Частичная ликвидация компьютерного комплекса: когда проводить и как оформлять

Сначала вспомним несколько важных моментов относительно порядка списания необоротных активов. Так, основанием для списания объекта основных средств (далее — ОС) с баланса учреждения является несоответствие критериям признания активом. Это следует из норм пп. 1 и 3 разд. VI НП(С)БУ 121.

Выбытие ОС осуществляется в порядке, определенном законодательством. В частности, механизм списания объектов государственной собственности, в том числе объектов незавершенного строительства (незавершенных капитальных инвестиций в необоротные материальные активы), основных средств и других необоротных материальных активов, определен Порядком № 1314.

Однако в случае списания объектов коммунальной собственности прежде всего следует руководствоваться нормами документов, утвержденных на местном уровне. Ведь именно органы местного самоуправления осуществляют от имени и в интересах территориальных громад правомочия относительно владения, пользования и распоряжения объектами права коммунальной собственности. Это закреплено в ч. 5 ст. 60 Закона Украины «О местном самоуправлении в Украине» от 21.05.97 г. № 280/97-ВР.

В то же время практика свидетельствует, что при разработке таких положений за основу берут нормы именно Порядка № 1314.

Заметим, что списанию подлежит имущество, которое (п. 4 Порядка № 1314):

• не может быть в установленном порядке отчуждено, безвозмездно передано коммунальным предприятиям, учреждениям или организациям и относительно которого не могут быть применены другие способы управления (или их применение может быть экономически нецелесообразным);

• морально или физически изношенно, непригодно для дальнейшего использования субъектом хозяйствования;

• повреждено в результате аварии или стихийного бедствия и восстановлению не подлежит;

• обнаружено в результате инвентаризации как недостача.

Причем этот перечень причин для списания ОС с баланса является исчерпывающим.

Поэтому списать объект ОС, состоящий из нескольких частей, только для отдельной эксплуатации его составляющих нельзя.

Например, если вы собираетесь использовать системный блок отдельно от остальных составляющих компьютерного комплекса (монитора, клавиатуры, мышки и т. п.), такой компьютер не подлежит списанию с баланса.

Потребность в разукомплектовании отнюдь не является основанием для списания объекта ОС с баланса. В свое время это подчеркнул и Минфин в письме от 11.04.2016 г. № 31-11420-07-10/10433.

Конечно, в процессе эксплуатации составляющие объекта ОС могут выйти из строя. Ситуация жизненная и вполне нормальная. В таком случае прежде всего следует рассмотреть возможность технического обслуживания, ремонта или же модернизации соответствующего объекта.

Но если ремонт уже не поможет, а модернизация — экономически нецелесообразна, тогда возможен другой вариант — частичная ликвидация.

Так, в случае выхода из строя части объекта ОС, состоящего из нескольких составных частей, целесообразно проводить его частичную ликвидацию, а не полное списание такого объекта. При этом ликвидируют лишь ту составную часть, которая вышла из строя и не подлежит ремонту.

Что касается остальных частей объекта ОС (пригодных для дальнейшей эксплуатации), то их продолжаем учитывать на балансе в составе объекта ОС на соответствующем субсчете счета 10.

Далее рассмотрим процедуру частичной ликвидации ОС подробнее на примере компьютерного комплекса и ответим непосредственно на вопрос нашего читателя.

1. В первую очередь выясним, кто имеет право определить непригодность составляющих объекта ОС. По общему правилу факт непригодности имущества, невозможности и/или неэффективности проведения его восстановительного ремонта может установить комиссия по списанию. Об этом четко сказано в п. 9 Порядка № 1314. Кстати, последняя образуется из числа работников учреждения.

Исключение составляют лишь объекты, которые находятся под надзором государственных инспекций (нагревательные котлы, подъемники, автомобили и т. п.). Для установления их непригодности действительно необходимо заключение представителя соответствующей инспекции (п. 10 Порядка № 1314).

Зато для оценки состояния других объектов ОС обращаться к сторонним специалистам, получать экспертные заключения и т. п. вовсе не обязательно. Безусловно, при потребности и/или необходимости учета отраслевых особенностей списания имущества учреждение может привлекать для участия в работе комиссии специалистов соответствующих центральных и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, правоохранительных органов и т. п. (по согласию). Такая возможность предусмотрена п. 11 Порядка № 1314. Но помните: это право вашего учреждения, а не обязанность.

