Теми статей
Обрати теми

Табель обліку робочого часу: топ-20 запитань

Остапчук Олександр, експерт з питань оплати праці
Велика кількість звернень, що надходять на адресу нашої редакції, стосуються порядку заповнення Табеля обліку використання робочого часу. Що це за документ? Для чого він потрібний? Хто зобов’язаний його вести? Відповіді на ці та багато інших запитань ви знайдете у нашій таблиці.

№ з/п

Запитання

Відповідь

1

Що таке Табель?

Табель — це поіменний список працівників структурного підрозділу (відділу) установи, закладу. Він ведеться окремо за категоріями працюючих (керівники, спеціалісти, службовці, робітники), а в межах категорій — у порядку табельних номерів чи в алфавітному порядку. Якщо установа невелика, то всіх працівників може бути об’єднано в одному Табелі

2

Хто зобов’язаний вести Табель?

Відповідно до ст. 30 Закону про оплату праці роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.

Ведення табельного обліку робочого часу в установах і організаціях регламентується наказом № 489. Згідно з п. 1 цього наказу Табель зобов’язані вести усі юрособи, незалежно від кількості працівників.

Якщо працівників небагато, Табель заповнює бухгалтер. У великих установах Табель ведуть працівники кадрової служби (відділу). Нерідко ж табельний облік покладається на одного з працівників наказом керівника (особа, відповідальна за ведення Табеля)

3

З якою метою ведуть Табель?

Роботодавцю Табель необхідний для:

1) обліку кількості відпрацьованого робочого часу всіх категорій працюючих, у тому числі для розрахунку зарплати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу;

2) контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу;

3) отримання даних про відпрацьований час, необхідний для розрахунку виплат працівникам (наприклад, для розрахунку оплати днів хвороби, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпусток, днів відряджень);

4) складання статистичної звітності з праці

4

Де шукати форму Табеля?

Типова форма Табеля № П-5 затверджена наказом № 489. Вона має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За необхідності роботодавець може доповнити цю форму іншими показниками з урахуванням специфіки діяльності установи

5

На кого ведуть Табель?

Табель ведеться на всіх працівників, з якими укладено трудові договори. На кожного працівника в Табелі, як правило, заповнюється тільки один рядок. Виняток становлять внутрішні сумісники. На них у Табелі будуть заповнені два рядки: в одному зазначається час основної роботи, а в другому — час роботи за сумісництвом.

Не потрібно зазначати в Табелі осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами. Інакше при перевірці контролюючі органи будуть наполягати, що в цьому випадку мали місце не цивільно-правові, а трудові відносини

6

Скільки раз на місяць потрібно заповнювати Табель?

Табель потрібно заповнювати щодня. Саме тоді у роботодавця буде забезпечений достовірний облік робочого часу. Наприкінці місяця в Табелі підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним працівником.

Заповнений Табель підписується особою, відповідальною за його ведення, керівником підрозділу (відділу), а також працівником кадрової служби. Після цього він передається в бухгалтерію для нарахування зарплати за відпрацьований місяць

7

Як табелювати вихідні (святкові) дні працівника?

Табель не передбачає кодування для позначення вихідних днів (днів щотижневого відпочинку). Тому в полях навпроти вихідних днів (а також святкових і неробочих) можна проставляти прочерки або залишати їх незаповненими.

Водночас якщо працівника спеціально залучають до роботи у вихідний для нього день, святковий/неробочий, то відпрацьований час табелюють кодом «РВ» («06»)

8

Як відобразити в Табелі роботу на умовах неповного робочого часу?

У такому випадку використовують код «РС» («02»). До речі, цей же код застосовується для кодування робочого часу, відпрацьованого сумісником, оскільки робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу

9

Водію установи встановлено ненормований робочий день. Як відобразити це в Табелі?

Особливість ненормованого робочого дня полягає в тому, що працівник виконує роботу понад нормальну тривалість робочого дня. При цьому праця таких осіб зазвичай не підлягає точному обліку в часі. Години, відпрацьовані працівником надурочно як ненормований робочий час, не оплачують. Їх тільки компенсують шляхом:

• надання щорічної додаткової відпустки;

• установленням доплат у випадках, передбачених законодавством.

Оскільки години, перепрацьовані в режимі ненормованого робочого дня, не оплачують, то в Табелі їх не відображають. Таким чином, у Табелі зазначають тривалість робочого дня відповідно до встановленої для працівника норми.

Наприклад, водій працює за 8-годинним робочим днем. У такому разі в Табелі ставлять 8 відпрацьованих годин навіть за умови, що працівник працював «ненормовано» цього дня

10

Чи відображати в Табелі скорочення робочого часу на 1 годину в передсвятковий день?

Напередодні святкових і неробочих днів (ст. 73 КЗпП) тривалість роботи працівника з повним робочим часом скорочується на одну годину як при п’ятиденному, так і при шестиденному робочому тижні.

Це скорочення обов’язково слід відобразити в Табелі. Інакше контролюючі органи можуть наполягати на тому, що в такі дні працівники працювали понаднормово

11

Чи слід зазначати у Табелі перенесення робочих днів?

Якщо роботодавець прийняв рішення про перенесення робочих днів, то в Табелі такий день позначається як вихідний, а день, на який було перенесено роботу, — як робочий (проставляються години (дні) роботи). Підстава для цього — наказ роботодавця про перенесення робочих днів (див. лист Мінпраці від 07.04.2011 р. № 77/13/133-11)

12

Як заповнити Табель у разі звільнення працівника?

У разі звільнення одного або кількох працівників на початку місяця можна скласти на них окремий додатковий Табель. У ньому відмічають дні роботи до дня звільнення, після чого до кінця місяця проставляється умовна позначка «Х». Дублювати ці дані в Табелі за місяць не потрібно

13

Як відобразити в Табелі щорічну основну відпустку?

Для цих цілей передбачено код «В» (08). Причому ним слід позначати не лише робочі, але й вихідні дні, які припадають на період щорічної відпустки. А ось святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на період щорічної відпустки, прокреслюють або залишають незаповненими

14

Як зазначати у Табелі неоплачувану відпустку?

У Табелі неоплачувану відпустку зазначають так:

• відпустка без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13 і 17 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) — «НБ» («13»);

• додаткова відпустка без збереження зарплати в обов’язковому порядку — «ДБ» («14»);

• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) — «ДД» («17»);

• відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) — «НА» («18»).

Для зручності в установі можуть вводитися позначення, розроблені під окремі підстави для надання відпустки без збереження зарплати

15

Як відображати в Табелі тимчасову непрацездатність працівника?

У Табелі слід зазначити усі дні тимчасової непрацездатності, що припадають на робочі, вихідні, святкові/неробочі дні. У Табелі передбачено 2 коди тимчасової непрацездатності:

«ТН» («26») — позначають оплачувану тимчасову непрацездатність;

«НН» («27») — відображають неоплачувану тимчасову непрацездатність.

А для відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами є свій спеціальний код — «ВП» («16»)

16

Як відобразити дні відрядження в Табелі?

Оплата періоду відрядження здійснюється за всі робочі дні за графіком тієї установи, яка направила працівника у відрядження. Із цього випливає, що робочі дні перебування працівника у відрядженні в Табелі позначаються таким чином:

• у верхньому рядку зазначають кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи установи (наприклад, 8) незалежно від того, скільки годин цього дня працівник відпрацював за місцем відрядження;

• у нижньому рядку — умовне позначення відрядження «ВД» (07).

День відрядження, що припадає на вихідний день, відображають таким чином:

• у верхній комірці — прочерк або залишають її незаповненою;

• в нижній — «ВД» (07).

Якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний для нього день, то такий день, на наш погляд, доцільно позначити в Табелі таким чином:

• у верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих цього дня годин;

• у нижній через дріб — «РВ»/«ВД» («06»/«07») (години роботи у вихідні і святкові дні/відрядження)

17

Як відобразити відпустку для догляду за дитиною до 3-х років у Табелі? Чи потрібно це робити протягом усіх трьох років?

В Табелі протягом усього періоду перебування працівниці у такій відпустці (щомісячно) проставляють код «ВП» («06») та прочерки щодо відпрацьованих годин. При такій неявці у Табелі відмічають всі дні. Це стосується і вихідних днів, які припадають на цей період, оскільки відпустка рахується в календарних, а не робочих днях.

Період відпустки для догляду за дитиною до 3-х років необхідно відображати у Табелі, адже працівник продовжує перебувати з установою у трудових відносинах і за ним згідно з чинним законодавством зберігається місце роботи (посада)

18

Як табелювати надурочні години, якщо в установі встановлений підсумований облік робочого часу (обліковий період — квартал)?

У зазначеному випадку є два варіанти табелювання надурочних за обліковий період:

1) табелі за місяці облікового періоду заповнюють стандартно, відображаючи в них фактично відпрацьований час. Надурочні показують з кодом «НУ» («05») тільки в тому випадку, якщо є виходи, не передбачені графіком змінності й одразу зрозуміло, що ці години відпрацьовано надурочно.

В останньому місяці облікового періоду фактично відпрацьований час за період порівнюють з нормою за обліковий період та визначають надурочні години за обліковий період. Ці години по днях не табелюють, а проставляють у графі «Відпрацьовано за місяць годин: надурочно»;

2) в останньому місяці облікового періоду одразу підраховують загальну кількість надурочних годин за обліковий період (необхідно за обліковий період вести облік відпрацьованого часу наростаючим підсумком). Припустимо навіть відпрацьовані години з певного дня, коли вони вже фактично є надурочними, позначати літерним (цифровим) кодом, що означає надурочні години, — «НУ» («05»)

19

Чи можно вносити правки до Табеля?

Загалом виправлення та правки в Табелі не допускаються. Та й на нормативному рівні правила внесення виправлень до Табеля не визначені. Якщо Табель заповнено і передано до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати, то виправлення в ньому зробити не можна.

Проте на практиці часто бувають ситуації, коли необхідно відкоригувати дані, внесені до Табеля. Наприклад, у бюджетних установах Табель для нарахування зарплати за місяць передають до бухгалтерії за кілька днів до його закінчення. І нерідко буває так, що працівника протабелювали як такого, що відпрацював повний місяць, а наприкінці місяця з’ясовується, що він захворів. Також працівник може захворіти під час відпустки. Такі ситуації і потребують внесення виправлень до раніше поданого Табеля.

Як це зробити?

По-перше, усі правки необхідно вносити тільки на підставі підтвердних документів.

По-друге, коригувати дані слід в поточному місяці, але із зазначенням періоду, за який її коригують. Якщо ви ведете Табель за типовою формою № П-5, то виправні дані слід вносити до окремого Табеля (коригуючий Табель). В шапці документа зазначте дату заповнення Табеля та місяць (період), який коригуєте. На підставі даних такого коригуючого Табеля бухгалтер проведе коригування заробітної плати

20

Який строк зберігання Табеля?

Регламентовані строки зберігання Табеля такі:

• у загальному випадку — 1 рік (поз. 408 Переліку № 578/5);

• щодо працівників, задіяних на роботах зі шкідливими умовами праці, — 75 років (поз. 445 Переліку № 578/5);

• щодо громадян, які постраждали унаслідок Чорнобильської катастрофи, — 75 років (поз. 685 Переліку № 578/5).

Тобто в загальному випадку Табель повинен зберігатися 1 рік.

Однак звертаємо вашу увагу на поз. 336 Переліку № 578/5.

У ній вказано, що первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах, треба зберігати 3 роки. Такий 3-річний строк зберігання застосовується за умови завершення перевірки податковими органами, а також завершення ревізії (для бюджетних установ) Держаудитслужбою за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах такі документи слід зберігати до ухвалення остаточного рішення.

На зберігання Табеля протягом 3 років також вказують пп. 44.1 і 44.3 ПКУ (див. лист ДФСУ від 20.11.2015 р. № 24797/6/99-99-22-04-02-15).

Відповідно, щоб уникнути розбіжностей з контролюючими органами, рекомендуємо зберігати Табель протягом 3 років. Отже, наприклад табелі, складені за усі місяці 2019 року, слід зберігати протягом 2020 — 2022 років

НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ ТА СКОРОЧЕННЯ

КЗпПКодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

ПКУПодатковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Закон про оплату праціЗакон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.

Закон про відпусткиЗакон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Наказ № 489 — наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.

Перелік № 578/5Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5.

Табель — Табель обліку використання робочого часу № П-5.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі