Бюджетування грантових проектів

Основні аспекти бюджетування грантових проектів

Давайте спочатку розглянемо, що ж таке грантовий проект узагалі?

Ось що про це зазначено у Вікіпедії.

Гранти — грошові або інші засоби, що передаються громадянами та юридичними особами (у тому числі іноземними), а також міжнародними організаціями для проведення конкретних наукових досліджень, розробки законопроектів, підготовки кадрів та інших цілей на умовах, передбачених грантодавцем.

Гранти надаються безкоштовно і без повернення. За допомогою грантів здійснюється необхідна підтримка проектів, котрі не є прибутковими, але відіграють важливу роль у розвитку суспільства або громади. Діяльність, що не отримує адекватного фінансування з боку держави, також може бути підтримана за допомогою грантів. Наприклад, некомерційні організації, що існують в країні, часто опираються на гранти як на основне або навіть єдине джерело свого доходу.

Таким чином, за рахунок грантів можна вирішувати багато важливих питань розвитку територій та покращення якості життя, на які, зазвичай, не вистачає коштів у місцевих бюджетах.

На сьогодні в Україні діє низка донорів, які надають фінансову підтримку в різних напрямках громадським, урядовим організаціям, органам місцевого самоврядування, підприємцям, науковцям, фізичним особам тощо. Наведу приклади лише деяких з них:

— Програма розвитку ООН в Україні (ПРООН)

(веб-сайт: www.ua.undp.org/content/ukraine/uk/home.html);

— Платформа розвитку громадянського суспільства

(веб-сайт: www.cd-platform.org);

— Посольство США в Україні — один із системних донорів, що здійснюють свою діяльність протягом тривалого часу.

(веб-сайт: www.ukrainian.ukraine.usembassy.gov/uk/programs-grants.html);

— Швейцарська агенція з розвитку та співробітництва (SDC)

(веб-сайт: www.eda.admin.ch/deza/en/home/countries/ukraine.html;

сторінка оголошень: www.iom.org.ua/ua/tenders/current-tenders);

— Європейський фонд підтримки демократії

(веб-сайт: www.democracyendowment.eu);

— Німецьке товариство міжнародного співробітництва GIZ

(веб-сайт: www.giz.de);

— Європейська комісія в Україні

(веб-сайт: www.eeas.europa.eu/delegations/ukraine/index_uk.htm).

Європейська комісія в Україні має кілька програм та великих проектів. Конкурси від Європейської комісії оголошуються постійно. За різними програмами і проектами, сума, яку можна запитувати, різна — від 50 тис. до 500 тис. євро;

— USAID: Агенство США з міжнародного розвитку

(веб-сайт: www.usaid.gov/uk/where-we-work/europe-and-eurasia/ukraine;

офіційні сайти оголошень USAID: www.grants.gov та www.fbo.gov).

Програми Агентства надають підтримку Україні передусім у таких сферах, як досконале врядування, економічний розвиток, зміцнення системи охорони здоров’я та надання гуманітарної допомоги;

— Посольство Канади в Україні

(веб-сайт: www.canadainternational.gc.ca/ukraine/index.aspx?lang=ukr);

— Малі проекти Посольства Королівства Нідерландів — Matra-Kap

(веб-сайт: www.ukraine.nlembassy.org)

Сума фінансової підтримки, що надається проекту в рамках програми «Матра/КАП», становить максимум 25000 нідерландських гульденів (11345 євро);

— Гранти Посольства Федеративної Республіки Німеччини в Україні

(веб-сайт: www.kiew.diplo.de/Vertretung/kiew/uk/Startseite.html);

— Гранти від Посольства Швеції в Україні

(веб-сайт: www.swedenabroad.com/en-GB/Embassies/Kyiv).

Співробітництво з Україною сфокусовано у трьох основних напрямках:

1) економічна інтеграція з країнами ЄС та ринкова економіка;

2) демократичне врядування та права людини;

3) природні ресурси і навколишнє середовище;

— Монсанто Україна

(веб-сайт: www.monsanto.com/global/ua/ourcommitments/pages/default.aspx)

«Монсанто» — це приватна компанія, яка зареєстрована на території США. Основною метою компанії є сталий розвиток сільського господарства.

Отримати фінансування від компанії «Монсанто» можуть громадські об’єднання та благодійні організації.

Максимальний розмір гранта — 200000 грн.;

— Глобальний інноваційний фонд — Global Innovation Found

(Веб-сайт: www.globalinnovation.fund Global Innovation Found).

Це некомерційний інноваційний фонд, який фінансує проривні та інноваційні ідеї для поліпшення соціально-економічного життя в країнах з низькими доходами — у країнах, що розвиваються.

Детальну інформацію про конкурси, що оголошуються, ви можете знайти на сайтах організацій-донорів.

Існує два різних підходи в проектній діяльності.

До першого відносять проекти, які готуються під оголошені програми та/або конкурси.

Другий підхід передбачає так звану попереджувальну грантову діяльність і означає розробку ініціативного проекту з подальшим пошуком для його реалізації засобів, тобто проектним фандрайзингом. І досвід країн з високою донорською активністю показує, що така проектна діяльність досить продуктивна.

В Україні більшість грантошукачів дотримуються першого підходу.

Для отримання гранта потрібно взяти участь у грантовому конкурсі, який, як правило, оголошується в рамках певної грантової програми. Проект, що подається на конкурс, повинен відповідати меті і напрямкам грантової програми.

