Темы статей
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

О применении отдельных положений Инструкции по делопроизводству в заведениях общего среднего образования

Министерство образования и науки Украины
Бюджетная бухгалтерия Ноябрь, 2018/№ 43
Печать
Письмо-разъяснение от 03.10.2018 г. № 1/9-596

В соответствии со статьей 43 Закона Украины «Об общем среднем образовании» порядок делопроизводства в заведении общего среднего образования определяется руководителем в соответствии с законодательством.

Учитывая это, а также с целью упорядочения и дебюрократизации системы документооборота в заведениях общего среднего образования в соответствии с пунктом 369 Плана приоритетных действий Правительства на 2018 год Министерство образования и науки Украины издало приказ от 25.06.2018 г. № 676 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в заведениях общего среднего образования» <…>.

Одновременно признан утратившим силу приказ МОН от 23.06.2000 г. № 240 «Об утверждении Инструкции по ведению деловой документации в общеобразовательных учебных заведениях I — III ступеней» (согласно приказу МОН от 01.10.2018 г. № 1040).

Новой Инструкцией нормированы общие принципы ведения делопроизводства в заведениях общего среднего образования. Соответственно, на ее основании заведение образования будет утверждать собственную.

Такой подход максимально расширяет полномочия и индивидуализирует потребности заведения образования в документировании информации, связанной с принятием управленческих решений, и ограждает педагогов от излишних требований по обязательному хранению документов, утративших актуальность.

Инструкция не содержит перечня обязательной для заведений образования деловой документации.

Зато МОН предлагает принять к сведению Примерный перечень документов, создаваемых во время деятельности заведений общего среднего образования, с указанием сроков хранения (прилагается), составленный в соответствии с Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. № 578/5 <…> (с изменениями).

Указанный перечень актуализирован и сокращен — он по меньшей мере на 20 % меньше предыдущего. К примеру, МОН теперь не будет предлагать заведению образования хранить «нормативно-правовую документацию МОН по вопросам организации учебно-воспитательного процесса», составлять и вести «книгу записей результатов внутреннего контроля» или «книгу протоколов», а также вести «списки первичного учета детей, подлежащих обучению», поскольку учет детей дошкольного и школьного возраста уже относится к полномочиям местных органов исполнительной власти.

На основании примерного перечня документов заведение отныне будет формировать номенклатуру дел, которая будет группировать документы по содержанию и виду с целью оптимизации их учета, хранения и оперативного поиска нужной информации. При этом из Инструкции изъяты устаревшие и неактуальные требования по подготовке документов с помощью табуляторов.

Инструкция не содержит обязательных требований по планированию педагогическими работниками образовательной деятельности. Инструкция упорядочивает и детализирует требования к порядку документирования информации, связанной с принятием управленческих решений (подписка документа, его согласование и утверждение, удостоверение его копии и т. п.), а также ее хранению (регистрации, подготовки к архивному хранению, проведению экспертизы ценности документов и их уничтожению).

Инструкцией впервые упорядочены требования к оформлению документов, которые изготовляются с помощью компьютерной техники, а также предусмотрена возможность документирования управленческой информации лишь в электронном виде при наличии соответствующего технического обеспечения. Теперь это касается документов временного (до 10 лет включительно) хранения. В перспективе системное внедрение электронного документооборота позволит заведениям образования существенно сократить использование бумаги и других ресурсов, а также избежать дублирования информации на электронном и бумажном носителях.

Единые образцы обязательной деловой документации в заведениях общего среднего образования всех типов и форм собственности, утвержденные приказом МОН от 10.05.2011 г. № 423, на сегодняшний день остаются действующими. В то же время с учетом предложений педагогических работников и администрации заведений общего среднего образования, высказанных во время опроса по вопросам документооборота и отчетности, проведенного Министерством образования и науки Украины вместе с общественной организацией «ЭдКемп Украина» (согласно приказу МОН от 22.12.2016 г. № 1593), и положений новой Инструкции начата разработка новых образцов обязательной деловой документации.

Попутно информируем, что Инструкция является результатом многомесячных усилий экспертов МОН, Офиса дерегулирования, областных институтов последипломного образования, заведений образования и общественных организаций.

