Командировка на служебном автомобиле — не диковинка, поскольку практически все бюджетные учреждения имеют на балансе авто. К тому же, такие поездки являются достаточно удобными для командированных. Другое дело: целесообразна ли поездка именно на автомобиле, учитывая высокую стоимость бензина? Но это в конечном итоге решает руководитель учреждения. Итак, отвечаем на вопрос.
Основным документом, определяющим порядок направления работника в служебную командировку, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59).
В соответствии с этой Инструкцией служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью учреждения).
Порядок возмещения расходов командированных работников определен разд. II Инструкции № 59. При этом данный раздел не содержит норм, определяющих порядок возмещения командированному работнику расходов на проезд служебным автомобилем (на горюче-смазочные материалы, ремонт авто, приобретение запчастей и т. п.).
Поэтому указанные расходы не могут быть компенсированы как командировочные.
Но это не означает, что расходы на проезд в случае командировки на служебном автомобиле вообще не компенсируются, ведь запрета на такие расходы действующее законодательство не содержит.
В этом случае учреждение использует служебный автомобиль для поездки своего работника в рамках своей основной деятельности, поэтому и расходы на него будут считаться расходами на хозяйственные нужды.
При применении КЭКР следует исходить из экономической сущности платежа и руководствоваться Инструкцией по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.
Как мы уже отмечали, расходы на эксплуатацию служебного автомобиля в командировке зачисляются в общехозяйственные расходы, а не в расходы на командировку. В связи с этим такие расходы следует осуществлять не по КЭКР 2250 «Расходы на командировку», а по КЭКР, соответствующему экономической сущности расходов.
Так, расходы на приобретение горюче-смазочных материалов осуществляются по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».
Поездка в командировку на автомобиле — это не только расходы на бензин. Могут произойти и неожиданные события, например, поломка авто. Если в командировке возникнет необходимость приобрести запчасти для авто, то такие расходы также следует осуществить по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». А вот если водитель обратится на СТО, чтобы неполадку ликвидировали ее специалисты, то оплатить услуги по текущему ремонту придется по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)».
Заметим: порядок оформления документов для направления работника в командировку на служебном автомобиле, а также возмещения командировочных расходов не отличается от порядка для обычной командировки.
Так, руководитель учреждения должен издать приказ о командировке, в котором необходимо указать, что командировка будет осуществляться на служебном автомобиле учреждения. Кроме того, следует утвердить маршрут движения, оформить путевой лист и выдать работнику, направляемому в командировку, аванс на командировку.
Если автомобилем будет управлять штатный водитель, то ему также оформляется командировка.
Одновременно с авансом на командировку учреждение должно выдать работнику подотчетные средства на хозяйственные нужды (для компенсации расходов на горюче-смазочные материалы и другие расходы).
