К сожалению, на данный момент четкий порядок использования легковых автомобилей для поездок, связанных со служебной деятельностью должностных лиц учреждений и организаций, содержащихся за счет государственного или местных бюджетов, на законодательном уровне не разработан.
Знаменитое постановление КМУ «Об упорядочении использования легковых автомобилей бюджетными учреждениями и организациями» от 04.06.2003 г. № 848 (далее — постановление № 848) только устанавливает определенные требования к использованию бюджетными учреждениями легковых автомобилей и меры, которые следует предпринимать руководителям органов исполнительной власти.
Учитывая тот факт, что контроль за выполнением данного постановления возложен на Государственную финансовую инспекцию Украины, пренебрегать установленными им требованиями не советуем, поскольку во время проведения ревизии работниками такой инспекции обязательно проверяется соблюдение этих требований.
Главное, на что хотелось бы обратить ваше внимание, — это необходимость самостоятельного утверждения руководителями бюджетных учреждений Порядка использования легковых автомобилей для поездок, связанных со служебной деятельностью должностных лиц (далее — Порядок), который следует разработать исходя из специфики деятельности и требований, предусмотренных постановлением № 848.
Рассмотрим и проанализируем установленные этим постановлением требования, которые необходимо обязательно предусмотреть при разработке и утверждении такого Порядка.
1. Легковые автомобили используются только для поездок, связанных со служебной деятельностью должностных лиц.
С целью выполнения этого требования в Порядке целесообразно:
— указать должностных лиц (руководителя, его заместителя), имеющих право определять необходимость осуществления служебных поездок;
— указать круг должностных лиц, которые будут иметь право на использование служебного автомобиля в служебных целях, с указанием соответствующего срока такого использования (месяц, квартал, год);
— закрепить за каждым или несколькими должностными лицами конкретные автотранспортные средства, которыми они могут пользоваться, с указанием марки автомобиля и его государственного номера;
— указать, какой документ будет подтверждать связь поездки со служебной деятельностью должностного лица, кто уполномочил лицо на ее осуществление, время начала и окончания поездки. Для этого можно разработать журнал произвольной формы.
2. После каждой поездки должностное лицо, в распоряжение которого предоставлен автомобиль, в путевом листе водителя подтверждает личной подписью время окончания обслуживания.
С выполнением этого требования могут возникнуть некоторые недоразумения. Дело в том, что приказ Государственного комитета статистики Украины от 17.02.98 г. № 74, которым была утверждена типовая форма № 3 «Путевой лист служебного легкового автомобиля» и Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утратил силу еще в апреле 2013 года.
Однако, учитывая требования Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV, в учреждении должны иметься в наличии первичные документы на списание горюче-смазочных материалов, составленные с учетом требований законодательства о реквизитах первичных документов.
В соответствии с п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, форму первичного документа для учета работы транспортного средства учреждение может разработать самостоятельно. При этом такая форма должна иметь все обязательные реквизиты, определенные в п. 2.4 данного Положения, и необходимые графы для удостоверения подписью должностного лица времени окончания обслуживания.
Самостоятельно разработанную форму и порядок ее использования необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя учреждения.
Следует отметить, что и в настоящее время многие бюджетные учреждения для учета работы транспортного средства продолжают использовать типовую форму № 3 «Путевой лист служебного легкового автомобиля».
Таким образом, не принимая во внимание то, разработает учреждение свой собственный документ по учету работы транспортного средства или будет пользоваться путевым листом служебного легкового автомобиля типовой формы № 3, должностное лицо, в распоряжение которого предоставлен автомобиль, должно подтвердить личной подписью время окончания обслуживания.
3. Пользование легковыми автомобилями в выходные и праздничные дни, а также командировки на легковом автомобиле за пределы области, АР Крым на расстояние, превышающее 200 км, осуществляется лишь с разрешения руководителя учреждения.
Считаем, что с выполнением этих требований не должны возникать вопросы.
То есть, если возникнет необходимость использования легкового автомобиля в выходные и праздничные дни или осуществления командировки на нем на расстояние, превышающее 200 км, руководителю учреждения необходимо будет издать приказ (распоряжение). В нем следует отметить о такой необходимости, указать, какой именно автомобиль будет использоваться (марку автомобиля и его государственный номер), и лиц, которые могут его использовать.
А вот в случае поездок должностного лица, в распоряжение которого предоставлен автомобиль, на расстояние, не превышающее 200 км, разрешение руководителя на пользование автомобилем не требуется. Однако не забывайте, что при этом должны быть документы, подтверждающие связь поездки со служебной деятельностью такого должностного лица. Таким документом, как уже было указано выше, может быть журнал произвольной формы, в котором будут указаны цель служебной поездки и лицо, предоставившее разрешение на ее осуществление.
Ограничения (в километрах) в использовании служебного автомобиля в пределах города постановлением № 848 не предусмотрены, однако обслуживание легковыми автомобилями должностных лиц осуществляется в пределах установленных лимитов и ассигнований, предусмотренных в смете учреждения. Такого же мнения придерживается и Минфин в своем письме «О порядке использования служебного автомобиля» от 14.10.2011 г. № 31-07230-16-21/25290.
Таким образом, этот вопрос должен быть урегулирован в Порядке, который утверждается руководителем учреждения.
Наряду с рассмотренными требованиями, постановлением № 848 также предусмотрено, что руководителям органов исполнительной власти необходимо принять меры по упорядочению использования легковых автомобилей, обслуживающих эти органы и подчиненные им учреждения, в частности, путем введения транспортного обслуживания должностных лиц по вызову.
Указанные меры направлены, в первую очередь, на обеспечение экономного расходования бюджетных средств и заключаются в том, что в случае отсутствия потребности учреждения в постоянных поездках должностных лиц, связанных со служебной деятельностью, необходимо вводить транспортное обслуживание должностных лиц по вызову. Как это? Все просто — с помощью такси. Введение такого обслуживания позволит сократить расходы учреждения на содержание транспортного средства и на заработную плату водителя.
Для введения такого подхода следует провести тщательный анализ расходов на содержание транспортного средства и на заработную плату водителя за определенный период времени (желательно за бюджетный год), сопоставив их с возможными расходами на обслуживание с помощью такси. Следует учесть периодичность поездок должностных лиц, связанных со служебной деятельностью, и их возможную стоимость исходя из действующих тарифов на перевозку пассажиров.
Считаем, что только после проведения такого анализа может быть принято решение о целесообразности введения транспортного обслуживания должностных лиц по вызову.
В конце отметим, что действия лиц, использующих служебный автотранспорт для поездок, не связанных со служебной деятельностью, могут быть квалифицированы как административное правонарушение, предусмотренное Кодексом Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X.
В частности, в соответствии со ст. 16412 этого Кодекса расходы бюджетных средств на использование автомобиля на цели, не связанные со служебной деятельностью, могут рассматриваться как нецелевое использование бюджетных средств. Это нарушение влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц от 70 до 85 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 1190 до 1445 грн.).
Кроме того, такие действия должностных лиц органов местного самоуправления могут подпадать под признаки коррупционных правонарушений в соответствии со ст. 1 Закона Украины «О предотвращении коррупции» от 14.10.2014 г. № 1700-VII. За такие нарушения виновные лица привлекаются к уголовной, дисциплинарной и/или гражданско-правовой ответственности в установленном законом порядке.