Итак, если действительно есть потребность и финансовая возможность для оплаты услуг экспертов, вы можете обратиться к сторонним специалистам для подтверждения факта непригодности соответствующих объектов. Однако действующее законодательство не требует получения экспертного заключения для списания компьютерной техники и тем более ее составных частей.

Теперь о разрешении на частичную ликвидацию ОС от субъекта управления. В действительности Порядок № 1314 содержит требование о получении согласия от субъекта управления только относительно списания имущества. Тогда как по поводу частичной ликвидации здесь ни слова. Поэтому формально разрешение на частичную ликвидацию не нужно. Ведь на законодательном уровне такое требование не зафиксировано. Однако следует учитывать такие два нюанса. Во-первых, все коммунальные заведения и учреждения должны руководствоваться прежде всего местными документами о порядке списания коммунального имущества. И не исключено, что нормы этих документов содержат несколько иные требования к списанию и частичной ликвидации необоротных активов. А во-вторых, уведомить вышестоящее учреждение о намерении провести частичную ликвидацию объекта ОС никогда не помешает.

Также напомним: для оформления хозяйственных операций по выбытию части объекта ОС при его частичной ликвидации предназначен Акт списания ОС (частичной ликвидации).

Его типовая форма утверждена приказом № 818.

В случае частичной ликвидации в акте приводят информацию об объекте, который остается в эксплуатации. В частности, следует указать его первоначальную (переоцененную) стоимость, сумму износа, изменения в характеристике объекта. При отсутствии данных в соответствующих графах проставляют прочерк. Такой акт составляют в двух экземплярах. При этом его подписание всеми членами комиссии по списанию, назначенной руководителем учреждения, является обязательным. Пример его заполнения вы найдете ниже.

2. Частичная ликвидация объекта ОС предусматривает уменьшение его первоначальной стоимости на стоимость составной части, которая вышла из строя и которая ликвидируется. Возможность изменения первоначальной стоимости объекта ОС в случае его частичной ликвидации установлена п. 16 разд. III Методрекомендаций. И вот здесь сразу возникает вопрос об определении стоимости этой части объекта ОС. Кто и как должен это сделать?

Стоимость составной части, которая подлежит списанию в связи с частичной ликвидацией, определяет комиссия учреждения по списанию имущества. При этом необходимо отталкиваться от рыночной (справедливой) стоимости такой составной части. Поэтому в случае частичной ликвидации компьютерного комплекса из-за непригодности системного блока надо выяснить, сколько стоит аналогичный по техническим характеристикам системный блок на соответствующую дату. Кстати, ничто не мешает вам пользоваться данными интернет-ресурсов относительно стоимости компьютерных комплектующих на «вторичном» рынке. В то же время если в первичных документах на приобретение компьютера была указана отдельно стоимость системного блока, то, конечно, опираться следует именно на эту информацию. Результаты оценки комиссия должна оформить актом оценки материальных ценностей произвольной формы. Но это еще не все. В случае частичной ликвидации объекта ОС нужно уменьшить не только его первоначальную стоимость, но и сумму начисленной амортизации. В частности, необходимо списать сумму износа, рассчитанную пропорционально стоимости ликвидированной части объекта ОС в его общей первоначальной стоимости. Фактически мы должны определить и списать сумму износа, начисленную непосредственно на ту составную часть, которая вышла из строя.

3. Вместе с этим следует помнить, что частичная ликвидация ОС (в нашем случае — компьютерного комплекса) — это не конечная цель. Главной задачей является восстановление и обеспечение нормального функционирования компьютерного комплекса.

Поэтому давайте выясним, надо ли увеличивать первоначальную стоимость компьютерного комплекса в случае замены старого системного блока на новый? Считаем, что да. И объясним почему.

По своей сути приобретение новых составляющих для восстановления объекта ОС — это не что иное, как его улучшение. Ведь замена этих составных частей предусматривает повышение технико-экономических характеристик такого комплекса (увеличение будущих экономических выгод от его использования и/или увеличение срока полезного использования объекта).

Следовательно расходы на приобретение системного блока необходимо относить на увеличение первоначальной стоимости компьютерного комплекса. Этого требуют п. 1 разд. ІІІ НП(С)БУ 121 и п. 3 разд. VI Методрекомендаций.

Соответственно все расходы на приобретение, доставку, подключение системного блока следует отражать по дебету субсчета 1311 «Капитальные инвестиции в основные средства» с дальнейшим зачислением на субсчет 1014 «Машины и оборудование» (после введения в эксплуатацию). И еще один важный нюанс: расходы на приобретение нового системного блока (его доставку, наладку и т.п.) следует планировать и проводить по КЭКР 3132 «Капитальный ремонт других объектов».

