Відбиток печатки установи на документі прийнято вважати підтвердженням його достовірності та юридичної сили. Тому її важливість у діловодстві переоцінити складно. Разом із тим починаючи з жовтня 2014 року печатка не є обов’язковим атрибутом усіх без винятку юридичних осіб. Так, ч. 4 ст. 62 Господарського кодексу України від 16.01.2014 р. № 436-IV уже не вимагає наявності печатки у кожної юридичної особи, а лише дає таке право. Проте це стосується передусім суб’єктів приватного підприємництва. Тоді як для бюджетних установ у цьому плані нічого не змінилося. Вони, як і раніше, повинні мати печатку та використовувати її для посвідчення документів.
Варто зауважити: скріплення печаткою підпису уповноваженої особи на документі також не обов’язкове, а можливе. Вказівку на це містить п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88. З огляду на це, необхідно затвердити наказом керівника перелік документів, які підлягають завіренню печатками і штампами у конкретній установі.
Що стосується обліку печаток, то вони разом із штампами, які містять повну назву організації, підлягають обов’язковому обліку. Така вимога закріплена в п. 64 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженої постановою КМУ від 27.11.98 р. № 1893 (далі — Інструкція № 1893). До слова, ця Інструкція є обов’язковою для всіх підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності.
Особу, відповідальну за облік і зберігання печаток та штампів, призначає своїм наказом керівник установи. Зберігатися печатки і штампи мають у сейфах або металевих шафах. Це передбачено п. 68 Інструкції № 1893 (ср. ). Для обліку печаток і штампів слід застосовувати Журнал обліку та видачі печаток і штампів за формою 11 ( додаток 11 до Інструкції № 1893). Такий журнал включають до номенклатури справ, а його аркуші нумерують, прошивають і опечатують.
Разом із цим ведення такого спеціального обліку печаток та штампів не відміняє необхідності їх відображення у бухгалтерському обліку. Так, об’єкти, термін експлуатації яких більше одного року, а вартість за одиницю не перевищує 2500 грн. включно (без ПДВ), слід обліковувати у складі малоцінних необоротних матеріальних активів. На це вказує абз. 5 п. 1.2 розд. ІІ Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11 (далі — Методрекомендації).
Таким чином, облік печаток та штампів, строк корисного використання яких зазвичай перевищує один рік, а вартість менше 2500 грн., необхідно вести на субрахунку 113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи».
Витрати на придбання та виготовлення таких активів слід здійснювати за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар». Цього вимагає п.п. 2 п.п. 2.2.1 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.2012 р. № 333.
А тепер кілька слів про печатки як інструменти для нанесення відтисків на сургучі, воску, папері тощо. Вони можуть бути автоматичними та ручними. Але і ті, й інші складаються з оснастки — металевий, пластиковий, дерев’яний елемент (корпус) печатки, до якого кріпиться кліше, і самого кліше. Автоматичні печатки, окрім цього, мають у своєму складі ще й чорнильну подушку. До чого це все? А до того, що в силу різних причин (банальний знос, зміна вимог до печатки, зміна назви установи тощо) кожна із цих деталей може потребувати заміни. І таку операцію слід розглядати як ремонт печатки. При цьому списувати з балансу установи печатку як об’єкт обліку не потрібно.
Отже, в описаній вами ситуації списувати стару печатку через зміну кліше і чорнильної подушки не слід. Тим паче, що оснастка — головна деталь будь-якої печатки — придатна для подальшого використання.
Витрати на придбання нового кліше і чорнильної подушки, як і будь-які інші витрати на ремонт об’єктів необоротних активів, слід списувати на фактичні витрати звітного періоду. Це прописано у п. 2 розд. ІІІ Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 121 «Основні засоби», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 р. № 1202, та п. 4 розд. VI Методрекомендацій.
Щоб остаточно розставити всі крапки над «і», пропонуємо розглянути такий умовний приклад.
Приклад. У зв’язку зі зміною назви бюджетної установи виникла потреба у зміні кліше печатки. Також через значний ступінь зношеності було проведено заміну чорнильної подушки печатки. Вартість кліше — 200 грн. (у тому числі ПДВ — 33,33 грн.), вартість чорнильної подушки — 60 грн. (у тому числі ПДВ — 10 грн.).
Деталі, використані для ремонту печатки, списано на підставі Акта списання за типовою формою № З-2 (бюджет).
Старе кліше знищено шляхом розрізання на дрібні частини.
У бухобліку ці операції відображено так:
№ з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція субрахунків | Сума, грн. | |
дебет | кредит | |||
1 | Оприбутковано деталі для ремонту печатки (з ПДВ) (200 грн. + 60 грн.) | 234 | 675 | 260 |
2 | Перераховано кошти постачальнику за кліше та чорнильну подушку для печатки | 675 | 321 (323) | 260 |
3 | Списано деталі, використані на ремонт печатки, на фактичні витрати звітного періоду | 801 (802, 811 — 813) | 234 | 260 |
Докладно про порядок знищення печаток, які відпрацювали своє, читайте в консультації «За яким КЕКВ оплатити послуги з виготовлення та знищення печаток і штампів» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2014, № 14). Нагадаємо лише, що залучати для цього сторонніх осіб не обов’язково — знищення старої печатки установа може провести самостійно. Головна умова — правильно оформити таке знищення актом на списання. Останній обов’язково має бути підписаний усіма членами комісії зі списання та затверджений керівником установи.
