Во исполнение Указа Президента Украины от 08.11.2019 г. № 837 Пенсионным фондом в июне 2020 года начато внедрение новой системы «Автоматическое назначение пенсий», т. е. подать документы для назначения пенсии можно через личный кабинет на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (portal.pfu.gov.ua) с помощью квалифицированной электронной подписи.
Особенностью новации является то, что пенсия будет назначена без личного обращения в территориальный орган ПФУ на основании поданных в обращении документов.
В личном кабинете застрахованное лицо заполняет и подает «Анкету-заявление на автоматическое назначение пенсии», которая работает сейчас в тестовом режиме. Некоторые поля заполняются автоматически по данным лица, имеющимся на портале, некоторую информацию необходимо добавить в ручном режиме.
Вместе с Анкетой прилагаются файлы сканируемых документов, которые подтверждают приобретенный трудовой стаж и идентифицируют лицо. Файлы документов необходимо прикрепить в соответствующем разделе, каждый раздел содержит перечень необходимых документов.
Заметим, что обязательным условием такого автоматического назначения пенсии является наличие на дату приобретения права на нее электронных сведений о трудовой деятельности застрахованного лица в реестре застрахованных лиц.
Для более удобного восприятия информации мы подготовили специальную таблицу, в которой слева приведен вопрос, касающийся порядка предоставления скан-копий трудовых книжек, а справа — ответ на него.
| № п/п | Вопрос | Ответ |
| 1 | Обязан ли работодатель предоставлять скан-копии трудовых книжек работников? | Нет, сейчас такой обязанности для работодателей не установлено. Сведения о трудовой деятельности работников могут подаваться через веб-портал ПФУ страхователем-работодателем или же лично работником. Это прямо указано в п. 6 Порядка № 10841. Однако, принимая во внимание то, что в общем случае трудовые книжки работников находятся у работодателей, Пенсионный фонд обращается к учреждениям с просьбой организовать через веб-портал ПФУ предоставление сканируемых копий документов, подтверждающих трудовой стаж работников, которые приобретают право на назначение пенсии по возрасту |
| 2 | Из чего состоят сведения о трудовой деятельности работника? | Сведения о трудовой деятельности работника подаются через веб-портал ПФУ в виде скан-копий предусмотренных законодательством документов с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи. Для того, чтобы запустить учет трудовой деятельности работника, такой работник должен предоставить согласие на обработку данных, предусмотренных Порядком № 1084, в электронной форме. Если такие полномочия он делегирует работодателю (страхователю), то согласие должно быть оформлено в виде отдельного документа. До утверждения формы такого согласия Пенсионным фондом ее заключают в произвольной форме. Сканируемая копия этого согласия является неотъемлемой составляющей сведений, поданных страхователем. Если сведения о трудовой деятельности работник предоставляет лично, то скан-копия согласия не нужна |
| 3 | Есть ли требования, касающиеся скан-копий и формата их предоставления? | Да, такие требования есть. Электронные копии страниц трудовой книжки и документов о стаже, определенных Порядком № 6372, а также согласие работника на предоставление разрешения на обработку его персональных данных создаются путем их сканирования в цветном формате. Сканируемые копии, которые изготовляются на основании оригиналов трудовой книжки и документов о стаже, должны содержать все страницы в хронологическом порядке и поля соответствующих документов, быть пригодными для восприятия их содержания. Рекомендованная разрешающая способность при сканировании — 300 dpi. Формат изображения должен быть jpg или pdf, размер каждого файла не должен превышать 1 Мб. Скан-копии должны быть четкими. То есть должно хорошо читаться название документа, его серийный номер (при наличии), дата выдачи, фамилия имя и отчество владельца, печати, подписи и т. п. Незаполненные страницы трудовой книжки (вкладыша) сканировать не нужно. Сканировать можно: — либо отдельно каждую страницу трудовой книжки и сохранить их в формате jpg; — либо сразу все страницы трудовой книжки и сформировать один файл в формате pdf. Учитывайте: сканирование осуществляется в цветном формате. Сканированию подлежат все заполненные страницы разделов «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и вкладыши оригинала трудовой книжки |
| 4 | Каков порядок предоставления скан-копий работодателями? | Всю процедуру можно разделить на 4 шага. Шаг 1. Войдите на веб-портал ПФУ и в правом верхнем углу нажмите поле «Вхід». Шаг 2. Выберите способ входа. Работодатели (как юридические лица, так и ФЛП) должны выбрать «Юридична особа». Из списка Аккредитованного центра сертификации ключей (АЦСК) выберите своего предоставителя услуг Электронной цифровой подписи (ЭЦП), в котором вы получили электронную подпись. Укажите путь к вашему ключу ЭЦП и введите свой пароль к нему. Для входа в свой личный кабинет останется нажать зеленую кнопку «Увійти з ЕЦП». Шаг 3. В разделе « Комунікації з ПФУ» найдите сервис «Надання скан-копій трудової книжки». Перед внесением скан-копий система выдает короткую инструкцию. Нажав на кнопку «Продовжити», вы перейдете непосредственно к разделу загрузки. Здесь работодатель может заполнить форму на своего работника. Шаг 4. Добавьте: 1) скан-копии трудовой книжки (требования см. выше). Нажмите кнопку «Додати файл» и выберите заранее подготовленные скан-копии трудовой книжки; 2) сканируемую копию согласия на обработку персональных данных работника. Готово? Нажимайте «Відправити до ПФУ» — и копия трудовой книжки будет передана Пенсионному фонду. Обращаем ваше внимание, что сейчас подан в Верховную Раду законопроект № 3623 — Проект Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» — о введении учета трудовой деятельности работника в электронной форме. В случае его принятия ст. 48 КЗоТ будет изложена в новой редакции. В этой статье будет установлено, что учет трудовой деятельности работника будет осуществляться в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. При этом работодатель по требованию работника обязан будет вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении |
