Платіжки при застосуванні СДО: чи обов’язково роздруковувати

Починаючи з 2018 року всі бюджетні установи користуються системою дистанційного обслуговування «Клієнт Казначейства — Казначейство». Перехід на дистанційне обслуговування дозволяє не лише полегшити роботу бухгалтера, а й спростити і пришвидшити проведення платежів та звірок. Окрім того, запровадження СДО сприяє зменшенню витрат ресурсів бюджетних установ, у тому числі й на придбання паперу та заправку картриджів. Адже більше не треба щоразу роздруковувати платіжки і нести (везти) їх до Казначейства. Тож виходить, ще й на пальному можна зекономити. Але чи можна обійтися взагалі без паперових документів? Зараз з’ясуємо.

Правила взаємодії органів Держказначейської служби та розпорядників бюджетних коштів у процесі виконання місцевих бюджетів продиктовано Порядком № 938. Тоді як організаційні взаємовідносини в процесі обслуговування державного бюджету регламентовано Порядком № 1407.

Тож звернемося передусім до норм саме цих документів. Так, при застосуванні СДО обмін документами між розпорядниками та органами Казначейства здійснюється в електронному вигляді, в тому числі електронними документами. На це чітко вказує абз. 2 п. 2.6 Порядку № 938.

При цьому розпорядник бюджетних коштів формує і подає документи до СДО в електронному вигляді протягом операційного дня в межах операційного часу, визначеного органом Казначейства. Підтвердженням успішного передавання електронних документів буде відповідне сповіщення СДО (абз. 1, 2 п. 2.7 Порядку № 938). Датою та часом отримання документів в електронному вигляді є дата та час, зафіксовані у повідомленні СДО про їх надходження.

Але, як завжди, із кожного правила є винятки.

Вказівку на це містить абз. 4 п. 2.7 Порядку № 938. Аналогічні за змістом вимоги щодо порядку передавання документів за допомогою СДО містять і пп. 1.3 та 1.4 Порядку № 1407. Тобто вимоги єдині, як для державних, так і для комунальних установ.

Також варто згадати приписи Методичних рекомендацій щодо переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань та проведення платежів, затверджених наказом Держказначейської служби від 29.04.2013 р. № 68*.

* Методичні рекомендації щодо переліку підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань та проведення платежів, затверджені наказом Держказначейської служби від 29.04.2013 р. № 68, у новій редакції, затвердженій наказом Держказначейської служби від 19.07.2019 р. № 213, ви знайдете у Спецвипуску до цього номера журналу «Бюджетна бухгалтерія».

Зокрема, п. 4 цього нормативного документа передбачає подання документів для реєстрації зобов’язань та проведення платежів на паперових і електронних носіях. Проте це загальне правило.

Водночас п. 5 вищезгаданих Методрекомендацій містить уточнення стосовно обміну документами із застосуванням СДО. У цьому разі достатньо надати документи в електронному вигляді. Звісно ж, винятком є виникнення технічних неполадок чи інших обставин, які не дозволяють передати документи в електронному вигляді через СДО. За таких умов документи подають на паперових та електронних носіях.

Причому чіткий і вичерпний перелік причин для неприйняття платіжного доручення до виконання визначено п. 10.8 Порядку № 938 та п. 11.8 Порядку № 1407. І серед них немає жодної згадки про неподання платіжного доручення у паперовому вигляді.

Отже, якщо ви відправили платіжне доручення через СДО і отримали підтвердження про його отримання, роздруковувати таке доручення на папері не потрібно.

Інша річ, якщо у програмі трапився збій. У такому випадку робимо ще одну спробу. А може, й не одну… Якщо зусилля не приносять бажаного результату, тоді робимо все за давнім звичаєм. Друкуємо платіжку, підписуємо і несемо до Казначейства.

З цим розібралися.

Тепер про обліковий бік медалі. То чи потрібно друкувати платіжні доручення для підтвердження здійснення операцій та їх відображення в бухобліку?

З одного боку, норми Порядку № 755 вимагають це робити. Так, записи операцій до накопичувальних відомостей слід робити на підставі щоденних виписок з реєстраційних рахунків з додаванням до них підтвердних документів (платіжних доручень тощо). Це чорним по білому прописано у згаданому документі. Ба більше, навіть при автоматизованому веденні бухобліку передбачено дотримуватися порядку складання паперової версії меморіальних ордерів.

Але з другого боку, Закон № 996 дозволяє складати первинні та зведені облікові документи у паперовій або в електронній формі. При цьому документи незалежно від форми повинні мати всі обов’язкові реквізити. Вказівку на це також містить і п. 2.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (ч. 2 ст. 9 Закону № 996). У свою чергу, оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність. Також установа має забезпечити можливість пред’явлення такого документа у візуальній формі відображення, в тому числі на папері. Такою є вимога ч. 4 ст. 7 Закону № 851. Зокрема, ви повинні виготовити та надати копії електронних документів на папері на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів (ч. 6 ст. 9 Закону № 996). Разом з тим юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ч. 1 ст. 8 Закону № 851).

Також слід пам’ятати про вимоги щодо зберігання електронних документів.

Так, їх слід зберігати на електронних носіях у такій формі, яка дозволяє перевірити цілісність цих документів. Причому строк зберігання електронних документів не може бути меншим, аніж строк зберігання аналогічних документів на папері.

До речі, мінімальні строки зберігання документів прописано у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5. І відповідно до приписів цього документа переважну більшість облікових документів слід зберігати щонайменше три роки. Однак для документів, пов’язаних із казначейським обслуговуванням бюджетних коштів (у тому числі платіжних доручень, виписок з реєстраційних рахунків, довідок про надходження у натуральній формі тощо), встановлено мінімальний строк зберігання п’ять років. На це вказує ст. 197 розд. І згаданого Переліку.

Натомість, якщо установа не може забезпечити належні умови зберігання електронних документів на електронних носіях, слід зберігати копії цих документів на папері. Такий порядок передбачено ч. 3 ст. 13 Закону № 851.

То що ж ми маємо у кінцевому підсумку?

Загалом роздруковувати платіжні доручення для відображення відповідних операцій на рахунках бухобліку не обов’язково. Законодавство такої вимоги не містить. І якщо у вашій установі ведення бухобліку здійснюється за автоматизованою формою, то друкувати всі первинні документи не потрібно. Для цілей бухобліку цілком достатньо буде щоденних виписок з реєстраційних рахунків. Проте, аби уникнути непорозумінь з контролюючими органами та з огляду на положення Порядку № 755, можна прикладати до виписок і роздруковані платіжні доручення. Звісно, це потрібно передусім задля власного спокою, якщо відсутність «паперців» вас надто вже бентежить.