При разработке документа учтены предложения более 8 тысяч педагогов со всей Украины, которые участвовали в исследовании по дебюрократизации школьной деятельности «Дети и бумаги: как достичь баланса в школе», проведенном в рамках совместной инициативы общественной организации «ЭдКемп Украина» и Министерства образования и науки Украины в 2016 году, а также результаты общественного обсуждения Типовой инструкции, которое состоялось в марте 2017 года.

Заместитель Министра П. Хобзей

Приложение

к письму МОН

03.10.2018 г. № 1/9-596

Примерный перечень документов, создаваемых во время деятельности заведений общего среднего образования, с указанием сроков хранения1

№ п/п

Название вида документа

Срок хранения2

в заведениях, в деятельности которых создаются документы НАФ

в заведениях, в деятельности которых не создаются документы НАФ

1.

Устав заведения

Пост., ст. 30

До ликвидации заведения, ст. 30

2.

Приказы руководителя по основной деятельности

Пост., ст. 16-а

До ликвидации заведения, ст. 16-а

3.

Приказы руководителя по кадровым вопросам длительного хранения (о приеме на работу, перемещении по должности, переводе на другую работу, совместительстве, увольнении; аттестации, повышении квалификации, стажировке, изменении биографических данных; поощрениях (награждениях, премированиях), оплате труда, начислениях разных надбавок, доплат, материальной помощи; всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков для ухода за ребенком, отпусков без сохранения заработной платы)

75 л., ст. 16-б

75 л., ст. 16-б

4.

Приказы руководителя по движению учащихся/воспитанников

15 л.

15 л.

1 Сроки хранения документов установлены с учетом требований приказа Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 «Об утверждении Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов» <…> (с изменениями).

2 Сроки хранения отдельных видов документов, которые не содержат ссылок на статьи Перечня типовых документов, определенные в этом приложении на основании практической целесообразности и перед составлением индивидуальной номенклатуры дел заведения, требуют согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива.

5.

Приказы руководителя по кадровым вопросам личного состава временного хранения (о командировке; взыскании; предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков в связи с обучением)

5 л., ст. 16-б (примечание)

5 л., ст. 16-б (примечание)

6.

Приказы руководителя по административно-хозяйственным вопросам

5 л., ст. 16-в

5 л., ст. 16-в

7.

Штатное расписание

Пост., ст. 37-а

75 л., ст. 37-а

8.

Правила внутреннего распорядка

1 г. после замены новыми, ст. 397

1 г. после замены новыми, ст. 397

9.

Тарификационные списки

25 л., ст. 415

25 л., ст. 415

10.

Положение о структурных подразделениях заведения (при их наличии)

Пост., ст. 39

75 л., ст. 39

11.

Должностные инструкции работников заведения

5 л. после замены новыми, ст. 43

5 л. после замены новыми, ст. 43

12.

Протоколы общих собраний (конференции) коллектива

Пост., ст. 12-а

До ликвидации заведения, ст. 12-а

13.

Протоколы заседаний педагогического совета, аттестационной комиссии и т. п.

Пост., ст. 14-а

10 л., ст. 14-а

14.

Годовой план работы заведения

6 л.

6 л.

15.

Рабочий учебный план заведения

До замены новым

До замены новым

16.

Коллективный договор

Пост., ст. 395-а

До ликвидации заведения, ст. 395-а

17.

Расписание учебных занятий

Пока не исчезнет необходимость

Пока не исчезнет необходимость

18.

Статистические отчеты по вопросам общего среднего образования (формы № ЗНЗ-1, № ЗНЗ-3, № 83-РВК и т. п.)

1 г.

1 г.

19.

Документы (протоколы заседаний и решения аттестационных комиссий, характеристики, аттестационные листы) о проведении аттестаций и установлении квалификации

5 л., ст. 636

5 л., ст. 636

20.

Документы (свидетельства, акты, договоры) на землю, сооружения, имущество, на право владения, пользования, распоряжения имуществом

Пост., ст. 87

До ликвидации заведения, ст. 87

21.

Образовательные программы заведения

Пост., ст. 553

До замены новыми, ст. 553

22.

Протоколы заседаний комиссий о результатах государственной итоговой аттестации учащихся и документы (ученические работы) аттестации

3 г., ст. 567-а

3 г., ст. 567-а

23.

Приемо-сдаточные акты со всеми приложениями, составленные в случае изменения руководителя заведения

Пост., ст. 45-а

До ликвидации заведения, ст. 45-а

24.

Приемо-сдаточные акты со всеми приложениями, составленные в случае изменения должностных и материально ответственных лиц

3 г. после изменения должностных и материально ответственных лиц, ст. 45-б

3 г. после изменения должностных и материально ответственных лиц, ст. 45-б

25.

Паспорт заведения

Пост., ст. 541

1 г., ст. 541

26.

Обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан и документы (письма, справки, акты) по их рассмотрению

Пост., ст. 82-а

5 л., ст. 82-а

27.

Алфавитная книга учащихся/воспитанников

10 л., ст. 525-є

10 л., ст. 525-є

28.

Личные дела работников

75 л., ст. 493-в

75 л., ст. 493-в

29.

Личные дела учащихся/воспитанников

3 г. после завершения или выбытия, ст. 494-б

3 г. после завершения или выбытия, ст. 494-б

30.

Трудовые книжки работников

До востребования, не затребованные не менее 50 лет, ст. 508

До востребования, не востребованные не менее 50 лет, ст. 508

31.

Книги учета и выдачи (регистрации) свидетельств и приложений к свидетельствам о базовом общем среднем образовании, аттестатов и приложений к аттестатам о полном общем среднем образовании, золотых медалей «За высокие достижения в обучении» и серебряных медалей «За достижения в обучении»

75 л., ст. 531-а

75 л., ст. 531-а

32.

Книги учета и выдачи похвальных листов «За высокие достижения в обучении» и похвальных грамот «За особые достижения в изучении отдельных предметов»3

10 л.

10 л.

33.

Классные журналы (I — IV и V — XI (XII) классов) и журналы учета (учебных достижений учащихся, находящихся на индивидуальном обучении, планирования и учета работы кружка, факультатива и т. п., группы продленного дня, пропущенных и замененных уроков)

5 л., ст. 590

5 л., ст. 590

34.

Журнал регистрации лиц, пострадавших от несчастных случаев

45 л. после окончания журнала, ст. 477

45 л. после окончания журнала, ст. 477

3 В случае отдельного ведения книги учета и выдачи похвальных листов «За высокие достижения в обучении» и похвальных грамот «За особые достижения в изучении отдельных предметов».

35.

Журнал учета проверок, ревизий и контроля за выполнением их рекомендаций (контрольно-визитационный журнал)

5 л., ст. 86

5 л., ст. 86

36.

Табели учебных достижений учащихся (свидетельства достижений)

Хранятся у учащихся

Хранятся у учащихся

37.

Инвентарная книга библиотечного фонда (при наличии библиотеки)

До ликвидации библиотеки, ст. 805

До ликвидации библиотеки, ст. 805

38.

Журнал регистрации (электронная база) приказов по основной деятельности

Пост., ст. 121-а

До ликвидации заведения, ст. 121-а

39.

Журнал регистрации (электронная база) приказов по кадровым вопросам (личному составу) длительного хранения

75 л., ст. 121-б

75 л., ст. 121-б

40.

Журнал регистрации (электронная база) приказов по движению учащихся/воспитанников

15 л.

15 л.

41.

Журнал регистрации (электронная база) приказов по административно-хозяйственным вопросам, по кадровым вопросам (личному составу) временного срока хранения

5 л., ст. 121-в

5 л., ст. 121-в

42.

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

50 л., ст. 530-а

50 л., ст. 530-а

43.

Журналы регистрации (электронная база) протоколов педагогического совета, общих собраний (конференции) коллектива, аттестационной комиссии и т. п.

3 г., ст. 122

3 г., ст. 122

44.

Журнал регистрации (электронная база) входящих, исходящих и внутренних (заявлений, докладных и объяснительных записок и т. п.) документов

3 г., ст. 122

3 г., ст. 122

45.

Журнал регистрации (электронная база) обращений граждан

5 л., ст. 124

5 л., ст. 124

46.

Журнал регистрации запросов на публичную информацию

5 л., ст. 124

5 л., ст. 124

47.

Журналы регистрации инструктажей по вопросам охраны труда и безопасности жизнедеятельности

10 л. после окончания журнала, ст. 480, 481, 482

10 л. после окончания журнала, ст. 480, 481, 482

48.

Сводная номенклатура дел заведения

5 л. после замены новой и при условии составления сводных описей дел, ст. 112-а

5 л. После замены новой и при условии составления сводных описей дел, ст. 112-а

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше