Основным нормативным документом, регулирующим вопросы направления работников бюджетных учреждений в командировку, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59).
В соответствии с п. 1 разд. 1 Общих положений этой Инструкции служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Чтобы подробнее вникнуть в «командировочные» тонкости, предлагаем выделить три основных шага, на которые должен обратить внимание бухгалтер бюджетного учреждения при направлении работника в командировку.
Шаг 1. Оформляем командировку
Направление в командировку оформляем приказом руководителя учреждения. Кроме обязательных реквизитов (даты и места составления, подписей и т. п.), в приказе указываем цель поездки, маршрут и срок командировки.
Кроме того, в случае направления работников бюджетной сферы в служебные командировки обязательной для оформления является справка-расчет на выданный аванс, составленная в произвольной форме. Это необходимо для того, чтобы учреждение, командирующее работника, обеспечило его средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки (авансом). Аванс командированному работнику может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.
После возвращения из командировки работник должен составить отчет об использовании средств, выданных на командировку, в соответствии с формой, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841. Сроки подачи отчета работником в бухгалтерию учреждения установлены в пп. 170.9.2 и 170.9.3 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.
Важно также обратить внимание на то, что все документы, подтверждающие расходы, должны быть поданы работником в бухгалтерию учреждения в оригинале, о чем следует напомнить ему перед направлением в командировку.
Также существует ограничение по количеству дней, которые работник может находиться в командировке по приказу руководителя, а именно: по Украине — 30 календарных дней; за границу — 60 календарных дней.
Как видим, относительно продолжительности командировки существует предельная верхняя граница, а есть ли нижняя?
Внимание! В п. 4 разд. II Инструкции № 59 указано, что минимальным сроком командировки может быть один день или даже меньше (например, полдня).
Работник может выехать в командировку в другой населенный пункт и в этот же день вернуться к месту основной работы. И это будет считаться также командировкой при условии соответствующего оформления.
В случае оформление поездки работника сроком на один день как служебной командировки возмещение суточных такому работнику осуществляется как за полные сутки, независимо от того, имеет возможность работник вернуться на рабочее место в течение рабочего дня или нет (см. письмо Минфина от 12.10.2009 г. № 31-18030-07-21/27231).
Шаг 2. Определяем размер суточных
Статьей 121 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. (далее — КЗоТ) предусмотрено, что работникам, направляемым в командировку, выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.
Для лиц, направляемых в командировку учреждениями, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств, размеры суточных утверждены постановлением КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98. Согласно приложению 1 к этому постановлению размер суточных расходов для вышеупомянутых лиц на территории Украины составляет 30,00 грн.
Следовательно, размер суточных для работника бюджетного учреждения, направляемого в командировку в пределах нашей страны сроком на 1 день, составляет 30,00 грн.
Шаг 3. Рассчитываем среднедневной и дневной заработок
В соответствии со ст. 121 КЗоТ за командированными работниками сохраняется в течение всего времени командировки место работы (должность). Оплата труда за выполненную работу осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.
Поэтому для оплаты труда работника за период командировки надо сравнить сумму среднедневного заработка и дневного заработка в соответствии с условиями трудового договора.
Важно! Если дневной заработок выше среднедневной зарплаты, то дни командировки оплачивают исходя из дневного заработка (т. е. как обычные рабочие дни). В противоположной ситуации — по среднедневному заработку.
Такие разъяснения предоставили специалисты Минтруда в письме от 05.03.2012 г. № 204/13/184-12.
Средняя заработная плата работника при его нахождении в командировке определяется согласно Порядку исчисления средней заработной платы, утвержденному постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100 (далее — Порядок № 100), с учетом выплат за два календарных месяца, предшествовавших месяцу, в котором началась командировка (исходя из количества рабочих дней расчетного периода).
В случае, если работник не работал в течение двух последних месяцев, то среднюю зарплату рассчитывают исходя из выплат за предыдущие два месяца работы. Если же работник не работал последние 4 месяца, то средний заработок рассчитывается исходя из установленного в трудовом договоре должностного оклада (тарифной ставки).
Для работников, недавно принятых в учреждение, средняя зарплата рассчитывается исходя из выплат за фактически отработанное время.
Дневной заработок рассчитывается исходя из зарплаты работника и количества рабочих дней по норме рабочего времени в месяце пребывания в командировке. При этом расчет необходимо осуществлять исходя из полностью отработанного месяца.
В дневной заработок работника включаются все элементы заработной платы, которые работник получает согласно условиям трудового, коллективного договора в месяце, в котором он находится в командировке: оклад, доплаты, надбавки, премии, не имеющие разового характера, индексация и т. п.
Приведем пример расчета среднедневной зарплаты для оплаты командировки за 1 день и сравним ее с дневным заработком.
Пример. Работник бюджетного учреждения был в командировке 1 день в июле 2016 года (05.07.2016 г.). Месяцы расчетного периода (май — июнь 2016 года) не были отработаны им полностью, ведь за период с 16.05.2016 г. по 22.05.2016 г. работник находился в ежегодном отпуске. С 01.05.2016 г. работнику установлен должностной оклад в размере 2334 грн.
В расчетном периоде ему начислены:
4053,79 грн. — по окладу (за отработанное время);
608,07 грн. — премия за май — июнь 2016 года (15 % оклада);
405,38 грн. — надбавка за выслугу лет (10 % оклада);
680,92 грн. — отпускные за май 2016 года.
Учитывая указанное, среднедневная зарплата работника составляет:
5067,24 : 34 = 149,04 (грн.),
где 5067,24 — начисленная заработная плата за май — июнь 2016 года (4053,79 + 608,07 + 405,38);
34 — количество рабочих дней за расчетный период, за исключением рабочих дней, приходящихся на время ежегодного отпуска (19 - 5 + 20 = 34).
Отметим, что в нашем случае переноса рабочего дня с понедельника 27 июня на субботу 2 июля не было, поэтому рабочих дней в июне 2016 года — 20.
Таким образом, зарплата за время командировки (1 день) исходя из среднего заработка равна 149,04 грн.
Теперь рассчитаем дневной заработок за июль 2016 года. Учитывая месячный оклад работника 2334 грн., надбавку и премию в размере 10 % и 15 % соответственно, его заработная плата за июль 2016 года равна:
2334 + 233,40 + 350,10 = 2917,50 (грн.).
При этом дневной «июльский» заработок составляет:
2917,50 : 21 = 138,93 (грн.),
где 21 — количество рабочих дней за июль 2016 года.
Как видим, среднедневной заработок, рассчитанный согласно требованиям Порядка № 100, оказался выше дневного заработка за июль 2016 года (149,04 > 138,93).
Следовательно, в этом случае 1 день командировки в июле 2016 года должен быть оплачен из расчета среднедневной заработной платы работника за период май — июнь 2016 года (149,04 грн.).
