Темы статей
Выбрать темы

Командировка на личном авто

Станкус Татьяна, заместитель главного редактора газеты «Бюджетная бухгалтерия»
Правомерно ли разрешать работнику бюджетного учреждения ехать в командировку на личном автомобиле? Какие подтверждающие документы должен предоставить работник для возмещения расходов, понесенных им во время командировки на личном автомобиле?

Командировки на служебном авто уже давно не новость для бюджетных учреждений. Такие поездки являются достаточно удобными для командированных.

Также существует возможность при необходимости отправиться в командировку на личном авто работника.

Сразу хотим предупредить: командировка на личном авто должна быть целесообразной. Если, например, на балансе бюджетного учреждения имеется автомобиль, а тем более, если нормы списания горючего для такого автомобиля ниже, чем для личного авто работника, то отправляться в командировку на личном авто нецелесообразно, ведь это приведет к неэффективному расходованию бюджетных средств. На это могут негативно отреагировать проверяющие.

Возможность возмещения расходов на использование собственных автомобилей для служебных поездок была предусмотрена Нормами средств на представительские цели, рекламу и выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и порядком их расходования, утвержденными совместным приказом Минфина и Минэкономики от 12.11.93 г. № 88 (далее — Нормы № 88).

Однако с 31.10.2010 г. согласно приказу Минфина и Минэкономики от 14.09.2010 г. № 1025/1163 Нормы № 88 утратили силу и вместо них приказом Минфина от 14.09.2010 г. № 1026 были утверждены Нормы средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядок их расходования, которыми не предусмотрена возможность компенсации расходов за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок.

Поэтому, если бюджетное учреждение не имеет на балансе автомобиля, то такое учреждение может арендовать авто или использовать его по договору ссуды. При этом договор аренды или ссуды может быть заключен и с работником учреждения.

Рассмотрим по очереди нюансы заключения договоров аренды и ссуды.

Относительно аренды напомним: аренда автомобиля имеет ограничение по цене арендуемого транспортного средства.

Так, в соответствии с п. 5 постановления КМУ «О предельных суммах расходов на приобретение автомобилей, мебели, других устройств и оборудования, мобильных телефонов, компьютеров государственными органами, а также учреждениями и организациями, содержащимися за счет государственного и местных бюджетов» от 04.04.2001 г. № 332 (далее — постановление № 332) государственные органы, а также учреждения и организаций, содержащиеся за счет государственного бюджета, могут заключать договоры аренды легковых автомобилей, стоимость которых не превышает предельных сумм расходов, утвержденных этим постановлением.

Такая стоимость для автомобилей согласно постановлению № 332 составляет 60 тыс. грн.

Заметим, что сейчас действие упомянутого постановления распространяется только на организации и учреждения, финансируемые из государственного бюджета.

В то же время на местном уровне согласно постановлению № 332 также должны были быть приняты предельные суммы расходов на приобретение определенных товарно-материальных ценностей, в том числе и на приобретение автомобилей.

Таким образом, арендовать автомобиль стоимостью выше, чем установлено предельными нормами расходов, бюджетные организации не имеют права.

Автомобиль можно арендовать как у юридического, так и у физического лица. Ограничения по этому поводу действующими нормативными документами не предусмотрены.

Отношения между бюджетным учреждением и владельцем автомобиля следует определить в договоре аренды транспортного средства.

Условия заключения такого договора предусмотрены § 5 гл. 58 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее — ГКУ).

Обратим особое внимание на то, что исходя из п. 2 ст. 799 ГКУ договор найма транспортного средства, заключенный с физическим лицом, подлежит нотариальному удостоверению.

Согласно ст. 801 ГКУ наниматель обязан поддерживать транспортное средство в надлежащем техническом состоянии.

Расходы, связанные с использованием транспортного средства, в том числе с уплатой налогов и других платежей, несет наниматель.

Убытки, нанесенные в связи с утратой или повреждением транспортного средства, должен возместить наниматель.

Кстати, все эти требования следует предусмотреть в письменном договоре.

Также необходимо обратить внимание на общие существенные условия договора аренды, определенные в ст. 284 Хозяйственного кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 436-IV.

Так, существенными условиями договора аренды являются:

— объект аренды (состав и стоимость имущества с учетом ее индексации);

— срок, на который заключается договор аренды;

— арендная плата с учетом ее индексации;

— порядок использования амортизационных отчислений;

— восстановление арендованного имущества и условия его возврата или выкупа.

После заключения договора аренды автомобиль передается от арендодателя арендатору на основании акта приема-передачи.

Также вместе с автомобилем передается техническая документация.

Теперь рассмотрим нюансы использования автомобиля по договору ссуды.

Условия предоставления товарно-материальных ценностей в ссуду определены гл. 60 ГКУ.

В соответствии со ст. 827 ГКУ по договору ссуды одна сторона (ссудодатель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (пользователю) вещь для пользования в течение установленного срока.

При этом пользование вещью считается безвозмездным, если стороны прямо договорились об этом или если это следует из сути отношений между ними.

Договор ссуды между юридическими лицами, а также между юридическим и физическим лицом заключается в письменной форме ( ст. 828 ГКУ).

Условиями договора ссуды целесообразно предусмотреть, кто будет осуществлять расходы на содержание автомобиля, ремонт и т. п.

Поэтому когда отношения с владельцем авто оформлены (аренда или ссуда), то, по сути, на период командировки такое авто становится служебным.

Рассмотрим, как именно можно возместить расходы, связанные с использованием в командировке служебного автомобиля.

Напомним, что основным документом, определяющим порядок направления работника в служебную командировку, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59).

Согласно п. 1 этой Инструкции служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, который полностью или частично содержится (финансируется) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

Порядок возмещения расходов командированных работников определен разд. II Инструкции № 59.

При этом отметим, что данный раздел не содержит норм, определяющих порядок возмещения командированному работнику расходов на проезд служебным автомобилем (расходов на горюче-смазочные материалы, расходов, связанных с ремонтом, приобретением запчастей и т. п.).

В связи с этим указанные расходы не могут быть компенсированы как командировочные.

В то же время это не означает, что расходы, связанные с проездом в случае командировки на служебном автомобиле, вообще не компенсируются, ведь запрета на такие расходы действующее законодательство не содержит.

В этом случае следует понимать, что учреждение использует служебный автомобиль для поездки своего работника в рамках своей основной деятельности, поэтому и расходы на него будут считаться расходами на хозяйственные нужды.

Относительно вопроса применения КЭКР на расходы, связанные с эксплуатацией служебного автомобиля, советуем обратиться к консультации «По какому КЭКР приобрести бензин в командировке» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2016, № 15, с. 26).

Напомним: расходы на приобретение горюче-смазочных материалов осуществляются по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».

Порядок оформления документов для направления работника в командировку на автомобиле, а также возмещения командировочных расходов не отличается от порядка для обычной командировки.

Так, издается приказ о командировке, в котором указывается, что она будет осуществляться на служебном авто. Кроме того, утверждается маршрут движения, выписывается путевой лист и выдается аванс на командировку.

Если автомобилем будет управлять штатный водитель, то ему также оформляется командировка.

Одновременно с авансом на командировку учреждение должно выдать работнику подотчетные средства на хозяйственные нужды (для компенсации расходов на горюче-смазочные материалы и другие расходы).

Также отметим, что нормы использования горюче-смазочных материалов в случае использования собственного автомобиля работника, который стал служебным в результате заключения договора аренды или ссуды, определяются на основании Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43, если в учреждении издан приказ о том, что именно эти нормы используются для списания горюче-смазочных материалов.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше