Бюджетні установи отримали нові інвентаризаційні форми

1

Основні засоби

Інвентаризаційний опис необоротних активів

Застосовується для оформлення результатів інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, інших необоротних матеріальних активів, капітальних інвестицій.

Складають за об’єктами основних засобів чи групами та окремо за кожною матеріально відповідальною особою.

Однотипні за технічними характеристиками, призначенням та умовами використання, однакової вартості об’єкти основних засобів, що надійшли одночасно в установу та щодо яких ведеться груповий облік, в інвентаризаційному описі наводять за найменуванням із зазначенням кількості цих об’єктів.

Основні засоби вносять до інвентаризаційного опису за найменуванням відповідно до основного призначення об’єкта із зазначенням інвентарного номера, виготовлювача, заводського номера (у разі його наявності), року випуску, первісної (переоціненої) вартості, суми зносу, строку корисного використання та інших відомостей.

Об’єкт, що пройшов відновлення, реконструкцію, розширення чи переобладнання, внаслідок чого змінилось основне його призначення, вносять до інвентаризаційного опису під найменуванням, що відповідає новому основному призначенню.

Багаторічні насадження вносять до інвентаризаційного опису за культурами, ботанічними сортами із зазначенням року закладення, площі, кількості дерев або кущів, за категоріями та їх балансовою вартістю. Іригаційні і меліоративні споруди записуються за видом і родом споруд із зазначенням їхніх розмірів, року спорудження, балансової вартості та інших відомостей, що характеризують їх призначення і стан

У разі виявлення придатних для використання об’єктів основних засобів, залишкова вартість яких дорівнює нулю, інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) передає відповідні матеріали керівнику установи.

У разі виявлення об’єктів, що не знаходяться на обліку, а також об’єктів, дані про які відсутні в обліку, до інвентаризаційного опису відсутні відомості і технічні показники про такі об’єкти вносяться, наприклад, так: про будівлі — зазначаються їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, об’єм (зовнішній чи внутрішній обмір), площа (загальна корисна площа), число поверхів, підвалів, напівпідвалів, рік побудови тощо.

Оцінку виявлених об’єктів здійснюють за справедливою вартістю.

Щодо основних засобів, які ремонтуються на інших підприємствах, то їх вносяться до інвентаризаційного опису на підставі документів про передачу об’єктів у ремонт. Нагадаємо: детально про порядок документального оформлення ремонту автомобіля підрядною організацією ми розповідали в матеріалі «Ремонт двигуна легкового автомобіля» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2012, № 21, с. 12).

Якщо при інвентаризації виявлені основні засоби, які не придатні до експлуатації і не підлягають відновленню, то їх не потрібно заносити до загального інвентаризаційного опису, а треба скласти окремий опис із зазначенням часу введення в експлуатацію та причин, що довели до стану непридатності ці об’єкти. Звичайно, що після проведення інвентаризації щодо таких основних засобів комісія повинна внести пропозиції щодо їх списання або реалізації.

Інші необоротні матеріальні активи

В аналогічному порядку складають інвентаризаційні описи при проведенні інвентаризації інших необоротних матеріальних активів.

Допускається складати групові інвентаризаційні описи малоцінних необоротних матеріальних активів, виданих в індивідуальне користування працівників, із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб (на яких ведуться особові картки) з їх розпискою в інвентаризаційному описі

Білизна, постільні речі, одяг та взуття одного найменування, близькі за розмірами, якостями матеріалу і ціною, вносять до інвентаризаційного опису сумарно, із зазначенням кількості цих предметів та їх номенклатурних номерів.

Предмети спецодягу і столової білизни, відправлені у прання та ремонт, вносять до інвентаризаційного опису на підставі відомостей-накладних або квитанцій надавача послуг

При проведенні інвентаризації бібліотечних фондів оформлюють групові інвентаризаційні описи. Під час її проведення виявляють помилки, що допущені при шифруванні документів, розстановці фонду, оформленні видачі документів користувачам, а також встановлюють заборгованість користувачів перед бібліотекою, виявляють дублетні документи, документи, що не відповідають профілю комплектування фонду підрозділу чи бібліотеки в цілому, та документи, що потребують ремонту, оправи тощо.

Оскільки інвентаризація бібліотечного фонду — справа клопітлива, радимо ознайомитися з нашою консультацією «Бібліотечні фонди загальноосвітньої школи — особливості обліку та інвентаризації» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 38, с. 19)

Незавершені капітальні інвестиції в необоротні матеріальні активи

Вказують найменування об’єкта, обсяг виконаних і оплачених робіт за видами, конструктивними елементами, устаткуванням.

На збудовані об’єкти, що фактично введені в дію повністю або частково, але прийняття і введення в дію яких не оформлено належними документами, а також на завершені, але з якихось причин не введені в дію об’єкти, складають окремий інвентаризаційний опис, у якому додатково вказують причини затримки оформлення здачі в експлуатацію вказаних об’єктів.

На об’єкти, будівництво яких припинене, а також на проектно-вишукувальні роботи щодо нездійсненого будівництва, які мають бути списані з балансу, складають окремі інвентаризаційні описи, в яких наводять дані про характер виконаних робіт і їх вартість згідно з кошторисом із зазначенням причин припинення (нездійснення) будівництва

Зверніть увагу на нові графи 11 — 15 Інвентаризаційного опису необоротних активів, які заповнює бухгалтерська служба. Так, якщо раніше бухгалтерія зазначала лише інформацію про кількість та вартість об’єкта, то тепер необхідно вказати:

— кількість;

— первісну (переоцінену) вартість;

— суму зносу (накопиченої амортизації);

— балансову вартість;

— строк корисного використання.

Також до цього Інвентаризаційного опису додано графу 16 «Інші відомості».

Нематеріальні активи

Інвентаризаційний опис необоротних активів

Цю форму Інвентаризаційного опису також застосовують при проведенні інвентаризації нематеріальних активів (окрім об’єктів права інтелектуальної власності).

Зверніть увагу: якщо нематеріальний актив обліковують як об’єкт права інтелектуальної власності (а саме є охоронні документи, які відповідно до чинного законодавства посвідчують правомірність придбання установою права власності на такі об’єкти), при інвентаризації таких об’єктів складають Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-4), затверджений наказом № 732.

До інвентаризаційного опису вносять дані про назву нематеріального активу, характеристику, призначення, дату придбання (введення в експлуатацію), первісну (переоцінену) вартість, суму накопиченої амортизації, строк корисного використання, кількість та вартість об’єкта чи групи об’єктів нематеріальних активів. Інвентаризаційний опис складають за об’єктами нематеріальних активів чи групами однотипних за призначенням і умовами використання об’єктів нематеріальних активів та окремо за кожною матеріально відповідальною особою

2

Об’єкти права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів

Інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-4, затверджена наказом № 732)

Такий опис складають в одному примірнику для оформлення даних інвентаризації окремо за кожним місцезнаходженням об’єктів права інтелектуальної власності та за кожною особою, відповідальною за використання об’єктів права інтелектуальної власності. В Інвентаризаційний опис включають кожний окремий об’єкт права інтелектуальної власності.

При інвентаризації об’єктів права інтелектуальної власності до Інвентаризаційного опису вписують такі дані: назва, характеристика, первісна вартість, сума зносу, дата придбання, термін корисного використання

3

Запаси

Інвентаризаційний опис запасів

Матеріальні запаси записують в інвентаризаційні описи за найменуванням із зазначенням номенклатурного номера (за його наявності), виду, групи, сорту, одиниці виміру, ціни, суми та кількості (рахунок, вага або міра), фактично встановлених на дату інвентаризації, та за даними бухгалтерського обліку.

На малоцінні та швидкозношувані предмети, які обліковуються в оперативному порядку, інвентаризаційні описи не складають, а лише перевіряють фактичну наявність цих предметів у матеріально відповідальних осіб шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку. Виявлену при цьому нестачу предметів оформлюють актом

Зверніть увагу: якщо під час інвентаризації виявлені непридатні або зіпсовані запаси, то їх вносять до окремого Інвентаризаційного опису. У такому описі вказують найменування відповідних запасів, їх кількість, причини, ступінь і характер псування, пропозиції щодо їх знецінення, списання або можливості використання цих предметів у господарських цілях.

4

Готівкові кошти

Акт про результати інвентаризації наявних коштів, форма якого наведена у додатку 7 до Положення № 637

Застосовують для відображення даних про фактичну кількість готівкових коштів, що знаходяться в касі установи. При цьому інвентаризацію каси в установі проводять відповідно до Положення № 637.

В акті інвентаризації наявності готівки вказують фактичний залишок та залишок за даними обліку і визначають результат інвентаризації.

Фактичну наявність перевіряють шляхом повного покупюрного перерахунку всіх готівкових коштів (як у національній, так і в іноземній валюті). Залишок готівки в касі звіряють з даними, що наведені в касовій книзі.

Відомості про готівку в іноземній валюті вносять до акта із зазначенням назви і суми іноземної валюти, курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України

Зазвичай такий акт складають у двох екземплярах, а лише у разі зміни матеріально відповідальних осіб його складають у трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії).

Зверніть увагу: готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі.

В акті не лише фіксують суму наявних та облікових готівкових коштів, але й визначають підсумки (результати) інвентаризації — надлишки або нестачу. У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей комісія з’ясовує обставини їх виникнення у касі та наводить пояснення причин, унаслідок яких виникли надлишки або нестачі

5

Грошові кошти на рахунках у Казначействі (установі банку)

Акт про результати інвентаризації грошових коштів

Застосовують для інвентаризації коштів на реєстраційних, спеціальних реєстраційних та інших рахунках установи в органі Казначейства (установах банків). При зазначенні даних про фактичну наявність грошових коштів орієнтуються на суми, зазначені у виписках органу Казначейства (установи банку) на дату інвентаризації.

При інвентаризації грошових коштів на розрахункових, поточних, валютних, реєстраційних та інших рахунках звіряють залишки сум за даними бухгалтерського обліку з даними виписок органу Казначейства (установи банку).

В акті також визначають підсумки (результати) інвентаризації грошових коштів — надлишки або нестачу. У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку коштів комісія з’ясовує обставини їх виникнення та наводить пояснення причин, унаслідок яких вони виникли

6

Грошові документи, бланки документів суворої звітності

Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності

Застосовують для відображення даних про фактичну кількість грошових документів та бланків документів суворої звітності, що знаходяться в касі установи.

В акті зазначають такі дані: назву, номер, серію і номінальну вартість грошових документів та бланків документів суворої звітності.

В акті також визначають підсумки (результати) інвентаризації грошових документів, бланків документів суворої звітності — надлишки або нестачу. У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку документів комісія з’ясовує обставини їх виникнення у касі та наводить пояснення причин, унаслідок яких вони виникли

7

Дебіторська та кредиторська заборгованості

Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами

Під час інвентаризації розрахунків здійснюють звіряння документів та записів у регістрах обліку, а також перевірку обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. При цьому зверніть увагу на те, що після інвентаризації на рахунках розрахунків з дебіторами повинні залишитися тільки узгоджені суми, тобто підтверджені актами звірки.

Для відображення результатів інвентаризації дебіторської заборгованості, що перебуває на обліку установи на момент проведення інвентаризації, складають Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами. В акті зазначають найменування проінвентаризованих субрахунків і суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув.

Зверніть увагу: тепер в акті передбачено окремі графи 1 та 2, де зазначають дані про дебіторів та кредиторів установи — записують найменування та ЄДРПОУ (реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта).

Акт складає інвентаризаційна комісія на підставі виявлених залишків сум за документами, що відображаються на відповідних субрахунках, підписує та передає до бухгалтерії

Довідка до Акта інвентаризації розрахунків про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув

До Акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами додають Довідку про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, в якій розшифровують інформацію про виявлену непогашену заборгованість. Зокрема, зазначають:

— найменування і місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів;

— суми заборгованості;

— причини виникнення заборгованості;

— дату, з якої минув строк позовної давності;

— підстави виникнення заборгованості (для бюджетних установ — листи до установ вищого рівня з приводу виділення коштів для погашення такої заборгованості).

Таку Довідку складає та підписує бухгалтер, який є відповідальним за стан розрахунків в установі

Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків

До розрахунків з дебіторами віднесено також розрахунки з відшкодування завданих збитків, тобто розрахунки за заподіяними установі збитками у вигляді недостач і крадіжок грошових коштів, матеріальних цінностей, втрат від псування матеріальних цінностей, а також суми, що згідно з чинним законодавством України належать утриманню з посадових осіб, винних в порушенні витрачання коштів на службові відрядження, та інші призначені до утримання суми.

Аналітичний облік розрахунків з відшкодування завданих збитків установи ведуть за кожною винною особою із зазначенням прізвища, імені та по батькові, займаної посади, дати виникнення нестачі та її суми. Для обліку таких розрахунків передбачено субрахунок 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків».

Для відображення результатів інвентаризації розрахунків з відшкодування завданих збитків наказом № 572 затверджено окремий документ — Акт інвентаризації розрахунків щодо відшкодування матеріальних збитків. У цьому акті вказують:

— прізвище боржника;

— за що і коли виник борг;

— дату прийняття судового рішення або іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріальної шкоди, а якщо таке рішення не прийняте, то зазначається дата пред’явленого підприємством позову;

— суму заборгованості на дату інвентаризації

Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання

Для контролю за наявністю та станом дебіторської та кредиторської заборгованості, строками їх виникнення, перебігом строку позовної давності та виявленням заборгованості, строк позовної давності якої закінчився, установи проводять інвентаризацію. Списання такої заборгованості здійснюють згідно з вимогами Порядку № 372. Для відображення результатів інвентаризації такої заборгованості наказом № 572 затверджено окремий документ — Акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання

8

Матеріальні цінності, прийняті на відповідальне зберігання

Інвентаризаційний опис матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання

Для контролю за наявністю запасів, прийнятих установою на відповідальне зберігання, які обліковують на позабалансовому рахунку 02 «Активи на відповідальному зберіганні», проводять їх інвентаризацію.

Для відображення результатів інвентаризації таких матеріальних цінностей наказом № 572 затверджено окрему форму Інвентаризаційного опису

9

Фінансові інвестиції

Акт інвентаризації наявності фінансових інвестицій

До акта вносять дані про довготермінові та короткотермінові фінансові інвестиції в частки (паї) в статутних капіталах підприємств державного, комунального секторів економіки, які належать до сфери управління установи. При цьому інвентаризацію проводять шляхом звірки установчих документів з даними бухгалтерського обліку такого підприємства.

В акті інвентаризації вказують: назву фінансової інвестиції (акції, облігації, частки (паї) тощо), назву цінних паперів, якими оформлені фінансові інвестиції, дату і термін вкладу, номер і серію цінних паперів, назву документа, що підтверджує фінансові інвестиції (засновницький договір, інші угоди, виписки банків, накладні на передачу устаткування тощо), суму, вид вкладу.

В акті також визначають підсумки (результати) інвентаризації фінансових інвестицій — надлишки або нестачу. У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку комісія з’ясовує обставини їх виникнення та наводить пояснення причин, унаслідок яких вони виникли