Основним нормативним документом, що регулює питання направлення працівників бюджетних установ у відрядження, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).
Відповідно до п. 1 розд. 1 Загальних положень цієї Інструкції службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.
Щоб детальніше вникнути у «відряджувальні» тонкощі, пропонуємо виділити три основні кроки, на які повинен звернути увагу бухгалтер бюджетної установи при направленні працівника у відрядження.
Крок 1. Оформляємо відрядження
Направлення у відрядження оформляємо наказом керівника установи. Крім обов’язкових реквізитів (дати і місця складання, підписів тощо), в наказі зазначаємо мету поїздки, маршрут та термін відрядження.
Крім того, у разі направлення працівників бюджетної сфери у службові відрядження обов’язковою для оформлення є довідка-розрахунок на виданий аванс, складена за довільною формою. Це необхідно для того, щоб установа, що відряджає працівника, забезпечила його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
Після повернення з відрядження працівник має скласти звіт про використання коштів, виданих на відрядження, відповідно до форми, затвердженої наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841. Терміни подання звіту працівником до бухгалтерії установи встановлені у пп. 170.9.2 та 170.9.3 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Важливо також звернути увагу на те, що всі документи, які підтверджують витрати, повинні бути надані працівником до бухгалтерії установи в оригіналі, про що варто йому нагадати перед направленням у відрядження.
Також є обмеження щодо кількості днів, які працівник може перебувати у відрядженні за наказом керівника, а саме: по Україні — 30 календарних днів; за кордон — 60 календарних днів.
Як бачимо, щодо тривалості відрядження існує гранична верхня межа, а чи є нижня?
Увага! У п. 4 розд. II Інструкції № 59 зазначено, що мінімальним строком відрядження може бути один день або навіть менше (наприклад, півдня).
Працівник може виїхати у відрядження до іншого населеного пункту і в цей самий день повернутися до місця основної роботи. І це вважатиметься також відрядженням за умови відповідного оформлення.
У рaзі оформлeння поїздки працівника строком нa один день як службового відрядження відшкодування добових тaкому працівнику здійснюється як зa повну добу незалежно від тoго, має змогу працівник повернутися нa робоче місце протягом робочого дня чи ні (див. лист Мінфіну від 12.10.2009 р. № 31-18030-07-21/27231).
Крок 2. Визначаємо розмір добових
Статтею 121 Кодексу законів про працю України від 10.12.71 р. (далі — КЗпП) передбачено, що працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, установлених законодавством.
Для осіб, що направляються у відрядження установами, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, розміри добових затверджені постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98. Згідно з додатком 1 до цієї постанови розмір добових витрат для вищезгаданих осіб на території України складає 30,00 грн.
Отже, розмір добових для працівника бюджетної установи, який направляється у відрядження в межах нашої країни строком на 1 день, складає 30,00 грн.
Крок 3. Розраховуємо середньоденний і денний заробіток
Відповідно до ст. 121 КЗпП за відрядженими працівниками зберігається протягом усього часу відрядження місце роботи (посада). Оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.
Тому для оплати праці працівника за період відрядження треба порівняти суму середньоденного заробітку і денного заробітку відповідно до умов трудового договору.
Важливо! Якщо денний заробіток вище середньоденної зарплати, то дні відрядження оплачують виходячи з денного заробітку (тобто як звичайні робочі дні). У протилежній ситуації — за середньоденним заробітком.
Такі роз’яснення надали фахівці Мінпраці у листі від 05.03.2012 р. № 204/13/184-12.
Середня заробітна плата працівника під час його перебування у відрядженні визначається згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100 (далі — Порядок № 100), з урахуванням виплат за два календарні місяці, що передували місяцю, в якому почалося відрядження (виходячи з кількості робочих днів розрахункового періоду).
У разі, якщо працівник не працював протягом двох останніх місяців, середню зарплату розраховують виходячи з виплат за попередні два місяці роботи. Якщо ж працівник не працював останні 4 місяці, то середній заробіток розраховують виходячи із встановленого у трудовому договорі посадового окладу (тарифної ставки).
Для працівників, які нещодавно прийняті до установи, середня зарплата розраховується виходячи з виплат за фактично відпрацьований час.
Денний заробіток розраховується виходячи із зарплати працівника та кількості робочих днів за нормою робочого часу в місяці перебування у відрядженні. При цьому розрахунок необхідно здійснювати виходячи з повністю відпрацьованого місяця.
До денного заробітку працівника включаються усі елементи заробітної плати, які працівник отримує згідно з умовами трудового, колективного договору в місяці, в якому він перебуває у відрядженні: оклад, доплати, надбавки, премії, які не мають разового характеру, індексація тощо.
Наведемо приклад розрахунку середньоденної зарплати для оплати відрядження за 1 день і порівняємо її з денним заробітком.
Приклад. Працівник бюджетної установи був у відрядженні 1 день у липні 2016 року (05.07.2016 р.). Місяці розрахункового періоду (травень — червень 2016 року) не були відпрацьовані ним повністю, адже за період з 16.05.2016 р. по 22.05.2016 р. працівник перебував у щорічній відпустці. З 01.05.2016 р. працівнику встановлений посадовий оклад у розмірі 2334 грн.
У розрахунковому періоді йому нараховано:
4053,79 грн. — за окладом (за відпрацьований час);
608,07 грн. — премія за травень — червень 2016 року (15 % окладу);
405,38 грн. — надбавка за вислугу років (10 % окладу);
680,92 грн. — відпускні за травень 2016 року.
Враховуючи зазначене, середньоденна зарплата працівника складає:
5067,24 : 34 = 149,04 (грн.),
де 5067,24 — нарахована заробітна плата за травень — червень 2016 року (4053,79 + 608,07+ 405,38),
34 — кількість робочих днів за розрахунковий період, за винятком робочих днів, які припадають на час щорічної відпустки (19 - 5 + 20 = 34).
Зазначимо, що в нашому випадку перенесення робочого дня з понеділка 27 червня на суботу 2 липня не було, тому робочих днів у червні 2016 року — 20.
Таким чином, зарплата за час відрядження (1 день) виходячи із середнього заробітку становить 149,04 грн.
Тепер розрахуємо денний заробіток за липень 2016 року. Враховуючи місячний оклад працівника 2334 грн., надбавку та премію у розмірі 10 % і 15 % відповідно, його заробітна плата за липень 2016 року дорівнює:
2334 + 233,40 + 350,10 = 2917,50 (грн.).
При цьому денний «липневий» заробіток складає:
2917,50 : 21 = 138,93 (грн.),
де 21 — кількість робочих днів за липень 2016 року.
Як бачимо, середньоденний заробіток, розрахований відповідно до вимог Порядку № 100, виявився більше денного заробітку за липень 2016 року (149,04 > 138,93). Отже, у цьому випадку 1 день відрядження у липні 2016 року має бути оплачений із розрахунку середньоденної заробітної плати працівника за період травень — червень 2016 року (149,04 грн.).
