В соответствии со статьей 43 Закона Украины «Об общем среднем образовании» порядок делопроизводства в заведении общего среднего образования определяется руководителем в соответствии с законодательством.
Учитывая это, а также с целью упорядочения и дебюрократизации системы документооборота в заведениях общего среднего образования в соответствии с пунктом 369 Плана приоритетных действий Правительства на 2018 год Министерство образования и науки Украины издало приказ от 25.06.2018 г. № 676 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в заведениях общего среднего образования» <…>.
Одновременно признан утратившим силу приказ МОН от 23.06.2000 г. № 240 «Об утверждении Инструкции по ведению деловой документации в общеобразовательных учебных заведениях I — III ступеней» (согласно приказу МОН от 01.10.2018 г. № 1040).
Новой Инструкцией нормированы общие принципы ведения делопроизводства в заведениях общего среднего образования. Соответственно, на ее основании заведение образования будет утверждать собственную.
Такой подход максимально расширяет полномочия и индивидуализирует потребности заведения образования в документировании информации, связанной с принятием управленческих решений, и ограждает педагогов от излишних требований по обязательному хранению документов, утративших актуальность.
Инструкция не содержит перечня обязательной для заведений образования деловой документации.
Зато МОН предлагает принять к сведению Примерный перечень документов, создаваемых во время деятельности заведений общего среднего образования, с указанием сроков хранения (прилагается), составленный в соответствии с Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. № 578/5 <…> (с изменениями).
Указанный перечень актуализирован и сокращен — он по меньшей мере на 20 % меньше предыдущего. К примеру, МОН теперь не будет предлагать заведению образования хранить «нормативно-правовую документацию МОН по вопросам организации учебно-воспитательного процесса», составлять и вести «книгу записей результатов внутреннего контроля» или «книгу протоколов», а также вести «списки первичного учета детей, подлежащих обучению», поскольку учет детей дошкольного и школьного возраста уже относится к полномочиям местных органов исполнительной власти.
На основании примерного перечня документов заведение отныне будет формировать номенклатуру дел, которая будет группировать документы по содержанию и виду с целью оптимизации их учета, хранения и оперативного поиска нужной информации. При этом из Инструкции изъяты устаревшие и неактуальные требования по подготовке документов с помощью табуляторов.
Инструкция не содержит обязательных требований по планированию педагогическими работниками образовательной деятельности. Инструкция упорядочивает и детализирует требования к порядку документирования информации, связанной с принятием управленческих решений (подписка документа, его согласование и утверждение, удостоверение его копии и т. п.), а также ее хранению (регистрации, подготовки к архивному хранению, проведению экспертизы ценности документов и их уничтожению).
Инструкцией впервые упорядочены требования к оформлению документов, которые изготовляются с помощью компьютерной техники, а также предусмотрена возможность документирования управленческой информации лишь в электронном виде при наличии соответствующего технического обеспечения. Теперь это касается документов временного (до 10 лет включительно) хранения. В перспективе системное внедрение электронного документооборота позволит заведениям образования существенно сократить использование бумаги и других ресурсов, а также избежать дублирования информации на электронном и бумажном носителях.
Единые образцы обязательной деловой документации в заведениях общего среднего образования всех типов и форм собственности, утвержденные приказом МОН от 10.05.2011 г. № 423, на сегодняшний день остаются действующими. В то же время с учетом предложений педагогических работников и администрации заведений общего среднего образования, высказанных во время опроса по вопросам документооборота и отчетности, проведенного Министерством образования и науки Украины вместе с общественной организацией «ЭдКемп Украина» (согласно приказу МОН от 22.12.2016 г. № 1593), и положений новой Инструкции начата разработка новых образцов обязательной деловой документации.
Попутно информируем, что Инструкция является результатом многомесячных усилий экспертов МОН, Офиса дерегулирования, областных институтов последипломного образования, заведений образования и общественных организаций.
При разработке документа учтены предложения более 8 тысяч педагогов со всей Украины, которые участвовали в исследовании по дебюрократизации школьной деятельности «Дети и бумаги: как достичь баланса в школе», проведенном в рамках совместной инициативы общественной организации «ЭдКемп Украина» и Министерства образования и науки Украины в 2016 году, а также результаты общественного обсуждения Типовой инструкции, которое состоялось в марте 2017 года.
Заместитель Министра П. Хобзей
Приложение
к письму МОН
03.10.2018 г. № 1/9-596
Примерный перечень документов, создаваемых во время деятельности заведений общего среднего образования, с указанием сроков хранения1
| № п/п | Название вида документа | Срок хранения2 | |
| в заведениях, в деятельности которых создаются документы НАФ | в заведениях, в деятельности которых не создаются документы НАФ | ||
| 1. | Устав заведения | Пост., ст. 30 | До ликвидации заведения, ст. 30 |
| 2. | Приказы руководителя по основной деятельности | Пост., ст. 16-а | До ликвидации заведения, ст. 16-а |
| 3. | Приказы руководителя по кадровым вопросам длительного хранения (о приеме на работу, перемещении по должности, переводе на другую работу, совместительстве, увольнении; аттестации, повышении квалификации, стажировке, изменении биографических данных; поощрениях (награждениях, премированиях), оплате труда, начислениях разных надбавок, доплат, материальной помощи; всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков для ухода за ребенком, отпусков без сохранения заработной платы) | 75 л., ст. 16-б | 75 л., ст. 16-б |
| 4. | Приказы руководителя по движению учащихся/воспитанников | 15 л. | 15 л. |
| 1 Сроки хранения документов установлены с учетом требований приказа Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 «Об утверждении Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов» <…> (с изменениями). 2 Сроки хранения отдельных видов документов, которые не содержат ссылок на статьи Перечня типовых документов, определенные в этом приложении на основании практической целесообразности и перед составлением индивидуальной номенклатуры дел заведения, требуют согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива. | |||
| 5. | Приказы руководителя по кадровым вопросам личного состава временного хранения (о командировке; взыскании; предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением) | 5 л., ст. 16-б (примечание) | 5 л., ст. 16-б (примечание) |
| 6. | Приказы руководителя по административно-хозяйственным вопросам | 5 л., ст. 16-в | 5 л., ст. 16-в |
| 7. | Штатное расписание | Пост., ст. 37-а | 75 л., ст. 37-а |
| 8. | Правила внутреннего распорядка | 1 г. после замены новыми, ст. 397 | 1 г. после замены новыми, ст. 397 |
| 9. | Тарификационные списки | 25 л., ст. 415 | 25 л., ст. 415 |
| 10. | Положение о структурных подразделениях заведения (при их наличии) | Пост., ст. 39 | 75 л., ст. 39 |
| 11. | Должностные инструкции работников заведения | 5 л. после замены новыми, ст. 43 | 5 л. после замены новыми, ст. 43 |
| 12. | Протоколы общих собраний (конференции) коллектива | Пост., ст. 12-а | До ликвидации заведения, ст. 12-а |
| 13. | Протоколы заседаний педагогического совета, аттестационной комиссии и т. п. | Пост., ст. 14-а | 10 л., ст. 14-а |
| 14. | Годовой план работы заведения | 6 л. | 6 л. |
| 15. | Рабочий учебный план заведения | До замены новым | До замены новым |
| 16. | Коллективный договор | Пост., ст. 395-а | До ликвидации заведения, ст. 395-а |
| 17. | Расписание учебных занятий | Пока не исчезнет необходимость | Пока не исчезнет необходимость |
| 18. | Статистические отчеты по вопросам общего среднего образования (формы № ЗНЗ-1, № ЗНЗ-3, № 83-РВК и т. п.) | 1 г. | 1 г. |
| 19. | Документы (протоколы заседаний и решения аттестационных комиссий, характеристики, аттестационные листы) о проведении аттестаций и установлении квалификации | 5 л., ст. 636 | 5 л., ст. 636 |
| 20. | Документы (свидетельства, акты, договоры) на землю, сооружения, имущество, на право владения, пользования, распоряжения имуществом | Пост., ст. 87 | До ликвидации заведения, ст. 87 |
| 21. | Образовательные программы заведения | Пост., ст. 553 | До замены новыми, ст. 553 |
| 22. | Протоколы заседаний комиссий о результатах государственной итоговой аттестации учащихся и документы (ученические работы) аттестации | 3 г., ст. 567-а | 3 г., ст. 567-а |
| 23. | Приемо-сдаточные акты со всеми приложениями, составленные в случае изменения руководителя заведения | Пост., ст. 45-а | До ликвидации заведения, ст. 45-а |
| 24. | Приемо-сдаточные акты со всеми приложениями, составленные в случае изменения должностных и материально ответственных лиц | 3 г. после изменения должностных и материально ответственных лиц, ст. 45-б | 3 г. после изменения должностных и материально ответственных лиц, ст. 45-б |
| 25. | Паспорт заведения | Пост., ст. 541 | 1 г., ст. 541 |
| 26. | Обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан и документы (письма, справки, акты) по их рассмотрению | Пост., ст. 82-а | 5 л., ст. 82-а |
| 27. | Алфавитная книга учащихся/воспитанников | 10 л., ст. 525-є | 10 л., ст. 525-є |
| 28. | Личные дела работников | 75 л., ст. 493-в | 75 л., ст. 493-в |
| 29. | Личные дела учащихся/воспитанников | 3 г. после завершения или выбытия, ст. 494-б | 3 г. после завершения или выбытия, ст. 494-б |
| 30. | Трудовые книжки работников | До востребования, не затребованные не менее 50 лет, ст. 508 | До востребования, не востребованные не менее 50 лет, ст. 508 |
| 31. | Книги учета и выдачи (регистрации) свидетельств и приложений к свидетельствам о базовом общем среднем образовании, аттестатов и приложений к аттестатам о полном общем среднем образовании, золотых медалей «За высокие достижения в обучении» и серебряных медалей «За достижения в обучении» | 75 л., ст. 531-а | 75 л., ст. 531-а |
| 32. | Книги учета и выдачи похвальных листов «За высокие достижения в обучении» и похвальных грамот «За особые достижения в изучении отдельных предметов»3 | 10 л. | 10 л. |
| 33. | Классные журналы (I — IV и V — XI (XII) классов) и журналы учета (учебных достижений учащихся, находящихся на индивидуальном обучении, планирования и учета работы кружка, факультатива и т. п., группы продленного дня, пропущенных и замененных уроков) | 5 л., ст. 590 | 5 л., ст. 590 |
| 34. | Журнал регистрации лиц, пострадавших от несчастных случаев | 45 л. после окончания журнала, ст. 477 | 45 л. после окончания журнала, ст. 477 |
| 3 В случае отдельного ведения книги учета и выдачи похвальных листов «За высокие достижения в обучении» и похвальных грамот «За особые достижения в изучении отдельных предметов». | |||
| 35. | Журнал учета проверок, ревизий и контроля за выполнением их рекомендаций (контрольно-визитационный журнал) | 5 л., ст. 86 | 5 л., ст. 86 |
| 36. | Табели учебных достижений учащихся (свидетельства достижений) | Хранятся у учащихся | Хранятся у учащихся |
| 37. | Инвентарная книга библиотечного фонда (при наличии библиотеки) | До ликвидации библиотеки, ст. 805 | До ликвидации библиотеки, ст. 805 |
| 38. | Журнал регистрации (электронная база) приказов по основной деятельности | Пост., ст. 121-а | До ликвидации заведения, ст. 121-а |
| 39. | Журнал регистрации (электронная база) приказов по кадровым вопросам (личному составу) длительного хранения | 75 л., ст. 121-б | 75 л., ст. 121-б |
| 40. | Журнал регистрации (электронная база) приказов по движению учащихся/воспитанников | 15 л. | 15 л. |
| 41. | Журнал регистрации (электронная база) приказов по административно-хозяйственным вопросам, по кадровым вопросам (личному составу) временного срока хранения | 5 л., ст. 121-в | 5 л., ст. 121-в |
| 42. | Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 л., ст. 530-а | 50 л., ст. 530-а |
| 43. | Журналы регистрации (электронная база) протоколов педагогического совета, общих собраний (конференции) коллектива, аттестационной комиссии и т. п. | 3 г., ст. 122 | 3 г., ст. 122 |
| 44. | Журнал регистрации (электронная база) входящих, исходящих и внутренних (заявлений, докладных и объяснительных записок и т. п.) документов | 3 г., ст. 122 | 3 г., ст. 122 |
| 45. | Журнал регистрации (электронная база) обращений граждан | 5 л., ст. 124 | 5 л., ст. 124 |
| 46. | Журнал регистрации запросов на публичную информацию | 5 л., ст. 124 | 5 л., ст. 124 |
| 47. | Журналы регистрации инструктажей по вопросам охраны труда и безопасности жизнедеятельности | 10 л. после окончания журнала, ст. 480, 481, 482 | 10 л. после окончания журнала, ст. 480, 481, 482 |
| 48. | Сводная номенклатура дел заведения | 5 л. после замены новой и при условии составления сводных описей дел, ст. 112-а | 5 л. После замены новой и при условии составления сводных описей дел, ст. 112-а |