Кожен з донорів висуває свої вимоги до проектів, оформлення заявок та переліку документів, які необхідно додавати до проекту. Дуже часто до оголошення про конкурс додається форма заявки і бюджету проекту. Тому треба досить уважно вивчати умови конкурсу і чітко дотримуватися усіх вимог, зазначених в оголошенні.

Насамперед треба чітко розуміти, що Проект і заявка на грант — це не одне і те ж саме. Грантова заявка являє собою фінальну частину розробки проекту, стислий опис того, що ви збираєтеся здійснити.

Проект — це послідовний опис запланованих дій, які будуть виконані для вирішення певної проблеми і досягнення конкретних результатів.

Грантова заявка, зазвичай, включає такі розділи:

— анотація;

— опис організації;

— постановка проблеми;

— мета проекту;

— завдання проекту;

— методи вирішення поставлених завдань;

— календарний план (графік);

— кошторис (бюджет);

— критерії оцінки ефективності проекту;

— перспективи подальшого розвитку проекту.

З основних причин, які призводять до відмови у фінансуванні грантового проекту донорами, можна виділити такі:

1) мета проекту не відповідає пріоритетам програми або конкурсу грантів;

2) місія організації не відповідає діяльності, заявленій у проекті;

3) організація не має досвіду в цій області;

4) погано розроблений робочий план виконання проекту;

5) мають місце технічні помилки;

6) недостатньо деталей;

7) бюджет проекту не відповідає програмній діяльності або значно перевищує реальні розрахунки.

Щоб домогтися успіху у реалізації проектів із залученням грантових коштів, необхідно час і завзятість. Після того як ви підготуєте заявку на проект, може піти весь рік на те, щоб отримати грошові кошти, необхідні на його здійснення. Навіть ідеально написана заявка, подана в перспективну організацію, може бути відхилена через цілу низку причин.

Серед основних недоліків проектів можна виділити два основних типи:

I. Недоліки, пов’язані з описом загальних характеристик організацій, які подають грантову заявку:

— об’єктивні: невизначеність або неправильне формулювання місії організації; недоліки в стратегічному плануванні діяльності організації; неясність способів взаємодії організації із зовнішнім середовищем, у тому числі між- і внутрішньогалузевої взаємодії і взаємодії з місцевою громадою;

— суб’єктивні: стійкість і розвиненість організації; стиль менеджменту організації.

II. Недоліки, обумовлені відсутністю досвіду і фахової підготовки та особистісними якостями виконавців проектів:

— об’єктивні: невміння писати проекти; недостатні навички виокремлення і формулювання соціальних проблем; невміння аналізувати необхідну на передпроектному етапі інформацію; відсутність навичок цілепокладання; схильність плутати цілі із завданнями, а завдання із заходами; невміння виробляти критерії оцінки ходу проекту; відсутність навичок бюджетування проектної діяльності;

— суб’єктивні: неуважність, недбалість, відсутність точності та ясності тексту.

Шляхи вирішення проблем

Не вдаючись в опис кожної з перерахованих проблем, спробуємо розібратися в тому, як їх вирішити.

Проблеми організації.

Не будемо міркувати про несформульованість місії більшістю організацій, натомість укажемо, що її відсутність ускладнює планомірний розвиток, позиціювання в зовнішньому середовищі і взаємодію з ним, визначення завдань менеджменту, виділення цільових груп тощо. Будемо вважати, що замість місії в цьому випадку необхідно керуватися статутними документами організації.

Важливо! Ви не можете розробляти проект, цілі, завдання та заходи якого не відповідають тому, що записано в місії, статутних та інших необхідних для діяльності організації документах.

Особистісні якості виконавців проектів.

Дуже багато недоліків експерти (оцінювачі проектів) відзначають в описах через недбалість виконавців.

1. Особисті помилки авторів проекту. Неточність і неакуратність в оформленні заявок. Арифметична неточність.

Важливо! Тричі перевірте всі цифри в заявці. Помилка в розрахунках або проста помилка дають привід думати, що ви будете так само неакуратні при витрачанні грантових коштів.

2. Мовна неточність.

Важливо! Будьте точні у вживанні термінології і понять.

3. Неточність і неакуратність в оформленні. Неприємно і важко читати «сліпий» текст на непронумерованих сторінках, розбирати нечітку печатку організації, зв’язуватися за неіснуючою адресою або за неправильно вказаному номеру телефону.

Важливо! Будьте максимально уважними під час оформлення документації. Пожалійте експертів і клерків грантодавальних організацій: вони теж люди.

4. Неясність стилю викладу заявки. Експерт або інший фахівець, який аналізує ваш проект, повинен ясно розуміти проблему вашого проекту, спосіб, яким ви збираєтеся цю проблему вирішувати.

Уникайте:

— надто складних граматичних конструкцій;

— довгих, складно підпорядкованих речень, при читанні яких утрачається сенс написаного (наприклад: «побудова інформаційної моделі національних культур, відтворення цілісної картини розвитку національних культур в різноманітті зв’язків і варіантів, єдності минулого і майбутнього за допомогою формування документальних та електронних масивів…»);

— перевантаженості термінологією;

— «красивих» фраз, які не містять конкретної інформації (наприклад: «збереження фондів як засобу передачі інтелектуальної спадщини минулого і сьогодення майбутнім поколінням», «підтримка формування інформаційної культури через створений у проекті Web-сайт»);

— повторюваних міркувань типу: «Проблема полягає в тому, що в нашій організації немає 17-дюймових моніторів. Придбання таких моніторів вирішить проблему». Краще покажіть, який зв’язок між тим, що ви придбаєте 17-дюймові монітори і діяльністю за проектом.

Не вживайте:

— жаргонні слова і маловідомі скорочення, навіть якщо це професійна мова;

— зворотні дієслова («проект здійснюється», «намічаються заходи» тощо). Замініть їх активними дієсловами або короткими дієприкметниками («проект буде здійснений», «заплановані такі заходи»);

Використовуйте позитивний і конструктивний стиль («впевнені» замість «здається», «вирішення проблеми» замість «боротьба з проблемою»).

Виключіть негативні пропозиції з часткою «не». Не пишіть проект від першої особи, це викликає думку про вашу самовпевненість.

Залучіть увагу грантодавця до того, що ви розглядаєте грант не як дарунок, а як соціальні інвестиції в майбутнє.

Не обмежуйтесь лише описом проблем. Опишіть можливості, які з’являться в результаті виконання проекту.

Виділяйте найбільш важливі, на ваш погляд, місця в тексті. Замість довгих описів використовуйте таблиці і діаграми.

Об’єктивні помилки авторів грантових заявок

Якщо зазначені помилки характеризують авторів грантової заявки як людей, що неакуратно відносяться до власних текстів, то помилки, про які йтиметься зараз, свідчать про те, що у цих авторів відсутній досвід розробки проектів.

1. Невміння аналізувати передпроектну інформацію.

Багато проблем при написанні грантових заявок виникають тому, що виконавці проектів не вміють уважно аналізувати інформацію, необхідну для розробки проекту: неуважно читають місію грантодавців, умови конкретного конкурсу/програми, підсумки минулих конкурсів.

Крім того, вони, як правило, мало знайомі із ситуацією на ринку проектних ідей, де, можливо, подібний проект уже колись був реалізований. Систематизувати ці проблеми досить складно, тому наведемо лише кілька правил.

2. Невміння формулювати проблему проекту.

Помилки щодо неправильної постановки проблеми є системними і виправленню не підлягають. Проблема є в протиріччі між ідеальною ситуацією і реальністю: між бажаним і дійсністю.

Проект — інструмент вирішення зазначеного (сформульованого) протиріччя. Щоб підібрати адекватний інструмент вирішення соціальної проблеми, необхідно її зрозуміти, тобто виділити проблему із соціальної ситуації.

До постановки проблеми відноситься і визначення так званих бенефіціарів проекту, тобто цільової групи, ресурсоотримувачів. Дуже важливо, щоб заявка чітко визначала, що мається на увазі під бенефіціарами проекту.

Наприклад, бенефіціарами проекту, який покликаний переконати уряд посилити заходи з контролю за забрудненням навколишнього середовища промисловими підприємствами, будуть мільйони людей, зацікавлені в зниженні промислових викидів у повітря, якими ми всі дихаємо.

Освітній проект, націлений на впровадження демократично орієнтованої громадянської навчальної програми в 15 школах у певному районі, матиме більш скромну групу бенефіціарів, чисельність якої піддається більш точному виміру. Адміністрація шкіл, викладачі, місцева адміністрація і батьки — усі вони можуть отримати благо чи вигоду від проекту. Такі особи іноді називаються непрямими бенефіціарами, і число осіб з цієї категорії може бути дуже великим. У кожній заявці має бути чітко визначено, що мається на увазі під поняттям «бенефіціар», а також указані можливі способи вимірювання того, як проект вплине на бенефіціарів. Якщо не можна чітко визначити категорію бенефіціарів і виміряти результати проекту, то неможливо буде визначити його успішність.

Останнім часом спостерігається нова тенденція до «глобалізації» проблем, що стоять перед грантозаявителями. Намагайтеся бути реалістами: від річного проекту з дуже конкретним бюджетом і невеликою кількістю виконавців можна очікувати рішення «глобальних» проблем.

Інший приклад. Університет S подав заявку на грант, у рамках якого передбачалося ввести в навчальний план вивчення дисципліни F. При цьому заявлялося, що вивчення саме цієї дисципліни підвищить шанси випускників університету на ринку праці. Цільовою групою проекту були визначені студенти, які вивчають цю дисципліну. Однак експерти відхилили заявку, тому що, на їхню думку, вивчення дисципліни F не приведе до поліпшення доступу випускників університету до робочих місць. Сталося це тому, що кінцевими споживачами ресурсів проекту повинні були б стати потенційні роботодавці, а не студенти. У заявці відсутні відомості про те, чи вважають самі роботодавці, що їх потенційним працівникам потрібні знання з дисципліни F.

Тож давайте визначимо основні правила з цього приводу.

Важливо!

Правила:

— при постановці проблеми використовуйте кількісні та якісні показники;

— продемонструйте, як і чому виникає проблема (або потреба) цільової аудиторії і чому саме ваша організація зможе її вирішити;

— при постановці проблеми потрібно співвіднести інтереси цільової групи з інтересами організації, що реалізує проект;

— виклад проблеми має виходити за рамки простого опису, як, наприклад, «рівень тяжких злочинів зростає на 10 % з 2001 року»; має бути поданий стислий аналіз різних факторів, які призвели до проблеми;

— відсутність фінансів не сприймається як основна проектна проблема.

До речі, проблематизація, тобто постановка соціальної проблеми, теж може бути предметом окремого проекту.

3. Відсутність навичок цілепокладання, формулювання завдань і розробки діяльності.

Можна виділити кілька основних труднощів, пов’язаних із цілепокладанням.