Именно по этому коду предусмотрено осуществление расходов на модернизацию и дооборудование других объектов. Таковым является предписание п. 8 п.п. 3.1.3.2 Инструкции № 333. А как нужно отражать операции по частичной ликвидации объектов ОС в бухучете, покажем на условном примере.

В учетных регистрах сделаны такие записи.

Итак, мы с вами вспомнили общий порядок частичной ликвидации объектов ОС. Однако далеко не всегда осуществление этой процедуры является действительно оправданным. Порой более рациональным является полное списание объекта ОС, состоящего из нескольких частей. Так, если срок эксплуатации объекта подошел к концу и он является полностью изношенным, морально или физически, и фактически не пригоден для использования по назначению, нет никакого смысла в его частичной ликвидации и следующем улучшении. И именно такой случай описан в вопросе нашего читателя. Поэтому, учитывая обстоятельства, целесообразнее списать с баланса полностью компьютер, в составе которого учитывается системный блок.

Главное правило: все изъятые в результате ликвидации материальные ценности подлежат обязательному зачислению на баланс. Такое требование продиктовано п. 23 Порядка № 1314.

Таким образом, изъятые во время списания компьютерного комплекса монитор, клавиатуру и мышку следует оприходовать как отдельные объекты. В зависимости от их стоимости зачисляем такие объекты в состав ОС (если стоимость превышает 6000 грн.) или в состав малоценных необоротных материальных активов (если стоимость меньше 6000 грн.). Кстати, оценку изъятых материалов проводит также комиссия учреждения по списанию имущества и оформляет результаты своей работы актом оценки. Также не забудьте присвоить этим объектам новые инвентарные (номенклатурные) номера и открыть новые инвентарные карточки.

Для учета доходов от оприходования активов, полученных в результате списания имущества, предназначен субсчет 7112 «Доход от оприходования активов, ранее не учтенных в балансе». При этом указанные поступления относятся к подгруппе 2 первой группы собственных поступлений бюджетных учреждений. Соответственно их следует отражать по коду классификации доходов бюджета 25010200 «Поступления бюджетных учреждений от дополнительной (хозяйственной) деятельности». Именно такой является официальная позиция Минфина (письмо от 01.10.2019 г. № 35120-04-3/24616).

Бесспорно, в этом случае не обойтись без Справки о поступлениях в натуральной форме. Ее следует подготовить и предоставить в Казначейство не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца.

Этого требуют п. 11.17 Порядка казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденного приказом Минфина от 24.12.2012 г. № 1407, и п. 12.7 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Минфина от 23.08.2012 г. № 938 (ср. ).

Также помните о необходимости внесения изменений в спецфонд сметы по собственным поступлениям. Прямое указание на это содержит п. 49 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228.

Рассмотрим условный пример учета списания компьютерного комплекса и оприходования его составных частей, пригодных для использования.

В регистрах бухучета сделаны такие записи:

Итак, со списанием компьютерного комплекса и изъятием пригодных его частей разобрались.

А как же быть с новым системным блоком?

Все просто. Его также следует учитывать как отдельный объект. Такая возможность предусмотрена п. 1 разд. ІІ НП(С)БУ 121.

В частности, единицей учета ОС является:

• законченное устройство со всеми приспособлениями и принадлежностями к нему;

• конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения самостоятельных функций;

• обособленный комплекс конструктивно соединенных предметов одинакового или разного назначения, которые имеют для их обслуживания общие приспособления, принадлежности, управление и единый фундамент, вследствие чего каждый предмет может выполнять свои функции, а комплекс — определенную работу только в составе комплекса, а не самостоятельно;

• другой актив, который соответствует определению основных средств, или часть такого актива, который контролируется субъектом государственного сектора.

В то же время если в состав одного объекта входят несколько частей, которые имеют разные сроки эксплуатации, тогда каждую из этих частей можно рассматривать как отдельный объект учета.

Таким образом, все составляющие компьютерного комплекса (системный блок, монитор, клавиатура, мышка и прочее) можно учитывать как в составе единого объекта ОС, так и по отдельности.

Оба варианта учета ни в коей мере не противоречат законодательству или методологическим принципам бухучета. Соответственно зачисление системного блока на баланс как отдельного объекта является абсолютно правомерным. Более того, именно такой подход будет удобнее для отражения ремонта и списания этого объекта в дальнейшем.

Но в любом случае — выбор только за вами.