Претензії ревізорів були безпідставними. З’ясуємо чому. При відшкодуванні витрат працівників у службових відрядженнях керуються:
— Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59);
Правила компенсації витрат на проживання у відрядженнях у межах України містить п. 5 розд. II Інструкції № 59 (ср. ). Так, відшкодуванню підлягають фактичні витрати на наймання житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання, у тому числі за час вимушеної зупинки в дорозі.
Гранична сума витрат на наймання житла, що відшкодовуються, за кожну добу дорівнює 250 грн. ( додаток 1 до постанови № 98). Водночас витрати, що перевищують граничні суми витрат на наймання житлового приміщення, можуть відшкодовуватися з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів.
Важливо! Витрати на проживання компенсують тільки за наявності документів в оригіналі, що засвідчують їх вартість ( п. 12 розд. II Інструкції № 59).Це означає, що бюджетна установа може відшкодовувати витрати на наймання будь-яких житлових приміщень (не тільки готелів). Єдина вимога: наявність оригіналів документів, що підтверджують факт здійснення таких витрат.
Якими документами підтвердити витрати на проживання в житловому приміщенні? Для цього підійдуть розрахункові документи, передбачені Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР і Податковим кодексом України від 02.12.2010 р. № 2755-VI ( п. 15 розд. І Інструкції № 59).
Давайте з’ясуємо, яким має бути розрахунковий документ і чи видав його підприємець.
У суб’єктів, які використовують РРО, таким є фіскальний розрахунковий чек. Якщо ж це єдиноподатник групи 3, який не застосовував РРО, то розрахунковий документ міг оформлятися в довільній формі у вигляді товарного чека чи квитанції про оплату, яку й отримав працівник. До речі, важливо прослідкувати, щоб такий документ містив основні реквізити розрахункового документа і всі реквізити первинного документа, передбачені п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.
Чи потрібний документ, який би інформував про види діяльності підприємця на єдиному податку? Для відшкодування витрат на відрядження працівнику — ні. Інструкція № 59 цього не вимагає. Крім того, на сьогодні актуальну інформацію про види діяльності, які підприємець має право здійснювати на спрощеній системі, може дати тільки інформація з Реєстру платників єдиного податку (витяг). Дані Свідоцтва могли «застаріти». Проте бюджетна організація взагалі не повинна цього з’ясовувати.
Навіщо підприємець надав копію Свідоцтва платника єдиного податку? Скажімо так, за інерцією, щоб проінформувати бюджетну організацію про статус госпсуб’єкта на спрощеній системі оподаткування (як робили раніше). Проте наразі податкові агенти самі черпають цю інформацію на сайті sfs.gov.ua (роз’яснення в категорії 107.12 Бази знань ДФСУ). Цього достатньо.
Водночас звернемо вашу увагу на такий момент. На думку податківців, платник єдиного податку, який надавав послуги з проживання, повинен був надати копію документа, що підтверджує його держреєстрацію (виписки або витягу) (роз’яснення в категорії 103.25 Бази знань ДФСУ). На наш погляд, ця вимога зайва. Вважаємо, що інформації про підприємця — єдиноподатника з офіційного сайта ДФСУ* достатньо як для підтвердження статусу суб’єкта господарювання, так і для неутримання ПДФО та військового збору.
* Зазначимо: у категоріях 104.13 і 132.05 Бази знань ДФСУ є й інші роз’яснення, в яких зазначено, що підприємці для уникнення подвійного обкладення ПДФО та військовим збором мають надавати контрагентам копію документа, що підтверджує держреєстрацію (виписки або витяги). Тому, якщо ви не готові до спорів з представниками ДФСУ, вимагайте копії цих документів.
Зауважте: в уже зазначеному роз’ясненні в категорії 103.25 Бази знань ДФСУ податківці роблять висновок про те, що юридична особа, працівник якої оплачував послуги з проживання, тільки компенсує йому понесені витрати на відрядження. Тому відображати дохід, виплачений підприємцю, у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ не потрібно.
