Темы статей
Выбрать темы

Табель учета рабочего времени: топ-20 вопросов

Остапчук Александр, эксперт по вопросам оплаты труда
Большое количество обращений, поступающих в адрес нашей редакции, касаются порядка заполнения Табеля учета использования рабочего времени. Что это за документ? Для чего он нужен? Кто обязан его вести? Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдете в нашей таблице.

№ п/п

Вопрос

Ответ

1

Что такое Табель?

Табель — это поименный список работников структурного подразделения (отдела) учреждения, заведения. Он ведется отдельно по категориям работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие), а в пределах категорий — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке. Если учреждение небольшое, то все работники могут быть объединены в одном Табеле

2

Кто обязан вести Табель?

В соответствии со ст. 30 Закона об оплате труда работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке.

Ведение табельного учета рабочего времени в учреждениях и организациях регламентируется приказом № 489. Согласно п. 1 этого приказа Табель обязаны вести все юрлица, независимо от количества работников.

Если работников немного, Табель заполняет бухгалтер. В больших учреждениях Табель ведут работники кадровой службы (отдела). Нередко же табельный учет возлагается на одного из работников приказом руководителя (лицо, ответственное за ведение Табеля)

3

С какой целью ведут Табель?

Работодателю Табель необходим для:

1) учета количества отработанного рабочего времени всех категорий работающих, в том числе для расчета зарплаты работникам, оплата труда которых зависит от отработанного времени;

2) контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени;

3) получения данных об отработанном времени, необходимом для расчета выплат работникам (например, для расчета оплаты дней болезни, отпуска в связи с беременностью и родами, отпусков, дней командировок);

4) составления статистической отчетности по труду

4

Где искать форму Табеля?

Типовая форма Табеля № П-5 утверждена приказом № 489. Она имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости работодатель может дополнить эту форму другими показателями с учетом специфики деятельности учреждения

5

На кого ведут Табель?

Табель ведется на всех работников, с которыми заключены трудовые договоры. На каждого работника в Табеле, как правило, заполняется только одна строка. Исключение составляют внутренние совместители. На них в Табеле будут заполнены две строки: в одной указывается время основной работы, а во второй — время работы по совместительству.

Не нужно указывать в Табеле лиц, которые выполняют работы (предоставляют услуги) по гражданско-правовым договорам. Иначе при проверке контролирующие органы будут настаивать, что в этом случае имели место быть не гражданско-правовые, а трудовые отношения

6

Сколько раз в месяц нужно заполнять Табель?

Табель нужно заполнять ежедневно. Именно тогда у работодателя будет обеспечен достоверный учет рабочего времени. В конце месяца в Табеле подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым работником.

Заполненный Табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, руководителем подразделения (отдела), а также работником кадровой службы. После этого он передается в бухгалтерию для начисления зарплаты за отработанный месяц

7

Как табелировать выходные (праздничные) дни работника?

Табель не предусматривает кодировки для обозначения выходных дней (дней еженедельного отдыха). Поэтому в полях напротив выходных дней (а также праздничных и нерабочих) можно проставлять прочерки или оставлять их незаполненными.

В то же время если работника специально привлекают к работе в выходной для него день, праздничный/нерабочий, то отработанное время табелируют кодом «РВ» («06»)

8

Как отразить в Табеле работу на условиях неполного рабочего времени?

В таком случае используют код «РС» («02»). Кстати, этот же код применяется для кодировки рабочего времени, отработанного совместителем, поскольку работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени

9

Водителю учреждения установлен ненормированный рабочий день. Как отразить это в Табеле?

Особенность ненормированного рабочего дня заключается в том, что работник выполняет работу сверх нормальной продолжительности рабочего дня. При этом труд таких лиц обычно не подлежит точному учету во времени. Часы, отработанные работником сверхурочно как ненормированное рабочее время, не оплачивают. Их только компенсируют путем:

• предоставления ежегодного дополнительного отпуска;

• установления доплат в случаях, предусмотренных законодательством.

Поскольку часы, переработанные в режиме ненормированного рабочего дня, не оплачивают, то в Табеле их не отражают. Таким образом, в Табеле указывают продолжительность рабочего дня в соответствии с установленной для работника нормой.

Например, водитель работает по 8-часовому рабочему дню. В таком случае в Табеле ставят 8 отработанных часов даже при условии, что работник работал «ненормированно» в этот день

10

Отражать ли в Табеле сокращение рабочего времени на 1 час в предпраздничный день?

Накануне праздничных и нерабочих дней (ст. 73 КЗоТ) продолжительность работы работника с полным рабочим временем сокращается на один час как при пятидневной, так и при шестидневной рабочей неделе.

Это сокращение обязательно следует отразить в Табеле. Иначе контролирующие органы могут настаивать на том, что в такие дни работники работали сверхурочно

11

Следует ли указывать в Табеле перенос рабочих дней?

Если работодатель принял решение о переносе рабочих дней, то в Табеле такой день обозначается как выходной, а день, на который была перенесена работа, — как рабочий (проставляются часы (дни) работы). Основание для этого — приказ работодателя о переносе рабочих дней (см. письмо Минтруда от 07.04.2011 г. № 77/13/133-11)

12

Как заполнить Табель в случае увольнения работника?

В случае увольнения одного или нескольких работников в начале месяца можно составить на них отдельный дополнительный Табель. В нем указывают дни работы до дня увольнения, после чего до конца месяца проставляется условная отметка «Х». Дублировать эти данные в Табеле за месяц не нужно

13

Как отразить в Табеле ежегодный основной отпуск?

Для этих целей предусмотрен код «В» (08). Причем им следует обозначать не только рабочие, но и выходные дни, приходящиеся на период ежегодного отпуска. А вот праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ), приходящиеся на период ежегодного отпуска, прочерчивают или оставляют незаполненными

14

Как указывать в Табеле неоплачиваемый отпуск?

В Табеле неоплачиваемый отпуск указывают так:

• отпуск без сохранения зарплаты в связи с обучением (пп. 12, 13 и 17 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках) — «НБ» («13»);

• дополнительный отпуск без сохранения зарплаты в обязательном порядке — «ДБ» («14»);

• отпуск для ухода за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона об отпусках) — «ДД» («17»);

• отпуск без сохранения заработной платы при согласии сторон (ст. 26 Закона об отпусках) — «НА» («18»).

Для удобства в учреждении могут вводиться обозначения, разработанные под отдельные основания для предоставления отпуска без сохранения зарплаты

15

Как отражать в Табеле временную нетрудоспособность работника?

В Табеле следует указать все дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на рабочие, выходные, праздничные/нерабочие дни. В Табеле предусмотрены 2 кода временной нетрудоспособности:

«ТН» («26») — отмечают оплачиваемую временную нетрудоспособность;

«НН» («27») — отражают неоплачиваемую временную нетрудоспособность.

А для отпуска в связи с беременностью и родами есть свой специальный код — «ВП» («16»)

16

Как отразить дни командировки в Табеле?

Оплата периода командировки осуществляется за все рабочие дни по графику того учреждения, которое направило работника в командировку. Из этого следует, что рабочие дни пребывания работника в командировке в Табеле обозначаются таким образом:

• в верхней строке указывают количество отработанных часов согласно графику работы учреждения (например, 8) независимо от того, сколько часов этого дня работник отработал по месту командировки;

• в нижней строке — условное обозначение командировки «ВД» (07).

День командировки, приходящийся на выходной день, отражают таким образом:

• в верхней ячейке — прочерк или оставляют ее незаполненной;

• в нижней — «ВД» (07).

Если работник специально командировался для работы в выходной для него день, то такой день, на наш взгляд, целесообразно обозначить в Табеле таким образом:

• в верхней ячейке проставить количество фактически отработанных в этот день часов;

• в нижней через дробь — «РВ»/«ВД» («06»/«07») (часы работы в выходные и праздничные дни/командировка)

17

Как отразить отпуск для ухода за ребенком до 3 лет в Табеле? Нужно ли это делать в течение всех трех лет?

В Табеле в течение всего периода пребывания работницы в таком отпуске (ежемесячно) проставляют код «ВП» («06») и прочерки относительно отработанных часов. При такой неявке в Табеле указывают все дни. Это касается и выходных дней, приходящихся на этот период, поскольку отпуск считается в календарных, а не рабочих днях.

Период отпуска для ухода за ребенком до 3 лет необходимо отражать в Табеле, ведь работник продолжает находиться с учреждением в трудовых отношениях и за ним согласно действующему законодательству сохраняется место работы (должность)

18

Как табелировать сверхурочные часы, если в учреждении установлен суммированный учет рабочего времени (учетный период — квартал)?

В указанном случае есть два варианта табелирования сверхурочных за учетный период:

1) табели за месяцы учетного периода заполняют стандартно, отражая в них фактически отработанное время. Сверхурочные показывают с кодом «НУ» («05») только в том случае, если есть выходы, не предусмотренные графиком сменности, и сразу понятно, что эти часы отработаны сверхурочно.

В последнем месяце учетного периода фактически отработанное время за период сравнивают с нормой за учетный период и определяют сверхурочные часы за учетный период. Эти часы по дням не табелируют, а проставляют в графе «Отработано за месяц часов: сверхурочно»;

2) в последнем месяце учетного периода сразу подсчитывают общее количество сверхурочных часов за учетный период (необходимо за учетный период вести учет отработанного времени нарастающим итогом). Допустим даже отработанные часы с определенного дня, когда они уже фактически являются сверхурочными, отмечать литерным (цифровым) кодом, который означает сверхурочные часы, — «НУ» («05»)

19

Можно ли вносить правки в Табель?

В целом исправления и правки в Табеле не допускаются. Да и на нормативном уровне правила внесения исправлений в Табель не определены. Если Табель заполнен и передан в бухгалтерию для расчета заработной платы, то исправления в нем сделать нельзя.

Однако на практике часто бывают ситуации, когда необходимо откорректировать данные, внесенные в Табель. Например, в бюджетных учреждениях Табель для начисления зарплаты за месяц передают в бухгалтерию за несколько дней до его окончания. И нередко бывает так, что работника протабелировали как отработавшего полный месяц, а в конце месяца выясняется, что он заболел. Также работник может заболеть во время отпуска. Такие ситуации и требуют внесения исправлений в ранее поданный Табель.

Как это сделать?

Во-первых, все правки необходимо вносить только на основании подтверждающих документов.

Во-вторых, корректировать данные следует в текущем месяце, но с указанием периода, за который их корректируют. Если вы ведете Табель по типовой форме № П-5, то исправительные данные следует вносить в отдельный Табель (корректирующий Табель). В шапке документа укажите дату заполнения Табеля и месяц (период), который корректируете. На основании данных такого корректирующего Табеля бухгалтер проведет корректировку заработной платы

20

Какой срок хранения Табеля?

Регламентированные сроки хранения Табеля такие:

• в общем случае — 1 год (поз. 408 Перечня № 578/5);

• относительно работников, задействованных на работах с вредными условиями труда, — 75 лет (поз. 445 Перечня № 578/5);

• относительно граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, — 75 лет (поз. 685 Перечня № 578/5).

То есть в общем случае Табель должен храниться 1 год.

Однако обращаем ваше внимание на поз. 336 Перечня № 578/5.

В ней указано, что первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах, надо хранить 3 года. Такой 3-летний срок хранения применяется при условии завершения проверки налоговыми органами, а также завершения ревизии (для бюджетных учреждений) Госаудитслужбой по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам такие документы следует хранить до принятия окончательного решения.

На хранение Табеля в течение 3 лет также указывают пп. 44.1 и 44.3 НКУ (см. письмо ГФСУ от 20.11.2015 г. № 24797/6/99-99-22-04-02-15).

Соответственно во избежание расхождений с контролирующими органами, рекомендуем хранить Табель в течение 3 лет. Итак, например табели, составленные за все месяцы 2019 года, следует хранить в течение 2020 — 2022 годов

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И СОКРАЩЕНИЯ

КЗоТКодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

НКУНалоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон об оплате трудаЗакон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР.

Закон об отпускахЗакон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Приказ № 489 — приказ Госкомстата «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.

Перечень № 578/5Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5.

Табель — Табель учета использования рабочего времени № П-5.

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше