Часткова ліквідація комп’ютерного комплексу: коли проводити та як оформляти

Спочатку пригадаємо декілька важливих моментів щодо порядку списання необоротних активів. Так, підставою для списання об’єкта основних засобів (далі — ОЗ) з балансу установи є невідповідність критеріям визнання активом. Це випливає з норм пп. 1 та 3 розд. VI НП(С)БО 121.

Вибуття ОЗ здійснюється у порядку, визначеному законодавством. Зокрема, механізм списання об’єктів державної власності, у тому числі об’єктів незавершеного будівництва (незавершених капітальних інвестицій в необоротні матеріальні активи), основних засобів та інших необоротних матеріальних активів, визначено Порядком № 1314.

Проте у випадку списання об’єктів комунальної власності передусім слід керуватися нормами документів, затверджених на місцевому рівні. Адже саме органи місцевого самоврядування здійснюють від імені та в інтересах територіальних громад правоможності щодо володіння, користування та розпорядження об’єктами права комунальної власності. Це закріплено у ч. 5 ст. 60 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.97 р. № 280/97-ВР. Водночас практика свідчить, що при розробленні таких положень за основу беруть норми саме Порядку № 1314.

Зауважимо, що списанню підлягає майно, яке (п. 4 Порядку № 1314):

• не може бути в установленому порядку відчужене, безоплатно передане комунальним підприємствам, установам чи організаціям та щодо якого не можуть бути застосовані інші способи управління (або їх застосування може бути економічно недоцільне);

• морально чи фізично зношене, непридатне для подальшого використання суб’єктом господарювання;

• пошкоджене внаслідок аварії чи стихійного лиха та відновленню не підлягає;

• виявлене в результаті інвентаризації як нестача.

Причому цей перелік причин для списання ОЗ з балансу є вичерпним.

Тож списати об’єкт ОЗ, який складається з декількох частин, лишень для відокремленої експлуатації його складових не можна. Наприклад, якщо ви маєте намір використовувати системний блок окремо від решти складових комп’ютерного комплексу (монітора, клавіатури, мишки тощо), такий комп’ютер не підлягає списанню з балансу. Потреба у розукомплектуванні аж ніяк не є підставою для списання об’єкта ОЗ з балансу.

Свого часу на цьому наголосив і Мінфін у листі від 11.04.2016 р. № 31-11420-07-10/10433.

Звісно, у процесі експлуатації складові об’єкта ОЗ можуть вийти з ладу. Ситуація життєва і цілком нормальна. У такому разі передусім слід розглянути можливість технічного обслуговування, ремонту або ж модернізації відповідного об’єкта. Але якщо ремонт вже не зарадить, а модернізація — економічно недоцільна, тоді можливий інший варіант — часткова ліквідація.

Так, у разі виходу з ладу частини об’єкта ОЗ, який складається з кількох складових частин, доцільно проводити його часткову ліквідацію, а не повне списання такого об’єкта.

При цьому ліквідують лише ту складову частину, яка вийшла з ладу та не підлягає ремонту.

Що стосується решти частин об’єкта ОЗ (придатних для подальшої експлуатації), то їх продовжуємо обліковувати на балансі у складі об’єкта ОЗ на відповідному субрахунку рахунка 10.

Далі більш детально розглянемо процедуру часткової ліквідації ОЗ на прикладі комп’ютерного комплексу і відповімо безпосередньо на запитання нашого читача.

1. Насамперед з’ясуємо, хто має право визначити непридатність складових об’єкта ОЗ. За загальним правилом факт непридатності майна, неможливості та/або неефективності проведення його відновного ремонту може установити комісія зі списання. Про це чітко сказано у п. 9 Порядку № 1314. До речі, остання утворюється з числа працівників установи.

Виняток становлять лише об’єкти, які перебувають під наглядом державних інспекцій (нагрівальні котли, підйомники, автомобілі тощо). Для встановлення їх непридатності, справді, необхідний висновок представника відповідної інспекції (п. 10 Порядку № 1314).

Натомість для оцінки стану інших об’єктів ОЗ звертатися до сторонніх фахівців, отримувати експертні висновки тощо зовсім не обов’язково. Безумовно, за потреби та/або необхідності врахування галузевих особливостей списання майна установа може залучати для участі в роботі комісії фахівців відповідних центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, правоохоронних органів тощо (за згодою). Таку можливість передбачено п. 11 Порядку № 1314. Але пам’ятайте: це право вашої установи, а не обов’язок.

