№ з/п | Запитання | Відповідь |
1 | Що таке Табель? | Табель — це поіменний список працівників структурного підрозділу (відділу) установи, закладу. Він ведеться окремо за категоріями працюючих (керівники, спеціалісти, службовці, робітники), а в межах категорій — у порядку табельних номерів чи в алфавітному порядку. Якщо установа невелика, то всіх працівників може бути об’єднано в одному Табелі |
2 | Хто зобов’язаний вести Табель? | Відповідно до ст. 30 Закону про оплату праці роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. Ведення табельного обліку робочого часу в установах і організаціях регламентується наказом № 489. Згідно з п. 1 цього наказу Табель зобов’язані вести усі юрособи, незалежно від кількості працівників. Якщо працівників небагато, Табель заповнює бухгалтер. У великих установах Табель ведуть працівники кадрової служби (відділу). Нерідко ж табельний облік покладається на одного з працівників наказом керівника (особа, відповідальна за ведення Табеля) |
3 | З якою метою ведуть Табель? | Роботодавцю Табель необхідний для: 1) обліку кількості відпрацьованого робочого часу всіх категорій працюючих, у тому числі для розрахунку зарплати працівникам, оплата праці яких залежить від відпрацьованого часу; 2) контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу; 3) отримання даних про відпрацьований час, необхідний для розрахунку виплат працівникам (наприклад, для розрахунку оплати днів хвороби, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпусток, днів відряджень); 4) складання статистичної звітності з праці |
4 | Де шукати форму Табеля? | Типова форма Табеля № П-5 затверджена наказом № 489. Вона має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За необхідності роботодавець може доповнити цю форму іншими показниками з урахуванням специфіки діяльності установи |
5 | На кого ведуть Табель? | Табель ведеться на всіх працівників, з якими укладено трудові договори. На кожного працівника в Табелі, як правило, заповнюється тільки один рядок. Виняток становлять внутрішні сумісники. На них у Табелі будуть заповнені два рядки: в одному зазначається час основної роботи, а в другому — час роботи за сумісництвом. Не потрібно зазначати в Табелі осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами. Інакше при перевірці контролюючі органи будуть наполягати, що в цьому випадку мали місце не цивільно-правові, а трудові відносини |
6 | Скільки раз на місяць потрібно заповнювати Табель? | Табель потрібно заповнювати щодня. Саме тоді у роботодавця буде забезпечений достовірний облік робочого часу. Наприкінці місяця в Табелі підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним працівником. Заповнений Табель підписується особою, відповідальною за його ведення, керівником підрозділу (відділу), а також працівником кадрової служби. Після цього він передається в бухгалтерію для нарахування зарплати за відпрацьований місяць |
7 | Як табелювати вихідні (святкові) дні працівника? | Табель не передбачає кодування для позначення вихідних днів (днів щотижневого відпочинку). Тому в полях навпроти вихідних днів (а також святкових і неробочих) можна проставляти прочерки або залишати їх незаповненими. Водночас якщо працівника спеціально залучають до роботи у вихідний для нього день, святковий/неробочий, то відпрацьований час табелюють кодом «РВ» («06») |
8 | Як відобразити в Табелі роботу на умовах неповного робочого часу? | У такому випадку використовують код «РС» («02»). До речі, цей же код застосовується для кодування робочого часу, відпрацьованого сумісником, оскільки робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу |
9 | Водію установи встановлено ненормований робочий день. Як відобразити це в Табелі? | Особливість ненормованого робочого дня полягає в тому, що працівник виконує роботу понад нормальну тривалість робочого дня. При цьому праця таких осіб зазвичай не підлягає точному обліку в часі. Години, відпрацьовані працівником надурочно як ненормований робочий час, не оплачують. Їх тільки компенсують шляхом: • надання щорічної додаткової відпустки; • установленням доплат у випадках, передбачених законодавством. Оскільки години, перепрацьовані в режимі ненормованого робочого дня, не оплачують, то в Табелі їх не відображають. Таким чином, у Табелі зазначають тривалість робочого дня відповідно до встановленої для працівника норми. Наприклад, водій працює за 8-годинним робочим днем. У такому разі в Табелі ставлять 8 відпрацьованих годин навіть за умови, що працівник працював «ненормовано» цього дня |
10 | Чи відображати в Табелі скорочення робочого часу на 1 годину в передсвятковий день? | Напередодні святкових і неробочих днів (ст. 73 КЗпП) тривалість роботи працівника з повним робочим часом скорочується на одну годину як при п’ятиденному, так і при шестиденному робочому тижні. Це скорочення обов’язково слід відобразити в Табелі. Інакше контролюючі органи можуть наполягати на тому, що в такі дні працівники працювали понаднормово |
11 | Чи слід зазначати у Табелі перенесення робочих днів? | Якщо роботодавець прийняв рішення про перенесення робочих днів, то в Табелі такий день позначається як вихідний, а день, на який було перенесено роботу, — як робочий (проставляються години (дні) роботи). Підстава для цього — наказ роботодавця про перенесення робочих днів (див. лист Мінпраці від 07.04.2011 р. № 77/13/133-11) |
12 | Як заповнити Табель у разі звільнення працівника? | У разі звільнення одного або кількох працівників на початку місяця можна скласти на них окремий додатковий Табель. У ньому відмічають дні роботи до дня звільнення, після чого до кінця місяця проставляється умовна позначка «Х». Дублювати ці дані в Табелі за місяць не потрібно |
13 | Як відобразити в Табелі щорічну основну відпустку? | Для цих цілей передбачено код «В» (08). Причому ним слід позначати не лише робочі, але й вихідні дні, які припадають на період щорічної відпустки. А ось святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП), що припадають на період щорічної відпустки, прокреслюють або залишають незаповненими |
14 | Як зазначати у Табелі неоплачувану відпустку? | У Табелі неоплачувану відпустку зазначають так: • відпустка без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13 і 17 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) — «НБ» («13»); • додаткова відпустка без збереження зарплати в обов’язковому порядку — «ДБ» («14»); • відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) — «ДД» («17»); • відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) — «НА» («18»). Для зручності в установі можуть вводитися позначення, розроблені під окремі підстави для надання відпустки без збереження зарплати |
15 | Як відображати в Табелі тимчасову непрацездатність працівника? | У Табелі слід зазначити усі дні тимчасової непрацездатності, що припадають на робочі, вихідні, святкові/неробочі дні. У Табелі передбачено 2 коди тимчасової непрацездатності: • «ТН» («26») — позначають оплачувану тимчасову непрацездатність; • «НН» («27») — відображають неоплачувану тимчасову непрацездатність. А для відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами є свій спеціальний код — «ВП» («16») |
16 | Як відобразити дні відрядження в Табелі? | Оплата періоду відрядження здійснюється за всі робочі дні за графіком тієї установи, яка направила працівника у відрядження. Із цього випливає, що робочі дні перебування працівника у відрядженні в Табелі позначаються таким чином: • у верхньому рядку зазначають кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи установи (наприклад, 8) незалежно від того, скільки годин цього дня працівник відпрацював за місцем відрядження; • у нижньому рядку — умовне позначення відрядження «ВД» (07). День відрядження, що припадає на вихідний день, відображають таким чином: • у верхній комірці — прочерк або залишають її незаповненою; • в нижній — «ВД» (07). Якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний для нього день, то такий день, на наш погляд, доцільно позначити в Табелі таким чином: • у верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих цього дня годин; • у нижній через дріб — «РВ»/«ВД» («06»/«07») (години роботи у вихідні і святкові дні/відрядження) |
17 | Як відобразити відпустку для догляду за дитиною до 3-х років у Табелі? Чи потрібно це робити протягом усіх трьох років? | В Табелі протягом усього періоду перебування працівниці у такій відпустці (щомісячно) проставляють код «ВП» («06») та прочерки щодо відпрацьованих годин. При такій неявці у Табелі відмічають всі дні. Це стосується і вихідних днів, які припадають на цей період, оскільки відпустка рахується в календарних, а не робочих днях. Період відпустки для догляду за дитиною до 3-х років необхідно відображати у Табелі, адже працівник продовжує перебувати з установою у трудових відносинах і за ним згідно з чинним законодавством зберігається місце роботи (посада) |
18 | Як табелювати надурочні години, якщо в установі встановлений підсумований облік робочого часу (обліковий період — квартал)? | У зазначеному випадку є два варіанти табелювання надурочних за обліковий період: 1) табелі за місяці облікового періоду заповнюють стандартно, відображаючи в них фактично відпрацьований час. Надурочні показують з кодом «НУ» («05») тільки в тому випадку, якщо є виходи, не передбачені графіком змінності й одразу зрозуміло, що ці години відпрацьовано надурочно. В останньому місяці облікового періоду фактично відпрацьований час за період порівнюють з нормою за обліковий період та визначають надурочні години за обліковий період. Ці години по днях не табелюють, а проставляють у графі «Відпрацьовано за місяць годин: надурочно»; 2) в останньому місяці облікового періоду одразу підраховують загальну кількість надурочних годин за обліковий період (необхідно за обліковий період вести облік відпрацьованого часу наростаючим підсумком). Припустимо навіть відпрацьовані години з певного дня, коли вони вже фактично є надурочними, позначати літерним (цифровим) кодом, що означає надурочні години, — «НУ» («05») |
19 | Чи можно вносити правки до Табеля? | Загалом виправлення та правки в Табелі не допускаються. Та й на нормативному рівні правила внесення виправлень до Табеля не визначені. Якщо Табель заповнено і передано до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати, то виправлення в ньому зробити не можна. Проте на практиці часто бувають ситуації, коли необхідно відкоригувати дані, внесені до Табеля. Наприклад, у бюджетних установах Табель для нарахування зарплати за місяць передають до бухгалтерії за кілька днів до його закінчення. І нерідко буває так, що працівника протабелювали як такого, що відпрацював повний місяць, а наприкінці місяця з’ясовується, що він захворів. Також працівник може захворіти під час відпустки. Такі ситуації і потребують внесення виправлень до раніше поданого Табеля. Як це зробити? По-перше, усі правки необхідно вносити тільки на підставі підтвердних документів. По-друге, коригувати дані слід в поточному місяці, але із зазначенням періоду, за який її коригують. Якщо ви ведете Табель за типовою формою № П-5, то виправні дані слід вносити до окремого Табеля (коригуючий Табель). В шапці документа зазначте дату заповнення Табеля та місяць (період), який коригуєте. На підставі даних такого коригуючого Табеля бухгалтер проведе коригування заробітної плати |
20 | Який строк зберігання Табеля? | Регламентовані строки зберігання Табеля такі: • у загальному випадку — 1 рік (поз. 408 Переліку № 578/5); • щодо працівників, задіяних на роботах зі шкідливими умовами праці, — 75 років (поз. 445 Переліку № 578/5); • щодо громадян, які постраждали унаслідок Чорнобильської катастрофи, — 75 років (поз. 685 Переліку № 578/5). Тобто в загальному випадку Табель повинен зберігатися 1 рік. Однак звертаємо вашу увагу на поз. 336 Переліку № 578/5. У ній вказано, що первинні документи і додатки до них, які фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах, треба зберігати 3 роки. Такий 3-річний строк зберігання застосовується за умови завершення перевірки податковими органами, а також завершення ревізії (для бюджетних установ) Держаудитслужбою за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах такі документи слід зберігати до ухвалення остаточного рішення. На зберігання Табеля протягом 3 років також вказують пп. 44.1 і 44.3 ПКУ (див. лист ДФСУ від 20.11.2015 р. № 24797/6/99-99-22-04-02-15). Відповідно, щоб уникнути розбіжностей з контролюючими органами, рекомендуємо зберігати Табель протягом 3 років. Отже, наприклад табелі, складені за усі місяці 2019 року, слід зберігати протягом 2020 — 2022 років |
НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ ТА СКОРОЧЕННЯ
КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
Закон про оплату праці — Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.
Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.
Наказ № 489 — наказ Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.
Табель — Табель обліку використання робочого часу № П-5.