Оттиск печати учреждения на документе принято считать подтверждением его достоверности и юридической силы. Поэтому ее важность в делопроизводстве невозможно переоценить. Вместе с тем начиная с октября 2014 года печать уже не является обязательным атрибутом всех без исключения юридических лиц. Так, ч. 4 ст. 62 Хозяйственного кодекса Украины от 16.01.2014 г. № 436-IV уже не требует наличия печати у каждого юридического лица, а только предоставляет такое право. Однако это касается прежде всего субъектов частного предпринимательства, тогда как для бюджетных учреждений в этом плане ничего не изменилось. Они, как и раньше, должны иметь печать и использовать ее для удостоверения документов.
Следует отметить: скрепление печатью подписи уполномоченного лица на документе также является не обязательным, а возможным. Указание на это содержит п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88. Учитывая это, необходимо утвердить приказом руководителя перечень документов, подлежащих удостоверению печатями и штампами в конкретном учреждении.
Что касается учета печатей, то они вместе со штампами, содержащими полное название организации, подлежат обязательному учету. Такое требование закреплено в п. 64 Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию, утвержденной постановлением КМУ от 27.11.98 г. № 1893 (далее — Инструкция № 1893). К слову, эта Инструкция является обязательной для всех предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности.
Лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов, назначает своим приказом руководитель учреждения. Храниться печати и штампы должны в сейфах или металлических шкафах. Это предусмотрено п. 68 Инструкции № 1893 (ср. ). Для учета печатей и штампов следует применять Журнал учета и выдачи печатей и штампов по форме 11 ( приложение 11 к Инструкции № 1893). Такой журнал включают в номенклатуру дел, а его листы нумеруют, прошивают и опечатывают.
Наряду с этим ведение такого специального учета печатей и штампов не отменяет необходимости их отражения в бухгалтерском учете. Так, объекты, срок эксплуатации которых больше одного года, а стоимость за единицу не превышает 2500 грн. включительно (без НДС), следует учитывать в составе малоценных необоротных материальных активов. На это указывает абз. 5 п. 1.2 разд. ІІ Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11 (далее — Методрекомендации).
Таким образом, учет печатей и штампов, срок полезного использования которых обычно превышает один год, а стоимость менее 2500 грн., необходимо вести на субсчете 113 «Малоценные необоротные материальные активы».
Расходы на приобретение и изготовление таких активов следует осуществлять по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». Этого требует п.п. 2 п.п. 2.2.1 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.
А теперь несколько слов о печатях как инструментах для нанесения оттисков на сургуче, воске, бумаге и т. п. Они могут быть автоматическими и ручными. Однако и те, и другие состоят из оснастки — металлического, пластикового, деревянного элемента (корпуса) печати, к которому крепится клише, и самого клише. Автоматические печати, кроме этого, еще имеют в своем составе чернильную подушку. К чему это все? А к тому, что в силу разных причин (банальный износ, изменение требований к печати, изменение названия учреждения и т. п.) каждая из этих деталей может требовать замены. И такую операцию следует рассматривать как ремонт печати. При этом списывать с баланса учреждения печать как объект учета не нужно.
Следовательно, в описанной вами ситуации списывать старую печать из-за замены клише и чернильной подушки не следует. Тем более, что оснастка — главная деталь любой печати — пригодна для дальнейшего использования.
Расходы на приобретение нового клише и чернильной подушки, как и любые другие расходы на ремонт объектов необоротных активов, следует списывать на фактические расходы отчетного периода. Это прописано в п. 2 разд. ІІІ Национального положения (стандарта) бухгалтерского учета 121 «Основные средства», утвержденного приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202, и п. 4 разд. VI Методрекомендаций.
Чтобы окончательно расставить все точки над «і», предлагаем рассмотреть такой условный пример.
Пример. В связи со сменой названия бюджетного учреждения возникла необходимость в замене клише печати. Также из-за значительной степени изношенности была произведена замена чернильной подушки печати. Стоимость клише — 200 грн. (в том числе НДС — 33,33 грн.), стоимость чернильной подушки — 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.).
Детали, использованные для ремонта печати, списаны на основании акта списания по типовой форме № З-2 (бюджет).
Старое клише уничтожено путем разрезания на мелкие части.
В бухучете эти операции отражены следующим образом:
№ п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн. | |
дебет | кредит | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1 | Оприходованы детали для ремонта печати (из НДС) (200 грн. + 60 грн.) | 234 | 675 | 260 |
2 | Перечислены средства поставщику за клише и чернильную подушку для печати | 675 | 321 (323) | 260 |
3 | Списаны детали, использованные на ремонт печати, на фактические расходы отчетного периода | 801 (802, 811 — 813) | 234 | 260 |
Подробнее о порядке уничтожения отработавших свое печатей читайте в консультации «По какому КЭКР оплатить услуги по изготовлению и уничтожению печатей и штампов» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 14). Напомним только, что привлекать для этого сторонних лиц не обязательно — уничтожение старой печати учреждение может произвести самостоятельно. Главное условие — правильно оформить такое уничтожения актом на списание. Последний обязательно должен быть подписан всеми членами комиссии по списанию и утвержден руководителем учреждения.
