Департамент податкової, митної політики та методології бухгалтерського обліку Міністерства фінансів України розглянув <…> питання про ведення бухгалтерського обліку бюджетними установами і повідомляє.
Згідно зі статтею 8 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» <…> питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. Підприємство самостійно затверджує правила документообігу та технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.
Згідно з підпунктом 2 пункту 8 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.01.2011 р. № 59 (далі — Типове положення), бухгалтерська служба має право встановлювати обґрунтовані вимоги щодо порядку оформлення та надання до бухгалтерської служби структурними підрозділами бюджетної установи первинних документів для їх відображення в бухгалтерському обліку, а також здійснювати контроль за їх дотриманням.
Відповідно до пункту 13 Типового положення головний бухгалтер подає керівнику бюджетної установи, зокрема, пропозиції щодо визначення облікової політики, зміни обраної облікової політики з урахуванням особливостей діяльності бюджетної установи і технології обробки облікових даних, у тому числі системи і форм внутрішньогосподарського (управлінського) обліку та правил документообігу, додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку, звітності та контролю за господарськими операціями.
Згідно з Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88, графік документообігу затверджується наказом керівника установи, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передання для обробки та до архіву.
Графік документообігу оформляється у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку та строків виконання робіт.
Бюджетною установою може використовуватися зразок графіка документообігу у вигляді переліку робіт, який наведений в додатку до Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів СРСР від 29.07.83 р. № 105.
<…>
Директор Департаменту податкової, митної політики
та методології бухгалтерського обліку М. Чмерук
Коментар редакції
Графік документообігу — річ корисна і необхідна
Кожен бухгалтер знає, що підставою для відображення у бухгалтерському обліку господарських операцій є первинні документи, які підтверджують факт їх здійснення. Первинні документи слід оформляти під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Така вимога передбачена ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-ХІV.
Нагадаємо, що порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об’єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету, встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88).
Від моменту складання (надходження від інших установ, організацій, підприємств) до моменту завершення обробки та передачі до архіву кожен первинний документ проходить чітко визначений шлях. Такий рух документів в установі називається документообігом. Документом, який регламентує та відображає особливості руху кожного первинного документа в установі, є графік документообігу.
Отже, графік документообігу — це документ, складений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, із зазначенням чітких строків виконання таких робіт та їх виконавців.
Графік документообігу покликаний забезпечити оптимальну кількість підрозділів в установі та виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний строк його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи і посиленню контрольних функцій обліку. Вказівку на це містить п. 5.2 Положення № 88.
Обов’язкова наявність в установі затвердженого графіка документообігу визначена на законодавчому рівні. Так, для забезпечення впорядкованого руху первинних документів та своєчасного проведення записів до регістрів бухгалтерського обліку відповідно до п. 5.1 Положення № 88 наказом керівника має бути установлений графік документообігу. У ньому вказуються дати створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передачі в обробку та до архіву. Здебільшого графік документообігу оформляють як додаток до наказу про облікову політику установи.
Розробкою графіка документообігу, як правило, займається головний бухгалтер, оскільки саме він згідно з п.п. 17 п. 13 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.10.2011 р. № 59, подає керівникові установи пропозиції щодо визначення облікової політики та правил документообігу. Водночас є сенс залучити до складання графіка документообігу й інших спеціалістів з бухгалтерського обліку (бухгалтер з обліку матеріальних цінностей, бухгалтер з обліку оплати праці, бухгалтер-касир тощо). Звісно, контролювати весь процес складання має керівник бухгалтерської служби.
При складанні графіка документообігу за основу можна взяти графік, наведений у Положенні про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну СРСР від 29.07.83 р. № 105. Можливість його застосування бюджетними установами в якості зразка підкреслив і Мінфін у листі, що коментується.
Більше про порядок складання графіка документообігу і контроль за його дотриманням дізнавайтеся зі статті «Графік документообігу: його значення, порядок складання та контроль за дотриманням» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2013, № 43). Окрім теоретичних засад, у цій статті ви знайдете і примірну форму графіка документообігу для бюджетних установ.
Зверніть увагу: відповідальність за відсутність графіка документообігу в установі чинним законодавством не передбачено. Однак неналежна організація процесу оформлення та обробки первинних документів є передумовою для відображення в обліку недостовірних даних, неповного висвітлення господарських операцій і подій в обліку, порушення строків подання фінансової та бюджетної звітності. А це, у свою чергу, загрожує накладенням штрафних санкцій контролюючими органами. Зокрема, відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, неподання фінансової звітності передбачає накладання штрафу у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 136 до 255 грн. ( ст. 1642 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х). При цьому відповідальність буде покладено безпосередньо на керівника установи та головного бухгалтера.
Проте графік документообігу насамперед потрібен бухгалтерській службі. Адже правильно складений графік документообігу є запорукою злагодженої та якісної роботи не лише бухгалтерської служби, а й усієї бюджетної установи.
Юлія КРОТ, економіст-аналітик
