Запасні картриджі: особливості обліку

Картридж — це змінний блок до друкованого обладнання, що складається з декількох вузлів і деталей в захисній оболонці. Ця захисна оболонка є контейнером, в якому зберігаються чорнила або тонер для друку.

Отримати картридж установа може у двох випадках.

Перший випадок — картридж як складова частина оргтехніки. Це основний картридж, який входить у комплектацію придбаного принтера.

Другий випадок — картридж як витратний матеріал. Такий картридж установа закуповує як запчастину для заміни непридатного для використання основного картриджа або на час його заправки, як запасний.

Оперативний облік

Запасні картриджі потребують контролю за їх переміщенням, використанням та технічним станом. Для цього необхідно вести їх окремий оперативний облік.

Єдиного порядку та типових форм для такого обліку не існує. Тому необхідно самостійно встановити порядок обліку картриджів та затвердити форми оперативного обліку в наказі про організацію бухобліку вашої установи.

Контроль за використанням картриджів здійснює відповідальна особа, яку визначає керівник своїм розпорядчим документом.

Якщо кількість друкованої техніки та запасних картриджів невелика, це може бути і той самий фахівець, який займається обслуговуванням оргтехніки в установі. Якщо кількість оргтехніки та запасних картриджів значна, відповідальними особами мають бути фахівці кожного відділу, де є принтер.

Для обліку картриджів доцільно застосовувати Книгу обліку використання картриджів. Форма такої книги є довільною.

Якщо облік буде вести одна відповідальна особа по установі, пропонуємо фіксувати у Книзі такі дані:

• назва, тип, модель та індивідуальний номенклатурний номер картриджа;

• середній ресурс використання картриджа.

До відома: фактичний обсяг отриманих копій з одного картриджа може відрізнятися від заявленого обсягу у технічній документації. Це пояснюється тим, що режим друку та рівень заповнення сторінок може відрізнятися;

• назва відділу, до якого тимчасово передається запасний картридж;

• дата видачі та повернення запасного картриджа;

• підпис особи, яка отримала запасний картридж у тимчасове користування;

• підпис відповідального за облік та використання запасних картриджів;

• відмітка про технічний стан запасного картриджа.

У Книгах, які будуть вести фахівці відділів, доцільно відобразити такі дані:

• назва відділу, до якого передано запасний картридж;

• назва, тип, модель та індивідуальний номенклатурний номер картриджа;

• середній ресурс використання картриджа;

• дата отримання та повернення картриджа;

• підпис фахівця відділу, якій відповідає за облік запасного картриджа;

• відмітка про технічний стан картриджа.

Бухоблік

Основні або запасні картриджі як витратні матеріали обліковуємо на субрахунку 1515 «Запасні частини».

Саме на цьому субрахунку ведеться облік придбаних запчастин, які використовуються для проведення ремонтів, заміни зношених частин обладнання тощо.

Існує особливість обліку запасних картриджів. Після установки на принтер, їх не списують відразу на витрати (субрахунок 8013, 8113). Такі картриджі обліковують у складі запасів до моменту їх повної непридатності для використання. При цьому використання картриджів здійснюється не постійно, а лише періодично. Щоб відображати їх переміщення, радимо використовувати аналітичні рахунки в межах субрахунку 1515. Наприклад, можна застосовувати:

• 1515/1 «Запасний картридж на складі» — для обліку картриджів, які не використовуються безпосередньо зараз;

• 1515/2 «Запасний картридж переданий у використання» — для обліку картриджів, які передані у використання на період заміни/заправки основного картриджа.

Списання непридатного для використання запасного картриджа здійснює комісія зі списання на підставі Акта списання запасів (форма, наведена у додатку до Методрекомендацій¹).

¹ Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів суб’єктами державного сектору, затверджені наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11.

Розглянемо на умовному прикладі, як можна відображати в бухобліку такі операції.