Отже, якщо дійсно є потреба та фінансова можливість для оплати послуг експертів, ви можете звернутися до сторонніх фахівців для підтвердження факту непридатності відповідних об’єктів. Проте чинне законодавство не вимагає отримання експертного висновку для списання комп’ютерної техніки і тим паче її складових частин.

Тепер про дозвіл на часткову ліквідацію ОЗ від суб’єкта управління. Насправді Порядок № 1314 містить вимогу про отримання згоди від суб’єкта управління тільки стосовно списання майна. Тоді як з приводу часткової ліквідації тут ані слова. Тож формально дозвіл на часткову ліквідацію не потрібен. Адже на законодавчому рівні така вимога не зафіксована. Проте слід враховувати такі два нюанси. По-перше, всі комунальні заклади та установи повинні керуватися передусім місцевими документами про порядок списання комунального майна. І не виключено, що норми цих документів містять дещо інші вимоги до списання та часткової ліквідації необоротних активів. А по-друге, повідомити вищу за рівнем установу про намір провести часткову ліквідацію об’єкта ОЗ ніколи не завадить.

Також нагадаємо: для оформлення господарських операцій з вибуття частини об’єкта ОЗ при його частковій ліквідації призначено Акт списання ОЗ (часткової ліквідації). Його типову форму затверджено наказом № 818.

У разі часткової ліквідації в акті наводять інформацію про об’єкт, який залишається в експлуатації. Зокрема, слід зазначити його первісну (переоцінену) вартість, суму зносу, зміни у характеристиці об’єкта. За відсутності даних у відповідних графах проставляють прочерк. Такий акт складають у двох примірниках. При цьому його підписання всіма членами комісія зі списання, призначеної керівником установи, є обов’язковим. Приклад його заповнення ви знайдете ниже.

2. Часткова ліквідація об’єкта ОЗ передбачає зменшення його первісної вартості на вартість складової частини, яка вийшла з ладу та яка ліквідується. Можливість зміни первісної вартості об’єкта ОЗ у випадку його часткової ліквідації встановлено п. 16 розд. III Методрекомендацій. І ось тут одразу постає запитання щодо визначення вартості тієї самої частини об’єкта ОЗ: хто та як має це зробити?

Вартість складової частини, яка підлягає списанню у зв’язку з часткою ліквідацією, визначає комісія установи зі списання майна.

При цьому необхідно відштовхуватися від ринкової (справедливої) вартості такої складової частини. Тож у випадку часткової ліквідації комп’ютерного комплексу через непридатність системного блока треба з’ясувати, скільки коштує аналогічний за технічними характеристиками системний блок на відповідну дату. До речі, ніщо не заважає вам користуватися даними інтернет-ресурсів щодо вартості комп’ютерних комплектуючих на «вторинному» ринку.

Водночас якщо у первинних документах на придбання комп’ютера було зазначено окремо вартість системного блока, то, звісно, опиратися слід саме на цю інформацію. Результати оцінки комісія має оформити актом оцінки матеріальних цінностей довільної форми.

Але це ще не все. У разі часткової ліквідації об’єкта ОЗ потрібно зменшити не тільки його первісну вартість, а й суму нарахованої амортизації. Зокрема, необхідно списати суму зносу, розраховану пропорційно до вартості ліквідованої частини об’єкта ОЗ у його загальній первісній вартості. Фактично ми маємо визначити і списати суму зносу, нараховану безпосередньо на ту складову частину, яка вийшла з ладу.

3. Поруч із цим слід пам’ятати, що часткова ліквідація ОЗ (у нашому випадку комп’ютерного комплексу) — це не кінцева мета. Головним завданням є відновлення та забезпечення нормального функціонування комп’ютерного комплексу.

Тож давайте з’ясуємо, чи треба збільшувати первісну вартість комп’ютерного комплексу у разі заміни старого системного блока на новий? Вважаємо, що так. І пояснимо чому.

За своєю суттю придбання нових складових для відновлення об’єкта ОЗ — це ніщо інше, як його поліпшення. Адже заміна цих складових частин передбачає підвищення техніко-економічних характеристик такого комплексу (збільшення майбутніх економічних вигід від його використання та/або збільшення строку корисного використання об’єкта). Відтак витрати на придбання системного блока слід відносити на збільшення первісної вартості комп’ютерного комплексу.

Цього вимагає п. 1 розд. ІІІ НП(С)БО 121 та п. 3 розд. VI Методрекомендацій.

Відповідно всі витрати на придбання, доставку, підключення системного блока слід відображати за дебетом субрахунку 1311 «Капітальні інвестиції в основні засоби» із подальшим зарахуванням на субрахунок 1014 «Машини та обладнання» (після введення в експлуатацію).

І ще один важливий нюанс: видатки на придбання нового системного блока (його доставку, налагодження тощо) слід планувати і поводити за КЕКВ 3132 «Капітальний ремонт інших об’єктів». Саме за цим кодом передбачено здійснення видатків на модернізацію та дообладнання інших об’єктів. Таким є припис п. 8 п.п. 3.1.3.2 Інструкції № 333.

А як потрібно відображати операції з часткової ліквідації об’єктів ОЗ у бухобліку, покажемо на умовному прикладі.

До облікових регістрів зроблено такі записи.

Отже, ми з вами пригадали загальний порядок часткової ліквідації об’єктів ОЗ. Проте далеко не завжди здійснення цієї процедури є справді виправданим. Деколи більш раціональним є повне списання об’єкта ОЗ, який складається з кількох частин. Так, якщо строк експлуатації об’єкта добіг кінця і він є повністю зношеним, морально або фізично, і фактично не придатний для використання за призначенням, немає жодного сенсу у його частковій ліквідації та наступному поліпшенні. І саме такий випадок описано у запитанні нашого читача. Тож з огляду на обставини, доцільніше списати з балансу повністю комп’ютер, у складі якого обліковується системний блок. Головне правило: всі вилучені у результаті ліквідації матеріальні цінності підлягають обов’язковому зарахуванню на баланс. Така вимога продиктована п. 23 Порядку № 1314.

Таким чином, вилучені під час списання комп’ютерного комплексу монітор, клавіатуру та мишку слід оприбуткувати як окремі об’єкти. Залежно від їх вартості зараховуємо такі об’єкти до складу ОЗ (якщо вартість перевищує 6000 грн.) або до складу малоцінних необоротних матеріальних активів (якщо вартість менша 6000 грн.). До речі, оцінку вилучених матеріалів проводить також комісія установи зі списання майна й оформляє результати своєї роботи актом оцінки. Також не забудьте присвоїти цим об’єктам нові інвентарні (номенклатурні) номери та відкрити нові інвентарні картки.

Для обліку доходів від оприбуткування активів, отриманих у результаті списання майна, призначено субрахунок 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі». При цьому зазначені надходження належать до підгрупи 2 першої групи власних надходжень бюджетних установ.

Відповідно їх слід відображати за кодом класифікації доходів бюджету 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності».

Саме такою є офіційна позиція Мінфіну (лист від 01.10.2019 р. № 35120-04-3/24616).

Безперечно, у цьому випадку не обійтися без Довідки про надходження у натуральній формі. Її слід підготувати й надати до Казначейства не пізніше останнього робочого дня звітного місяця. Цього вимагають п. 11.17 Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.2012 р. № 1407, та п. 12.7 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.2012 р. № 938 (ср. ).

Також пам’ятайте про необхідність внесення змін до спецфонду кошторису за власними надходженнями. Пряму вказівку на це містить п. 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.

Розглянемо умовний приклад обліку списання комп’ютерного комплексу та оприбуткування його складових частин, придатних для використання.

До регістрів бухобліку зроблено такі записи:

Отже, зі списанням комп’ютерного комплексу та вилученням придатних його частин розібралися. А як же бути з новим системним блоком?

Усе просто. Його також слід обліковувати як окремий об’єкт. Таку можливість передбачено п. 1 розд. ІІ НП(С)БО 121.

Зокрема, одиницею обліку ОЗ є:

• закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього;

• конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання самостійних функцій;

• відокремлений комплекс конструктивно з’єднаних предметів однакового або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, приладдя, керування та єдиний фундамент, унаслідок чого кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс — певну роботу тільки в складі комплексу, а не самостійно;

• інший актив, що відповідає визначенню основних засобів, або частина такого активу, що контролюється суб’єктом державного сектору.

Водночас якщо до складу одного об’єкта входять кілька частин, які мають різні строки експлуатації, тоді кожну з цих частин можна розглядати як окремий об’єкт обліку.

Таким чином, усі складові комп’ютерного комплексу (системний блок, монітор, клавіатура, мишка тощо) можна обліковувати як у складі єдиного об’єкта ОЗ, так і нарізно.

Обидва варіанти обліку жодною мірою не суперечать законодавству чи методологічним принципам бухобліку.

Відповідно зарахування системного блока на баланс як окремого об’єкта є абсолютно правомірним. Ба більше, саме такий підхід буде більш зручним для відображення ремонту та списання цього об’єкта надалі.

Але в будь-якому разі — вибір тільки за вами.