Претензии ревизоров были безосновательными. Объясним почему. При возмещении расходов работников в служебных командировках руководствуются:
— Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59);
— постановлением КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — постановление № 98).
Правила компенсации расходов на проживание в командировках по Украине содержит п. 5 разд. II Инструкции № 59 (ср. ). Так, возмещению подлежат фактические расходы на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
Предельная сумма возмещаемых расходов на наем жилья за каждые сутки равна 250 грн. ( приложение 1 к постановлению № 98). Вместе с тем расходы, превышающие предельные суммы расходов на наем жилого помещения, могут возмещаться с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов.
Важно! Расходы на проживание компенсируют только при наличии документов в оригинале, удостоверяющих их стоимость ( п. 12 разд. II Инструкции № 59).
Это означает, что бюджетное учреждение может возмещать расходы на наем любых жилых помещений (не только гостиниц). Единственное требование: наличие оригиналов документов, подтверждающих факт осуществления таких расходов.
Какими документами подтвердить расходы на проживание в жилом помещении? Для этого подойдут расчетные документы, предусмотренные Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 г. № 265/95-ВР и Налоговым кодексом Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI ( п. 15 разд. І Инструкции № 59).
Давайте выясним, каким должен быть расчетный документ и выдал ли его предприниматель.
У субъектов, которые используют РРО, таковым является фискальный расчетный чек. Если же это единоналожник группы 3, который не применял РРО, то расчетный документ мог оформляться в произвольной форме в виде товарного чека или квитанции об оплате, которую и получил работник. Кстати, важно проследить, чтобы такой документ содержал основные реквизиты расчетного документа и все реквизиты первичного документа, предусмотренные п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.
Нужен ли документ, который бы информировал о видах деятельности предпринимателя на едином налоге? Для возмещения командировочных расходов работнику — нет. Инструкция № 59 этого не требует. Кроме того, на сегодняшний день актуальную информацию о видах деятельности, которые предприниматель имеет право осуществлять на упрощенной системе, может дать только информация из Реестра плательщиков единого налога (извлечение). Данные Свидетельства могли «устареть». Однако бюджетная организация вообще не должна это выяснять.
Зачем предприниматель предоставил копию Свидетельства плательщика единого налога? Скажем так, по инерции, чтобы проинформировать бюджетную организацию о статусе хозсубъекта на упрощенной системе налогообложения (как делали по старинке). Однако в настоящее время налоговые агенты сами черпают данную информацию на сайте sfs.gov.ua (разъяснение в категории 107.12 Базы знаний ГФСУ). Этого достаточно.
В то же время обратим ваше внимание на такой момент. По мнению налоговиков, плательщик единого налога, который предоставлял услуги по проживанию, должен был предоставить копию документа, подтверждающего его госрегистрацию (выписки или извлечения) (разъяснение в категории 103.25 Базы знаний ГФСУ). На наш взгляд, это требование излишнее. Считаем, что информации о предпринимателе-единоналожнике с официального сайта ГФСУ* достаточно как для подтверждения статуса субъекта хозяйствования, так и для неудержания НДФЛ и военного сбора.
* Отметим: в категориях 104.13 и 132.05 Базы знаний ГФСУ есть и другие разъяснения, в которых сказано, что предприниматели во избежание двойного обложения НДФЛ и военным сбором должны предоставлять контрагентам копию документа, подтверждающего госрегистрацию (выписки или извлечения). Поэтому, если вы не готовы к спорам с представителями ГФСУ, требуйте копии этих документов.
Заметьте: в уже упомянутом разъяснении в категории 103.25 Базы знаний ГФСУ налоговики делают вывод о том, что юридическое лицо, работник которого оплачивал услуги по проживанию, только компенсирует ему понесенные командировочные расходы. Поэтому отражать доход, выплаченный предпринимателю, в Налоговом расчете по форме № 1ДФ не нужно.
