковой давности которой истек и которая планируется к списанию | ||
8 | Материальные ценности, принятые на ответственное хранение | Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых на ответственное хранение | Для контроля за наличием запасов, принятых учреждением на ответственное хранение, которые учитывают на забалансовом счете 02 «Активы на ответственном хранении», проводят их инвентаризацию. Для отражения результатов инвентаризации таких материальных ценностей приказом № 572 утверждена отдельная форма Инвентаризационной описи |
9 | Финансовые инвестиции | Акт инвентаризации наличия финансовых инвестиций | В акт вносят данные о долгосрочных и краткосрочных финансовых инвестициях в доли (паи) в уставных капиталах предприятий государственного, коммунального секторов экономики, относящихся к сфере управления учреждения. При этом инвентаризацию проводят путем сверки учредительных документов с данными бухгалтерского учета такого предприятия. В акте инвентаризации указывают: название финансовой инвестиции (акции, облигации, доли (паи) и т. п.), название ценных бумаг, которыми оформлены финансовые инвестиции, дату и срок вклада, номер и серию ценных бумаг, название документа, подтверждающего финансовые инвестиции (учредительный договор, другие соглашения, выписки банков, накладные на передачу оборудование и т. п.), сумму, вид вклада. В акте также определяют итоги (результаты) инвентаризации финансовых инвестиций — излишки или недостача. В случае выявления при инвентаризации недостачи или излишка комиссия выясняет обстоятельства их возникновения и приводит объяснения причин, вследствие которых они возникли |
Для отражения результатов инвентаризации приказом № 572 предусмотрены следующие формы:
— Сличительная ведомость результатов инвентаризации необоротных активов;
— Сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов.
Обратите внимание: эти формы несколько отличаются от аналогичных форм, которые были утверждены Инструкцией № 90. Отметим, что же нового в них появилось:
1) теперь сличительную ведомость подписывает не только работник бухгалтерии, вносивший в такую ведомость учетные данные, но и председатель и все члены инвентаризационной комиссии. Наверняка вы помните, что раньше в сличительной ведомости материально ответственное лицо ставило свою подпись, чем подтверждало согласие с результатами сравнения. Теперь же в форме сличительной ведомости отсутствует место и реквизиты для подписи материально ответственного лица;
2) в сличительных ведомостях появились новые графы для отражения:
— единицы измерения;
— материально ответственного лица (ранее это указывали в самой шапке сличительной ведомости);
3) в Сличительной ведомости результатов инвентаризации запасов добавлены новые графы для отражения данных о:
— пересортице — остатках, которые могут быть зачтены в покрытие недостач (графы 11 и 12), или недостачах, которые могут быть покрыты остатками (графы 13 и 14).
Но помните: взаимный зачет остатков и недостач в результате пересортицы допускается только в отношении запасов одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что остатки и недостачи образовались за один и тот же проверяемый период и у одного и того же материально ответственного лица. Такие требования предусмотрены в разд. IV п. 5 Положения № 879;
— недостачах, которые могут быть списаны в пределах норм естественной убыли (графы 15 и 16);
— недостачах сверх норм естественной убыли (графы 17 и 18).
И последний документ, утвержденный приказом № 572, — Протокол инвентаризационной комиссии. Форма этого документа изменилась достаточно существенно. Выделим самые главные изменения:
— во-первых, в шапке этого документа есть отдельное поле для его утверждения руководителем (конечно, руководитель учреждения и ранее его утверждал, но в протоколе для этого не было специально отведенного места);
— во-вторых, теперь в протоколе необходимо указывать не общую стоимость имеющихся материальных ценностей, а отдельно стоимость имеющихся ценностей — балансовую необоротных активов, запасов, наличности (отдельно в национальной и иностранной валютах), денежных средств (отдельно в национальной и иностранной валютах), денежных документов (общее количество), бланков документов строгой отчетности, балансовую стоимость финансовых инвестиций, суммы дебиторской и кредиторской задолженности (в том числе, по которой истек срок исковой давности), активов в пути (по наименованиям);
— в-третьих, указывают не только результаты инвентаризации согласно сличительным ведомостям (недостачи, остатки), предложения по зачету в результате пересортицы, списания недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач. Кроме того, приводят предложения по оприходованию окончательных остатков или списанию окончательных недостач.
Отдельно приводят решение в отношении задолженности, по которой срок исковой давности истек, и в отношении наличности, денежных средств, ценных бумаг, денежных документов и бланков документов строгой отчетности.
Также напоминаем: такой документ руководитель учреждения должен утвердить в течение 5 рабочих дней после окончания инвентаризации.
В заключение стоит отметить, что бюджетные учреждения проводят инвентаризацию не только перед составлением годовой финансовой отчетности или в случае смены материально ответственных лиц. Перечень случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным, приведен в п. 7 разд. I Положения № 879.
Дело в том, что в некоторых случаях бюджетные учреждения проводят инвентаризацию имущества и при этом составляют специальные формы документов, которые не предусмотрены приказом № 572. В частности, это касается таких ситуаций, как:
— списание имущества (в этом случае составляют Акт инвентаризации объектов государственной собственности, предлагаемых к списанию. Такой Акт составляют по форме согласно приложению 2 к Порядку № 1314);
— отчуждение имущества (в этом случае составляют Акт инвентаризации основных фондов (средств), предлагаемых к отчуждению. Такой Акт составляют по форме согласно приложению 2 к Порядку № 803).
Конечно, при списании или отчуждении государственного имущества учреждения составляют не только вышеуказанные документы. Полный перечень таких документов определен в Порядке № 1314 и Порядке № 803. Что касается списания и продажи коммунального имущества, то учреждения, содержащиеся за счет средств местных бюджетов, должны руководствоваться своими местными документами о порядке списания или отчуждения имущества, утвержденными органами местного самоуправления.
Нормативные документы
Порядок № 1314 — Порядок списания объектов государственной собственности, утвержденный постановлением КМУ от 08.11.2007 г. № 1314.
Порядок № 803 — Порядок отчуждения объектов государственной собственности, утвержденный постановлением КМУ от 06.06.2007 г. № 803.
Приказ № 572 — приказ Минфина «Об утверждении типовых форм для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации» от 17.06.2015 г. № 572.
Положение № 879 — Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879.
Приказ № 732 — приказ Минфина «Об утверждении типовых форм первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» от 22.11.2004 г. № 732.
Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.
Порядок № 372 — Порядок бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденный приказом Минфина от 02.04.2014 г. № 372.
Инструкция № 90 — Инструкция по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденная приказом Главного управления Госказначейства от 30.10.98 г. № 90.
