Первичный документ для учета работы автомобиля и списания топлива

В избранном В избранное
Печать
Новиков Константин, консультант
Бюджетная бухгалтерия Апрель, 2016/№ 14
Недавно наше учреждение получило от спонсоров автомобиль с установленным газобаллонным оборудованием. До этого времени транспортных средств в учреждении не было. В каком документе следует осуществлять учет транспортной работы автомобиля и израсходованного бензина и газа?

Прежде всего тем учреждениям и организациям, которые недавно стали счастливыми обладателями легковых автомобилей, сообщаем: на настоящий момент на законодательном уровне не разработаны ни документ, являющийся основанием для учета транспортной работы и списания израсходованного горючего, ни порядок использования легковых автомобилей учреждений и организаций, полностью содержащихся за счет государственного или местных бюджетов.

Следовательно, возникает вполне резонный вопрос: каким образом учитывать работу автомобиля и на основании чего проводить списание израсходованного горючего?

Для ответа на этот вопрос обратимся к требованиям Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

Так, в ст. 9 этого Закона указано, что основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций.

При этом в соответствии с п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты первичных документов.

В частности, первичные документы должны иметь такие обязательные реквизиты:

— наименование учреждения, от имени которого составлен документ;

— название документа (формы);

— дату и место составления;

— содержание и объем хозяйственной операции;

— единицу измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении);

— должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личную или электронную подпись либо другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Таким образом, учреждение может самостоятельно разработать первичный документ для учета транспортной работы автомобиля и списания израсходованного горючего с учетом приведенных выше обязательных реквизитов и обязательно утвердить его форму приказом (распоряжением) руководителя учреждения.

На данный момент большинство учреждений продолжают использовать для учета транспортной работы автомобиля и списания израсходованного горючего путевой лист служебного легкового автомобиля типовой формы № 3, форма и порядок применения которого были утверждены приказом Госкомстата от 17.02.98 74, утратившим силу в апреле 2013 года.

Следует отметить, что форма упомянутого путевого листа еще во времена своего законного существования не могла обеспечить отражения необходимой информации, предусмотренной требованиями постановления КМУ «Об упорядочении использования легковых автомобилей бюджетными учреждениями и организациями» от 04.06.2003 г. № 848 (далее — постановление № 848).

Так, п. 1 этого постановления предусмотрено, что легковые автомобили используются только для поездок, связанных со служебной деятельностью должностных лиц, после каждой поездки должностное лицо, в распоряжение которого предоставлен автомобиль, в путевом листе водителя подтверждает личной подписью время окончания обслуживания.

Однако путевой лист служебного легкового автомобиля типовой формы № 3 не содержал необходимые графы для удостоверения подписью должностного лица после каждой поездки времени окончания обслуживания.

С целью соблюдения требований п. 1 постановления № 848 учреждения или прилагали к путевому листу отдельный лист, который имел графы для отражения маршрута поездок, времени окончания обслуживания и подписи должностного лица, в распоряжение которого был предоставлен автомобиль, или же эту информацию отражали на оборотной стороне путевого листа в строке «Особливі відмітки», которая предусматривалась для записей представителем органов Госавтоинспекции и другими уполномоченными на это органами в случае нарушения водителем Правил дорожного движения или изменения маршрута движения по непредвиденным причинам для выполнения специального задания.

Кроме того, путевой лист служебного легкового автомобиля типовой формы № 3 предусматривал учет только одного вида топлива, что является неудобным в случае наличия автотранспортных средств, имеющих газовое оборудование, поскольку в этом случае после отражения расхода газа исходя из пройденного километража негде будет отражать расходы бензина на запуск двигателя и возможный расход бензина для поездки на газовую заправку.

Согласитесь, составлять для отражения разных видов горючего отдельные путевые листы (первичные документы), во-первых, не удобно, а во-вторых — может привести к путанице.

Учитывая указанное выше, становится очевидной необходимость разработки учреждением такой формы путевого листа служебного легкового автомобиля (первичного документа), которая будет в первую очередь удобной в использовании и отвечать требованиям действующего законодательства.

Приведем ниже пример формы путевого листа служебного легкового автомобиля, которая учитывает требования действующего законодательства и может быть использована вами во время разработки своей формы.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить