Запасные картриджи: особенности учета

Картридж — это сменный блок к печатному оборудованию, состоящий из нескольких узлов и деталей в защитной оболочке. Эта защитная оболочка является контейнером, в котором хранятся чернила или тонер для печати.

Получить картридж учреждение может в двух случаях.

Первый случай — картридж как составная часть оргтехники. Это основной картридж, который входит в комплектацию приобретенного принтера.

Второй случай — картридж как расходный материал. Такой картридж учреждение закупает как запчасть для замены непригодного для использования основного картриджа или на время его заправки, как запасной.

Оперативный учет

Запасные картриджи требуют контроля за их перемещением, использованием и техническим состоянием. Для этого необходимо вести их отдельный оперативный учет.

Единого порядка и типовых форм для такого учета не существует. Поэтому необходимо самостоятельно установить порядок учета картриджей и утвердить формы оперативного учета в приказе об организации бухучета вашего учреждения.

Контроль за использованием картриджей осуществляет ответственное лицо, которое определяет руководитель своим распорядительным документом.

Если количество печатной техники и запасных картриджей небольшое, это может быть и тот же специалист, который занимается обслуживанием оргтехники в учреждении. Если количество оргтехники и запасных картриджей значительное, ответственными лицами должны быть специалисты каждого отдела, где есть принтер.

Для учета картриджей целесообразно применять Книгу учета использования картриджей. Форма такой книги произвольная.

Если учет будет вести одно ответственное лицо по учреждению, предлагаем фиксировать в Книге такие данные:

• название, тип, модель и индивидуальный номенклатурный номер картриджа;

• средний ресурс использования картриджа.

К сведению: фактический объем полученных копий из одного картриджа может отличаться от заявленного объема в технической документации. Это объясняется тем, что режим печати и уровень заполнения страниц могут отличаться;

• название отдела, в который временно передается запасной картридж;

• дата выдачи и возврата запасного картриджа;

• подпись лица, получившего запасной картридж во временное пользование;

• подпись ответственного за учет и использование запасных картриджей;

• отметка о техническом состоянии картриджа.

В Книгах, которые будут вести специалисты отделов, целесообразно отразить такие данные:

• название отдела, в которое передан запасной картридж;

• название, тип, модель и индивидуальный номенклатурный номер картриджа;

• средний ресурс использования картриджа;

• дата получения и возврата картриджа;

• подпись специалиста отдела, который отвечает за учет запасного картриджа;

• отметка о техническом состоянии картриджа.

Бухучет

Основные или запасные картриджи как расходные материалы учитываем на субсчете 1515 «Запасные части». Именно на этом субсчете ведется учет приобретенных запчастей, используемых для проведения ремонтов, замены изношенных частей оборудования и т. п. Существует особенность учета запасных картриджей. После установки на принтер их не списывают сразу на расходы (субсчет 8013, 8113). Такие картриджи учитывают в составе запасов до момента их полной непригодности для использования. При этом использование картриджей осуществляется не постоянно, а только периодически.

Чтобы отражать их перемещение, советуем использовать аналитические счета в пределах субсчета 1515. Например, можно применять:

• 1515/1 «Запасной картридж на складе» — для учета картриджей, которые не используются в данный момент;

• 1515/2 «Запасной картридж, переданный в использование» — для учета картриджей, переданных в использование на период замены/заправки основного картриджа.

Списание непригодного для использования запасного картриджа осуществляет комиссия по списанию на основании Акта списания запасов (форма приведена в приложении к Методрекомендациям¹).

¹ Методические рекомендации по бухгалтерскому учету запасов субъектами государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.

Рассмотрим условный пример.