Платежки при применении СДО: обязательно ли распечатывать

Начиная с 2018 года все бюджетные учреждения пользуются системой дистанционного обслуживания «Клиент Казначейства — Казначейство». Переход на дистанционное обслуживание позволяет не только облегчить роботу бухгалтера, но и упростить и ускорить проведение платежей и сверок. Кроме того, внедрение СДО способствует уменьшению расходов ресурсов бюджетных учреждений, в том числе и на приобретение бумаги и заправку картриджей. Ведь больше не надо каждый раз распечатывать платежки и нести (везти) их в Казначейство. А значит, еще и на горючем можно сэкономить. Но можно ли обойтись вовсе без бумажных документов? Сейчас выясним.

Правила взаимодействия органов Госказначейской службы и распорядителей бюджетных средств в процессе выполнения местных бюджетов продиктованы Порядком № 938. Тогда как организационные взаимоотношения в процессе обслуживания государственного бюджета регламентированы Порядком № 1407.

Поэтому обратимся прежде всего к нормам именно этих документов. Так, при применении СДО обмен документами между распорядителями и органами Казначейства осуществляется в электронном виде, в том числе электронными документами. На это четко указывает абз. 2 п. 2.6 Порядка № 938.

При этом распорядитель бюджетных средств формирует и подает документы в СДО в электронном виде в течение операционного дня в пределах операционного времени, определенного органом Казначейства. Подтверждением успешной передачи электронных документов будет соответствующее извещение СДО (абз. 1, 2 п. 2.7 Порядка № 938). Датой и временем получения документов в электронном виде являются дата и время, зафиксированные в сообщении СДО об их поступлении.

Но, как всегда, из каждого правила есть исключения.

Указание на это содержит абз. 4 п. 2.7 Порядка № 938. Аналогичные по содержанию требования к порядку передачи документов с помощью СДО содержат и пп. 1.3 и 1.4 Порядка № 1407. То есть требования единые как для государственных, так и для коммунальных учреждений.

Также стоит вспомнить предписания Методических рекомендаций относительно перечня подтверждающих документов для регистрации бюджетных обязательств и проведения платежей, утвержденных приказом Госказначейской службы от 29.04.2013 г. № 68*.

* Методические рекомендации относительно перечня подтверждающих документов для регистрации бюджетных обязательств и проведения платежей, утвержденные приказом Госказначейской службы от 29.04.2013 г. № 68, в новой редакции, утвержденной приказом Госказначейской службы от 19.07.2019 г. № 213, вы найдете в Спецвыпуске к этому номеру журнала «Бюджетная бухгалтерия».

В частности, п. 4 этого нормативного документа предусматривает представление документов для регистрации обязательств и проведения платежей на бумажных и электронных носителях. Однако это общее правило.

В то же время п. 5 вышеупомянутых Методрекомендаций содержит уточнение касательно обмена документами с применением СДО. В этом случае достаточно предоставить документы в электронном виде. Конечно, исключением является возникновение технических неполадок или других обстоятельств, которые не позволяют передать документы в электронном виде через СДО. При таких условиях документы подают на бумажных и электронных носителях.

Причем четкий и исчерпывающий перечень причин для непринятия платежного поручения к выполнению определен п. 10.8 Порядка № 938 и п. 11.8 Порядка № 1407. И среди них нет ни одного упоминания о неподаче платежного поручения в бумажном виде.

Следовательно, если вы отправили платежное поручение через СДО и получили подтверждение о его получении, распечатывать такое поручение на бумаге не нужно.

Другое дело, если в программе произошел сбой. В таком случае делаем еще одну попытку. А может, и не одну... Если усилия не приносят желаемого результата, тогда делаем все по старинке. Печатаем платежку, подписываем и несем в Казначейство.

С этим разобрались.

Теперь об учетной стороне медали. Так нужно ли печатать платежные поручения для подтверждения осуществления операций и их отражения в бухучете?

С одной стороны, нормы Порядка № 755 требуют это делать. Так, записи операций в накопительные ведомости следует делать на основании ежедневных выписок из регистрационных счетов с приложением к ним подтверждающих документов (платежных поручений и т. п.). Это черным по белому прописано в упомянутом документе. Более того, даже при автоматизированном ведении бухучета предусмотрено придерживаться порядка составления бумажной версии мемориальных ордеров.

Но с другой стороны, Закон № 996 позволяет составлять первичные и сводные учетные документы в бумажной или в электронной форме. При этом документы независимо от формы должны иметь все обязательные реквизиты. Указание на это также содержит и п. 2.1 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухучете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (ч. 2 ст. 9 Закона № 996). В свою очередь, оригинал электронного документа должен давать возможность доказать его целостность и подлинность. Также учреждение должно обеспечить возможность предъявления такого документа в визуальной форме отражения, в том числе на бумаге. Таким является требование ч. 4 ст. 7 Закона № 851. В частности, вы должны изготовить и предоставить копии электронных документов на бумаге по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов (ч. 6 ст. 9 Закона № 996).

Вместе с тем юридическая сила электронного документа не может быть отвергнута исключительно из-за того, что он имеет электронную форму (ч. 1 ст. 8 Закона № 851).

Также следует помнить о требованиях к хранению электронных документов.

Так, их следует хранить на электронных носителях в такой форме, которая позволяет проверить целостность этих документов. Причем срок хранения электронных документов не может быть меньше, чем срок хранения аналогичных документов на бумаге.

Кстати, минимальные сроки хранения документов прописаны в Перечне типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5. И в соответствии с предписаниями этого документа подавляющее большинство учетных документов следует хранить по меньшей мере три года. Однако для документов, связанных с казначейским обслуживанием бюджетных средств (в том числе платежных поручений, выписок из регистрационных счетов, справок о поступлении в натуральной форме и т. п.), установлен минимальный срок хранения пять лет. На это указывает ст. 197 разд. І упомянутого Перечня.

Зато, если учреждение не может обеспечить надлежащие условия хранения электронных документов на электронных носителях, следует хранить копии этих документов на бумаге. Такой порядок предусмотрен ч. 3 ст. 13 Закона № 851.

Так что же мы имеем в конечном итоге?

В целом распечатывать платежные поручения для отражения соответствующих операций на счетах бухучета не обязательно. Законодательство такого требования не содержит. И если в вашем учреждении ведение бухучета осуществляется по автоматизированной форме, то печатать все первичные документы не нужно. Для целей бухучета вполне достаточно будет ежедневных выписок из регистрационных счетов. Однако, чтобы избежать недоразумений с контролирующими органами и с учетом положений Порядка № 755, можно прилагать к выпискам и распечатанные платежные поручения. Разумеется, это нужно прежде всего для собственного спокойствия, коль отсутствие «бумажек» вас слишком уж смущает.