1. Невідповідність мети проекту поставленій проблемі. Про це вже говорилося. Сюди ж можна віднести і «глобалізацію» мети. Мета — досить загальне твердження, яке демонструє тип проблеми і заявляє про необхідність її вирішення, предмет прагнення. Сформулювати мету — означає представити бажану ситуацію в майбутньому. Ясність мети дозволяє чітко визначити кінцеве завдання всієї діяльності в рамках програми, а також провести оцінку реалізації проекту. Наприклад, проблема і мета можуть відповідати одна одній у такий спосіб:

Проблема: Неясність і неадекватність законодавства щодо соціальної безпеки і соціальної справедливості.

Мета: Удосконалити законодавство щодо соціальної безпеки і соціальної справедливості.

2. Змішування мети і завдань. Мета і завдання — не одне й те саме. Завдання — конкретні кроки з досягнення мети, які піддаються вимірюванню. Вони визначають діяльність. Таким чином, мета — стратегія, а завдання — тактика проекту. Співвідношення цілей і завдань може бути таким:

Мета повинна становити найвищу точку досягнень, до якої потенційний грантоотримувач прагне дістатися.

Наприклад, метою може бути «підвищення сприйняття певними групами населення норм права як основного принципу соціального порядку та організації суспільства».

Тоді проектні завдання повинні бути більш визначеними, наприклад: «протягом місяця прочитати 10 лекцій підліткам мікрорайону № про норми поведінки на вулиці», «забезпечити приїжджаючих в м. № брошурами про їхні права при спілкуванні з муніципальною поліцією».

Не може в цьому випадку бути завданням, наприклад, така теза: «роз’яснити приїжджаючим в м. № їх права при спілкуванні з муніципальною поліцією».

Розділ завдань у заявці є першим етапом, на якому експерт очікує побачити певну ступінь точності, ясності і вимірності. Якщо формулювання завдань нечітке, висловлене загальними фразами, побудоване недостатньо логічно і взагалі виконання завдання не може бути жодним чином оцінене, експерт має право повернути заявку без подальшого аналізу.

3. Наступною типовою помилкою є плутанина між завданнями і діяльністю за проектом. Якщо завдання — це конкретні кроки з досягнення мети, то діяльність за проектом є способом вирішення цих завдань, тобто для вирішення, умовно кажучи, завдання 1 ви повинні з 15 по 25 травня 2017 року провести перший захід, а з 20 по 25 червня — другий. Для вирішення завдання 2 потрібні інші заходи в інші строки. У цьому розділі описується те, що потенційний грантоотримувач планує зробити для виконання поставлених перед ним завдань. Найважливіше запитання: чи мають запропоновані види діяльності чіткий причинний зв’язок з поставленими завданнями. Експерт, який читає вашу заявку, повинен знайти підтвердження такого: якщо проводиться діяльність А, то завдання Б буде виконане.

Важливо!

При цьому слід дотримуватися таких правил:

Що і як? Детально опишіть, що буде робитися в проекті з самого початку до самого кінця. Уся діяльність повинна повністю відповідати завданням, які ви поставили.

Коли? Укажіть порядок і час виконання ваших заходів. Іноді має сенс представити календарний план заходів.

Чому? Можливо, доведеться обґрунтувати методи, тим більше нові або завідомі. Чому запланована діяльність призведе до очікуваних результатів? Ви можете відповідати на ці питання різними способами, у тому числі і користуючись експертними оцінками і/або прикладами з інших успішно завершених проектів.

Навіщо? Кому потрібні результати проекту? Хто буде цільовою групою, тобто кінцевими споживачами його результатів? Як проект вплине на життя спільноти?

4. Невміння виробляти критерії оцінки ходу проекту. Вам не просто потрібно спланувати проект, але й зрозуміти, як він буде працювати, як його можна коригувати.

У заявці повинні міститися достовірні і перевірені способи управління проектом. Розділ заявки з управління проектом має містити докладний план здійснення проекту. Для компактного представлення періодів для різних запланованих видів діяльності потрібно скласти план-графік. Необхідно продемонструвати реалістичність, здійсненність плану.

Найчастіше автори проектів недооцінюють час, необхідний на підготовку і здійснення запропонованої діяльності та на складання звіту за нею. Іноді виходить, що для вирішення завдання А необхідно провести захід Б, а при уважній експертизі проекту з’ясовується, що запланований захід не вирішує поставлених завдань. Не слід заявляти, що ви будете діяти певним чином, якщо у вас немає переконливих аргументів на користь того, що ваші дії призведуть до конкретного результату. Цей результат і буде в цьому випадку критерієм успішності проекту.

Складання бюджету проекту

Тепер давайте перейдемо до наступної типової помилки розробників проектів: невміння бюджетувати проект.

Бюджет проекту становить кошторис передбачуваних цільових витрат, необхідних для здійснення проекту, логічне продовження проекту, його фінансове обґрунтування. Це один з найважливіших документів, який дозволяє оцінити можливості фінансування проекту.

Навіть найталановитіші і найдосвідченіші автори проектів неуважно ставляться до цієї частини грантових заявок. Практика оцінки проектів грантодавальних організацій свідчить про те, що колосальна маса дуже хороших, правильно і логічно написаних, структурованих заявок відхиляється тільки тому, що в оцінювачів проекту виникає враження, що або бюджет насправді відноситься до іншої заявки, або при її написанні автори діють як недбайливі школярі, «підганяючи» проект під заявлений бюджет.

Є загальноприйнятий алгоритм розробки бюджету, який передбачає відповіді на такі запитання:

1. Наскільки точно в заявці визначаються мінімальні й очікувані затрати на здійснення діяльності?

2. Чи точно прораховані час і витрати, необхідні для проекту, і чи відповідають вони графіку заходів?

Оцінювач проекту обов’язково перевірить заявлений бюджет на предмет відповідності всіх його позицій витратам, заявленим у проекті.

Іноді сумлінний розробник заявки перевантажує бюджет деталями, завищуючи свою здатність прогнозувати витрати. Такий бюджет розглядається як нереалістичний і надмірно деталізований. Таким же вважається і «роздутий» бюджет.

Грантодавці, як правило, відчувають «нелюбов» до накладних витрат і вимагають, щоб організація, що здійснює проект, платила за накладні витрати з інших джерел.

Розглянемо практичні рекомендації зі складання бюджету проекту.

Бюджет проекту — це постатейний список передбачуваних витрат, необхідних для виконання робіт щодо досягнення цілей проекту.

Бюджетування проекту (процес складання і прийняття бюджету) — це процес призначення оцінок вартості всім операціям у проекті. У результаті всі витрати й ресурси проекту розподіляються за окремими операціями.

Кошторис витрат на реалізацію грантового проекту є найголовнішою частиною проекту. Бюджет переглядають усі. У цій частині проекту необхідно врахувати все, на що витрачаються ресурси, а так само основні фактори, що впливають на розміри витрат.

Бюджет проекту повинен бути насамперед обґрунтованим. Це означає, що витрати на обладнання, матеріали та інші витрати повинні бути дійсно необхідні для здійснення проекту, а не розрахованими із загальних потреб заявника.

При отриманні проекту конкурсна комісія насамперед звертає увагу на:

— загальну вартість проекту;

— запитувані кошти;

— внесок самої організації до витрат з його реалізації.

При складанні кошторису витрат необхідно конкретизувати частку заявника у вартості проекту. Вона може знаходитися в різних статтях витрат бюджету: оплаті праці, оренді приміщення, яке буде використано в процесі реалізації проекту, витратних матеріалах, транспортних витратах тощо.

Природно, що всі ці витрати безпосередньо пов’язані з реалізацією проекту, але дуже часто не враховуються при складанні його бюджету.

Витрати на персонал, передбачені проектом, як правило, не вважаються внеском у натуральній формі і можуть розглядатися як співфінансування в бюджеті проекту, якщо вони понесені заявником або його партнерами.

Крім того, більшість донорів висуває вимогу про наявність співфінансування (власного вкладу в проект) з боку заявника і партнерів, обсяг якого варіюється залежно від програми, типу проекту тощо. Як правило, власний внесок організацій-грантоотримувачів повинен складати від 10 до 40 % загального бюджету проекту.

Насамперед це дозволяє експертам донора визначити, що ваша організація може знайти будь-які ресурси для продовження виконання подібних робіт після завершення фінансування проекту.

Ресурси грантоотримувачів (волонтери, співробітники, приміщення, обладнання, заробітна плата тощо) дають можливість грантодавцям зменшити витрати на ваш проект і направити кошти на інші проекти.

Пам’ятайте, що власний матеріальний внесок організації є для донора кращою гарантією ваших намірів довести проект до кінця. Матеріальний внесок з інших джерел фінансування свідчить про зацікавленість інших організацій у реалізації цілей вашого проекту, а також про ваші організаційні здібності фандрайзера.

Заявник і партнери проекту (грантоотримувачі), як правило, можуть передати на субпідряд виконання лише обмеженої частини всіх заходів у рамках проекту. Більшість заходів повинно бути реалізовано самим заявником і партнерами.

Зазначимо, що витрати за проектом поділяються на допустимі і неприпустимі.

Допустимі витрати — це витрати, які є необхідними для реалізації проекту; будуть понесені партнерами проекту в період його реалізації; будуть підтверджені рахунками-фактурами або бухгалтерськими документами; можуть бути ідентифіковані та перевірені, підтверджені оригіналами документів.

До найбільш поширених допустимих витрат можна віднести:

— витрати на персонал, включаючи винагороди, страхування та інші додаткові витрати;

— витрати на проїзд та проживання персоналу проекту;

— вартість оренди приміщень;

— витрати на обладнання (нове або вживане) і послуги за ринковими розцінками;

— витрати на експлуатацію обладнання та закупівлі;

— витрати за субпідрядними договорами;

— витрати, пов’язані безпосередньо з виконанням вимог і умов контракту (поширення інформації, процес оцінки, аудит, переклад, публікації, страхування тощо), включаючи фінансові послуги (зокрема, банківські перекази і комісії, а також фінансові гарантії).

Найбільш поширені неприпустимі витрати:

— внесок у натуральній формі;

— борги та резерви на покриття збитків і боргів;

— виплата відсотків;

— закупівлі із засобу інших програм або джерел ЄС;

— придбання землі і будівель, за винятком випадків, коли це необхідно для безпосереднього виконання заходу (у цьому випадку власність повинна бути передана кінцевим бенефіціарам після завершення проекту);

— втрати на курсі при обміні валют;

— податки, включаючи ПДВ;

— борги третіх сторін;

— контракти на виконання робіт між організаціями — партнерами проекту;

— неоплачувана волонтерська робота персоналу проекту.

Ще раз нагадаємо про те, що бюджет проекту повинен бути реалістичним.

Не варто закладати в бюджет, наприклад, покупку двох ноутбуків, якщо це не випливає зі змісту проектної пропозиції і можна обійтися одним. Експерт організації-донора, який проводить оцінку проектної заявки, може легко помітити завищення бюджету, і це відіб’ється на загальній оцінці вашої проектної пропозиції.

Крім того, при складанні бюджету проекту слід ураховувати різні підходи до калькуляції витрат. Так, у рамках різних програм широко використовується підхід до калькуляції витрат (на оплату праці співробітників, проїзд, добові виплати під час перебування у відрядженні тощо) виходячи з витрат на умовну одиницю.

При складанні бюджету необхідно також ураховувати розміри і черговість грантових виплат, установлені донорами грантової допомоги. Необхідно спланувати витрати і заходи в рамках проекту таким чином, щоб була забезпечена його безперервна успішна реалізація.

Як правило, грантоотримувачі одержують фінансові кошти від донора декількома траншами, а в кінці реалізації проекту відбувається остаточний розрахунок за статтями бюджету.

Визначимо критерії оцінки бюджету:

1. Розмежовування власних коштів.

2. Відповідність описовій частині заявки.

3. Достатність суми для забезпечення всіх робіт, зазначених в описовій частині заявки.

4. Докладність бюджету.

5. Включення всіх статей, що фінансуються грантодавачем.

6. Включення всіх статей, що фінансуються з власних ресурсів заявника.

7. Виділення витрат на податки від заробітної плати.

8. Виділення витрат на оплату праці від інших прямих витрат.

Плануючи бюджет, необхідно ще раз уважно прочитати розділи «Цілі і завдання» та «Методи і механізми реалізації проекту», щоб визначити, на що мають витрачатися кошти і які чинники будуть впливати на розміри витрат.

Так, наприклад, програма, яка не потребує оплачуваних працівників для свого виконання, буде дешевше програми з постійним штатом.

Кожен бюджет має спиратися на цілі і завдання та пропоновану вами методологію. У контексті вашої програми почніть складати список необхідних посад, використовуваного обладнання, потрібного приладдя, транспортних витрат тощо. Це важливо врахувати, інакше може виявитися, що бюджет і проект не будуть збігатися.

До вашої заявки може бути додано простий бюджет на одну сторінку із зазначенням планованих витрат. Або ваша заявка може зажадати більш складних пояснень за бюджетом, наприклад, одну сторінку про передбачувані надходження і доходи та пояснення за різними статтями витрат або надходжень.

Розрахунок бюджету проекту

Приступаючи до складання бюджету, перегляньте змістовну частину вашої заявки та складіть список усього персоналу й інших статей витрат, пов’язаних з реалізацією проекту. Переконайтеся в тому, що ви склали перелік не тільки нових витрат, але й поточних витрат за статтями, пов’язаних з реалізацією проекту. Потім отримайте дані про відповідні витрати у співробітника вашої організації, який відповідає за бухгалтерський облік. Вам може знадобитися оцінка співвідношення поточних витрат вашої організації, які будуть віднесені на рахунок проекту, і нових витрат, наприклад, заробітна плата майбутнього персоналу, який ви плануєте взяти на роботу. Вкажіть витрати, які ви визначили, навпроти кожної зі статей, що містяться у вашому списку.

При підготовці більшості проектів витрати слід групувати за підкатегоріями, що відображає основні статті витрат. Усі основні витрати повинні бути розподілені за підкатегоріями, а невеликі статті витрат можуть бути зведені в один рядок. Ви можете розділити витрати у вашому бюджеті на витрати на персонал і проектні витрати:

— витрати на персонал можуть включати такі підкатегорії, як заробітна плата, соціальні виплати та консультанти;

— проектні витрати можуть включати дорожні витрати, обладнання та друковані роботи, наприклад, із зазначенням суми в доларах на кожному рядку.

Різні фонди висувають різні вимоги до складання бюджету.

Приватні фонди, зазвичай, запитують менш докладні відомості, ніж державні.

Рекомендований бюджет складається з трьох розділів:

1) оплата праці;

2) основні витрати;

3) непрямі витрати.

Розглянемо ці розділи докладніше.

1. Оплата праці.

Зарплата і гонорари.

У цей розділ запишіть усіх працівників, які працюють на повній ставці або на півставки.

Консультативні та контрактні послуги.

Друга частина першого розділу бюджету. Сюди ви включаєте оплачуваних консультантів та консультантів-добровольців. Ви можете обирати, що включити в цю частину, а що в частину 1.

Якщо, наприклад, бухгалтерські послуги надаються вам безкоштовно, буде краще включити їх сюди. Короткочасні послуги, пов’язані з наданням допомоги в освоєнні технологій, програмного забезпечення й устаткування, також добре сюди підходять. Будьте логічні, обираючи, що включити в цю частину. Урахуйте, що в цю статтю не входять транспортні витрати і добові для консультантів.

2. Основні витрати.

Вартість приміщення.

У цій частині другого розділу ви вказуєте вартість усіх приміщень, що використовуються, комунікацій тощо. Включаючи орендовані вами і передані вам в постійне користування. Вартість оренди приміщення та експлуатаційних витрат повинні відповідати переважаючим у вашій місцевості. Включіть в цей розділ також вартість страховки, ремонту, а також плату за телефон (вкажіть число телефонних апаратів, номерів, вартість установки номера / апарата, щомісячну плату за один апарат/номер).

Оренда і купівля обладнання.

Сюди запишіть усе обладнання, яке ви припускаєте орендувати або купити для використання в роботі за проектом. Також сюди входить обладнання офісу, меблі, комп’ютери, копіювальні машини, факс, автомобіль тощо. Намагайтеся записувати обладнання в розумних межах. Усіма можливими способами намагайтеся отримати якомога більше обладнання з власних джерел (колонка «Наявне»). Це не тільки знизить загальну суму проекту, але й продемонструє спонсору ваші потенційні можливості самофінансування. Уважно читайте регламентації державних фондів щодо того, що саме вони розглядають як «обладнання». Наприклад, часто обладнанням називають предмети, які коштують понад 500 доларів і/або призначені для експлуатації більше одного року. Можливо також, що придбання обладнання обмежене, а заохочується його оренда.

Витратні матеріали.

Зазвичай, сюди відносяться канцелярське приладдя, папір, ручки, скріпки, папки тощо. У США, наприклад, вважається достатнім мати таких матеріалів на 125 доларів на рік на людину. Якщо у вас є якісь спеціальні запити — укажіть їх. Наприклад, сюди можна включити вартість підручників, навчальних таблиць, а також реактиви, предметні скельця, пінцети, шпильки, папір для гербарію та інші предмети, необхідні для камеральної обробки польових матеріалів. Сюди ж можна включити витрати на передплату, друк публікацій і поштові витрати.

Витрати на відрядження і транспортні витрати.

Включіть сюди всі витрати, пов’язані з поїздками. Детально опишіть кожен пункт, не пишіть одразу великих сум без відповідних роз’яснень, щоб не викликати у спонсора питань. Включіть сюди витрати на проїзд виконавців проекту наземним транспортом, добові (з розрахунку на кожен день, відповідно до існуючих у вашій організації або районі нормам), проїзд до місця польових досліджень, перевезення вантажів, оренду автомобілів (якщо ви не включили це в розділ «устаткування») тощо.

Уточніть, які добові витрати прийнятні для конкретного місця. Наприклад, проживання в готелі Hilton в Києві обійдеться вам дорожче проживання в готелі м. Житомира.

Інші витрати.

Сюди включіть усе, що не ввійшло в попередні категорії. Наприклад, сюди можуть увійти витрати на оплату конференцій, нарад і робочих семінарів, членські внески, друкування матеріалів та оголошень тощо.

3. Непрямі витрати.

Третій великий розділ бюджету називається «Непрямі витрати». Наприклад, федеральний уряд США відносить до непрямих витрат «витрати, які важко пов’язати з якоюсь конкретною діяльністю або проектом, але тим не менш необхідні для нормального функціонування організації та успішного виконання її завдань».

Вартість зносу основних фондів, амортизації капітального обладнання, оплата праці адміністративних працівників, загальні комунальні витрати (телефон, газ, електрика, ліфт, антена тощо) можуть бути кваліфіковані як непрямі.

Іноді незручно розташовувати подібні витрати в частинах I і II, тому ви можете помістити їх всі разом у кінці бюджету в частині III. Як указує федеральний уряд, непрямі витрати — спосіб «чесно розподілити загальні витрати організації за проектами, які нею виконуються».

Як правило, організації мають свій рівень непрямих витрат, який зазвичай обчислюється як відсоток від загального фонду оплати праці або від загальних витрат, що вживається в розрахунках з джерелом державного фінансування.

Різні донори висувають різні вимоги до складання бюджету. Тому перед тим як починати розробляти детальний бюджет проекту, необхідно перечитати вимоги донора до його складання. Бюджет вашого проекту буде ретельно перевірятися за декількома позиціями. Це, наприклад, правильність складання, прозорість і відповідність вимогам донора (анкеті, формі таблиці, валюті розрахунків тощо).

Крім того, при розробці бюджету проекту не можна забувати про межі можливої грантової підтримки, установлені донором. Так, якщо максимальний поріг гранта становить 40000 євро, ви не можете запросити 50000 євро. У разі якщо можливий розмір гранта вже вказано, вам необхідно привести у відповідність масштаби вашого проекту й обсяг виконуваних завдань із вказаною сумою, дотримуючись балансу між реальними фінансовими потребами вашого проекту і можливостями та бажаннями донора.

Помилкові переконання розробників проектів, яких варто уникнути

Наприкінці статті хотілося б розглянути деякі помилкові переконання розробників проектів, яких варто уникати:

1. Фонд тільки й чекає, щоб озолотити мене. Здобуття вимагає активності. Саме це слово вказує на необхідність пошуку, вистежування, а не пасивного очікування того, що хтось прийде і дасть вам грошей. Не сидіть склавши руки. Якщо ви не знайдете відповідний фонд першими, це зроблять інші. Активно шукайте можливості, якщо не хочете програти.

2. Чим більше грошей я попрошу, тим більше мені дадуть. Зазвичай, чим більше бюджет проекту, тим складніше отримати гроші. На великі гранти можуть розраховувати лише відомі і перевірені часом організації з послужним списком успішно реалізованих проектів. Почніть з малого. Однак якщо ідея проекту не виправдовує запитаних коштів, може трапитися і так, що фонду навіть дуже скромний запит здасться завищеним. Будь-який спонсор бажає отримати віддачу від своїх грошей.

3. Отримавши грант від фонду, я гарантую собі отримання нових грантів від того ж фонду в майбутньому. Жоден грант не може бути гарантією автоматичного отримання нового фінансування від того ж (або іншого) фонду. У ваших інтересах показати черговому грантодавцю, що у вас є вже ціла мережа фінансових джерел, за допомогою якої ви зможете як завгодно довго здійснювати свій проект. Пріоритетні напрямки фондів змінюються дуже часто. Не покладайте ні на один фонд надій на довічне фінансування. Фонд не усиновляє ні вас, ні вашу організацію!

4. Гроші в кишені — я їм господар і ні перед ким не повинен звітуватись. Грантодавці укладають договір з організацією, яка здійснює проект, що знаходиться у відповідності з потребами (інтересами, пріоритетами) самого грантодавця. Ваш проект стає, таким чином, тим документом, який юридично пов’язує вас і грантодавця. За цим контрактом ви зобов’язані вчасно надавати йому всю документацію: звіти, повідомлення про зміни в програмі тощо. Грант накладає на вас перш за все зобов’язання.

5. Збрехавши, представивши свою організацію в більш вигідному світлі, ніж є насправді, я досягну більшого, ніж у тому випадку, якщо напишу тільки правду. У вас може виникнути спокуса прикрасити правду. Навряд чи це може допомогти. Плідність ваших відносин з грантодавцем залежить в основному від того, наскільки ви довіряєте один одному. Якщо виявиться брехня, ви не тільки ризикуєте своєю репутацією, але і швидше за все повинні будете повернути вкладені гроші. Чесність — найкраща тактика.

6. Свої цілі і завдання я повинен повністю підпорядкувати інтересам грантодавця. Деякі претенденти переконані, що їхні шанси збільшаться, якщо орієнтиром для них будуть насамперед інтереси і цілі організації, якій вони подали заявку на грант, і тільки потім свої власні. Візьміть курс на рівноправне співробітництво. Визначте власні цілі й потреби і спробуйте зблизити їх з інтересами грантодавця. Ви не можете управляти вітром, але ви можете управляти вітрилами.

7. Відмова — це справжня катастрофа. У цій грі у вас дуже багато суперників. Зазвичай, тільки 10 % усіх претендентів отримують грант. Тому якщо на вашу пропозицію надійшла негативна відповідь, поставтеся до цього як до гарного уроку й спробуйте знову. Потрібно звернутися до грантодавця, щоб з’ясувати, чому він відмовився фінансувати вашу ідею, і ніколи не відмовляйтеся від наступних спроб. Якщо вас спіткала невдача, вчіться на своїх помилках і пробуйте знову й знову!

8. Фонд фінансує всіх потроху. Якщо просити мало або довго і нав’язливо просувати навіть нікчемний проект, то обов’язково дадуть гроші. Співробітників фонду можна також заворожити грандіозністю задуму (установити мир у всьому світі) і попросити профінансувати проект на 1500000 дол. У грантодавця є своя місія і свій мандат, відповідно до яких він виробляє власні пріоритети. У нього є гроші, але все одно їх кількість не нескінченна. Уважно читайте умови програми/конкурсу.

9. Чудових проектів багато, а грошей мало. Тому технологія отримання гранта нагадує технологію виграшу в лотерею. Буває і так, що на конкурс дійсно приходить дуже багато хороших проектів. Але вони не всі однакової якості. Проекти оцінюють кваліфіковані експерти, які в усьому розберуться. Пишіть хороші проекти і не посилайте їх на село дідусеві, а тільки тому грантодавцю, сфері інтересів якого заявлена вами в проекті ідея близька.

10. Свої ідеї нікому показувати не можна, особливо, якщо вони незрівнянно кращі. Конкуренти можуть вкрасти, зробити за нею проект і отримати грант. Конкуренція в проектній діяльності дійсно існує, але вона, як правило, не є недобросовісною. Пишіть інноваційний і якісний проект. Не потрібно винаходити велосипед.

11. Для отримання фінансування важливо встановити неформальні або дуже неформальні відносини зі співробітниками фонду. Склад експертів, які оцінюють проекти, як правило, ніколи не відомий. Дружба — дружбою, а служба — службою.

12. У проекті можна писати все що завгодно — головне, красиво, ґрунтовно й переконливо. У проблематиці можна зовсім не розумітися, потрібно тільки навчитися писати проекти під відповідний фонд. Проекти оцінюють дві категорії експертів: у галузі проектної діяльності і вузькі фахівці. Не пишіть вихолощених проектів: вони не потрібні ні вам, ні грантодавцю, ні суспільству.

13. Бюджет проекту слід складати під зав’язку. Жадібні співробітники фонду його все одно уріжуть. Але чим більше попросиш, тим більше залишиться. Бюджет дає можливість визначити реалістичність поставлених у проекті методів і завдань. Він же може багато розповісти про стиль управління персоналом, прийнятий у вашій організації. Не «підганяйте» проект під бюджет, а складайте бюджет для проекту.

14. Проблематику можна не вивчати, якщо ви володієте хорошим методом продукування чогось. Фонду можна продати і метод. Проект — це не рутина, що не повторюється, а унікальна діяльність щодо ефективної реалізації задуманої ідеї з певним строком, бюджетом, механізмом реалізації. Метод у цьому випадку не означає нічого, якщо він не підкріплений інноваційним підходом до вирішення конкретної проблеми.

15. Для написання «хорошого» проекту досить дізнатися у співробітників фонду, які проекти є «прохідними». Тільки поєднання нової ідеї з методом дає симбіоз форми та змісту. Не треба дізнаватися про це у співробітників грантодавця. Це й так написано в оголошенні про конкурс.

16. Щоб написати хороший проект, досить дістати який-небудь уже профінансований. Цей міф має під собою деякі підстави: отримавши фінансування на один проект, ви точно знаєте, який проект вам вже не треба писати. В іншому випадку ваш проект позбудеться однієї з найважливіших характеристик — інноваційності.