О графике документооборота

Министерство финансов Украины
Бюджетная бухгалтерия Май, 2015/№ 19
В избранном В избранное
Печать
Письмо от 07.04.2014 г. № 31-08420-06-29/6985

Департамент налоговой, таможенной политики и методологии бухгалтерского учета Министерства финансов Украины рассмотрел <…> вопрос о ведении бухгалтерского учета бюджетными учреждениями и сообщает.

В соответствии со статьей 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» <…> вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами. Предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации, дополнительную систему счетов и регистров аналитического учета.

Согласно подпункту 2 пункта 8 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 26.01.2011 г. № 59 (далее — Типовое положение), бухгалтерская служба имеет право устанавливать обоснованные требования к порядку оформления и предоставления в бухгалтерскую службу структурными подразделениями бюджетного учреждения первичных документов для их отражения в бухгалтерском учете, а также осуществлять контроль за их соблюдением.

В соответствии с пунктом 13 Типового положения главный бухгалтер подает руководителю бюджетного учреждения, в частности, предложения по определению учетной политики, изменению выбранной учетной политики с учетом особенностей деятельности бюджетного учреждения и технологии обработки учетных данных, в том числе системы и форм внутрихозяйственного (управленческого) учета и правил документооборота, дополнительной системы счетов и регистров аналитического учета, отчетности и контроля за хозяйственными операциями.

Согласно Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88, график документооборота утверждается приказом руководителя учреждения, в котором указывается дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их к учету, передачи в обработку и в архив.

График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Бюджетным учреждением может использоваться образец графика документооборота в виде перечня работ, который приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Министерства финансов СССР от 29.07.83 г. № 105.

<…>

Директор Департамента налоговой, таможенной политики
и методологии бухгалтерского учета Н. Чмерук

Комментарий редакции

График документооборота — вещь полезная и необходимая

Каждый бухгалтер знает, что основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций являются первичные документы, подтверждающие факт их осуществления. Первичные документы следует оформлять при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Такое требование предусмотрено ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХІV.

Напомним, что порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от формы собственности, учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета, установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее — Положение № 88).

От момента составления (поступления от других учреждений, организаций, предприятий) до момента завершения обработки и передачи в архив каждый первичный документ проходит четко определенный путь. Такое движение документов в учреждении называется документооборотом. Документом, регламентирующим и отражающим особенности движения каждого первичного документа в учреждении, является график документооборота.

Следовательно, график документооборота — это документ, составленный в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, с указанием четких сроков выполнения таких работ и их исполнителей.

График документооборота призван обеспечить оптимальное количество подразделений в учреждении и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы и усилению контрольных функций учета. Указание на это содержит п. 5.2 Положения № 88.

Обязательное наличие в учреждении утвержденного графика документооборота определено на законодательном уровне. Так, для обеспечения упорядоченного движения первичных документов и своевременного проведения записей в регистры бухгалтерского учета в соответствии с п. 5.1 Положения № 88 приказом руководителя должен быть установлен график документооборота. В нем указываются даты создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их к учету, передачи в обработку и в архив. Чаще всего график документооборота оформляют как приложение к приказу об учетной политике учреждения.

Разработкой графика документооборота, как правило, занимается главный бухгалтер. Поскольку именно он согласно п.п. 17 п. 13 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением КМУ от 26.10.2011 г. № 59, подает руководителю учреждения предложения по определению учетной политики и правил документооборота. В то же время целесообразно привлечь к составлению графика документооборота и других специалистов по бухгалтерскому учету (бухгалтер по учету материальных ценностей, бухгалтер по учету оплаты труда, бухгалтер-кассир и т. п.). Конечно, контролировать весь процесс составления должен руководитель бухгалтерской службы.

При составлении графика документооборота за основу можно взять график, приведенный в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина СССР от 29.07.83 г. № 105. Возможность его применения бюджетными учреждениями в качестве образца подчеркнул и Минфин в комментируемом письме.

Больше о порядке составления графика документооборота и контроле за его соблюдением можете узнать из статьи «График документооборота: его значение, порядок составления и контроль за соблюдением» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2013, № 43). Кроме теоретических принципов, в этой статье вы найдете и примерную форму графика документооборота для бюджетных учреждений.

Обратите внимание: ответственность за отсутствие графика документооборота в учреждении действующим законодательством не предусмотрена. Однако ненадлежащая организация процесса оформления и обработки первичных документов является предусловием для отражения в учете недостоверных данных, неполного освещения хозяйственных операций и событий в учете, нарушения сроков подачи финансовой и бюджетной отчетности. А это, в свою очередь, угрожает наложением штрафных санкций контролирующими органами. В частности, отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушением установленного порядка, внесение ложных данных в финансовую отчетность, неподача финансовой отчетности предусматривают наложение штрафа в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан, то есть от 136 до 255 грн. ( ст. 1642 Кодекса Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-Х). При этом ответственность будет возложена непосредственно на руководителя учреждения и главного бухгалтера.

Однако график документооборота в первую очередь нужен бухгалтерской службе. Ведь правильно составленный график документооборота является залогом согласованной и качественной работы не только бухгалтерской службы, но и всего бюджетного учреждения.

Юлия КРОТ, экономист-аналитик

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 10 грн
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд