Темы статей
Выбрать темы

Возмещение расходов на мобильную связь: что в учете?

Вежичанина Светлана, эксперт по финансовым вопросам
Можно ли возместить работнику расходы на пополнение счета служебного мобильного телефона собственными средствами через терминал самообслуживания? Если да, то по какому КЭКР следует осуществить такое возмещение? И как правильно отразить его в учете, если кассы в учреждении нет? Такие вопросы нередко возникают у бухгалтеров бюджетных учреждений. Ответим на них в нашей статье.

После снятия запрета1 на приобретение мобильных телефонов бюджетные учреждения стали активно пользоваться ими в своей деятельности. Более того, сейчас стремительно уменьшается количество стационарных телефонов. Конечно, в связи с этим кое-где возникают нестандартные ситуации, требующие решения.

1 Постановление КМУ «О внесении изменений в постановление Кабинета Министров Украины от 11 октября 2016 г. № 710» от 29.01.2020 г. № 52.

На этот раз подробно остановимся на порядке возмещения работникам расходов на пополнение служебного мобильного.

Право на возмещение расходов

Нормами законодательства, действительно, предусмотрено право на возмещение расходов, осуществленных работниками за собственные средства. Но для этого должны выполняться определенные условия. Рассмотрим их.

Есть поручение руководителя

Работник исполняет свои обязанности согласно трудовому договору и должностным инструкциям. По поручению руководителя учреждения работник может отправляться в служебную командировку или выполнять отдельные гражданско-правовые действия от имени и за счет учреждения. То есть при поручении работнику определенного задания учреждение должно обеспечить его средствами (авансом) для выполнения такого задания.

В течение установленного срока после завершения командировки или выполнения заданий (по окончании 3-го, 5-го, а в отдельных случаях — 10-го или 20-го банковского дня) работник должен отчитаться об использовании полученного аванса. В частности, он должен подать Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет) (п.п. 170.9.2 и п.п. 170.9.3 НКУ). Форма Отчета утверждена приказом № 8412.

2 Приказ Минфина «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 28.09.2015 г. № 841.

Если же работник использовал во время служебной командировки собственные средства, он имеет право на их возмещение (ст. 121 КЗоТ). В случае решения хозяйственных вопросов учреждения работник также имеет право на возмещение расходов, понесенных им в связи с этим (в т. ч. за собственные средства). Главное, чтобы такие расходы были подтверждены соответствующими подтверждающими документами. Причем работник должен предоставить оригиналы этих документов.

Но может быть и такое, что у работника остались неизрасходованные средства или на понесенные расходы нет подтверждающих документов. В этом случае такие расходы считаются излишними и подлежат возврату работником в кассу учреждения или зачислению на его регистрационный счет. Причем сделать это работник должен при предоставлении Отчета или до этого (абз. 4 п.п. 170.9.2 НКУ).

Расходы есть, а поручения руководителя нет

Правомерность использования работниками собственных средств для решения производственных (хозяйственных) вопросов без поручения работодателя и право на возмещение таких расходов подтверждают ст. 1159 и 1160 ГКУ. В частности, этими нормами предусмотрено, что если лицо совершило действия в имущественных интересах другого лица без его поручения, оно:

1) обязано немедленно после окончания этих действий предоставить лицу, в имущественных интересах которого были совершены действия, отчет об этих действиях и передать ему все, что при этом было получено (ст. 1159 ГКУ);

2) имеет право требовать от этого лица возмещения фактически понесенных расходов, если они были оправданы обстоятельствами, при которых были совершены (ч. 1 ст. 1160 ГКУ);

3) теряет право требовать возмещения осуществленных расходов, если при первой возможности не сообщило о своих действиях (ч. 2 ст. 1160 ГКУ).

Возмещение расходов работника: возможные варианты

С учетом вышесказанного, существует два варианта возмещения расходов, осуществленных работниками за собственные средства.

img 1Стандартный. По распоряжению руководителя учреждения работник выполняет задание, для чего обеспечивается денежным авансом → в течение установленного срока после завершения выполнения задания работник подает Отчет → если фактические расходы превышают сумму выданного аванса, работник получает возмещение расходов при наличии подтверждающих документов.

img 2Исключительный. Без поручения руководителя учреждения работник осуществляет расходы за собственные средства в интересах учреждения → работник немедленно уведомляет руководителя докладной запиской с обоснованием обстоятельств осуществления таких расходов, предоставляет Отчет и соответствующие подтверждающие документы → руководитель учреждения рассматривает целесообразность таких расходов → в случае принятия решения в пользу работника руководитель учреждения утверждает Отчет → производится расчет с работником.

Важно: такой вариант не может носить постоянный характер, потому и назван исключительным.

В свое время возможность возмещения расходов, понесенных работником в пользу учреждения за собственные средства, по решению руководителя учреждения подтвердили и специалисты Минфина в письме от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266. Это письмо и до сих пор действующее.

Учреждение — налоговый агент

Напомним: сумма средств, полученных работником на командировку или под отчет, не включается в налогооблагаемый доход работника. Однако это касается только сумм в пределах фактических расходов налогоплательщика на выполнение таких действий при наличии подтверждающих документов (пп. «а» и «б» п.п. 170.9.1 НКУ).

Налогообложению подлежит сумма излишне потраченных средств, полученных плательщиком налогов на командировку или под отчет, в случае ее невозврата в установленные сроки (п.п. 164.2.11 НКУ).

Обратите внимание: для работника, которой нарушил сроки возврата авансовых средств, установлены «льготные» сроки для исправления ситуации. В частности, работник может вернуть сумму невозвращенных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок их возврата (п. 4 Порядка № 8413). Иначе учреждение как субъект, выдавший такую сумму, автоматически становится налоговым агентом и должно осуществить удержание НДФЛ и ВС с суммы такого превышения (абз. 3 п. «б» п.п. 170.9.1 НКУ).

3 Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

Имейте в виду: для определения базы налогообложения сумму средств, излишне потраченных работником и не возвращенных вовремя, нужно увеличить на «натуральный» коэффициент (п. 164.5 НКУ). На сегодня он равен 1,219512.

«Мобильные» ограничения

Ограничения на приобретение и содержание мобильных телефонов в государственных бюджетных учреждениях продолжают действовать (постановление № 3324).

4 Постановление КМУ «О предельных суммах расходов на приобретение автомобилей, мебели, другого оборудования и устройств, мобильных телефонов, компьютеров государственными органами, а также учреждениями и организациями, которые содержатся за счет государственного бюджета» от 04.04.2001 г. № 332.

В частности, сейчас действуют такие предельные суммы расходов на:

• приобретение мобильного телефона — 1200 грн;

• содержание мобильного телефона — 1500 грн (в месяц).

Исключение: указанные нормы не распространяются на правоохранительные органы, вооруженные силы и другие воинские формирования, Госспецтранспорт, Государственную экологическую инспекцию и Госспецсвязь.

Важно: бюджетные учреждения, которые содержатся за счет средств местного бюджета, должны ориентироваться на предельные нормы расходов на приобретение и содержание мобильных телефонов, утвержденные на местном уровне.

Таким образом, необходимо контролировать использование бюджетных средств и на приобретение телефонов, и на оплату услуг мобильной связи.

Устанавливаем правила пользования мобильным

Для контроля за расходами на мобильную связь необходимо разработать и утвердить внутренний распорядительный документ — Порядок пользования мобильной связью. В нем следует прописать все важные правила и ограничения. В частности, в этом Порядке целесообразно указать:

1) все номера служебных мобильных телефонов;

2) информацию об установленных предельных лимитах использования мобильной связи с учетом лимитов на тарифные пакеты;

3) меры для осуществления контроля за недопущением перерасхода. Контролировать перерасход могут как руководители подразделений, имеющие допуск к мобильным телефонам, так и специалисты бухгалтерии.

Конечно, нет никакого смысла строго контролировать расходы и мобильную связь в случае, если услуги мобильной связи предоставляются на условиях безлимитного тарифного пакета;

4) информацию о запрете (возможности) использования служебной мобильной связи в личных целях. Если разрешено осуществлять личные звонки со служебного мобильного, пропишите правила возмещения таких расходов работником;

5) информацию о возможности использования мобильной связи после окончания рабочего дня, в праздничные и выходные дни (с учетом графика работы в учреждении и служебной необходимости для осуществления таких звонков);

6) перечень документов, подтверждающих стоимость понесенных расходов при оплате услуг мобильной связи через подотчетных лиц. При составлении перечня таких документов учитывайте, является ли учреждение плательщиком НДС (имеет ли право на налоговый кредит);

7) информацию о возможности (в исключительных случаях) возмещения расходов, понесенных работником учреждения за собственные средства, и порядок согласования таких расходов с руководителем учреждения.

Мобильная связь: варианты пользования

Учреждение может пользоваться мобильным на условиях контрактного предоставления услуг или на условиях предварительной оплаты (например, пополнение счета через терминал самообслуживания).

Контрактное обслуживание предусматривает заключение договора с выбранным оператором мобильной связи. В договоре оператор приводит перечень номеров телефонов, которые будут обслуживаться по контракту, и выбранный тарифный пакет.

В случае предоставления услуги на условиях предварительной оплаты между абонентом и оператором договор не заключается. Осуществляется приобретение сим-карты с последующим пополнением счета по выбранному тарифному пакету.

При обоих вариантах учреждение вносит плату до начала фактического пользования. При этом оплата услуг осуществляется в безналичной форме. То есть нет необходимости выдавать средства под отчет работникам для пополнения счета. Кроме того, при контрактном обслуживании существует возможность отсрочить оплату услуг и при этом остаться в статусе незаблокированных абонентов.

Планируем «мобильные» расходы

Расходы на оплату услуг связи следует планировать по КЭКР 2240 (п.п. 25 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333). Так, по этому коду проводим оплату за услуги как фиксированной телефонной связи (местной, междугородной, международной), так и мобильной связи. Возмещение расходов, понесенных работниками при оплате услуг мобильной связи, на основании авансовых отчетов также осуществляем по этому КЭКР.

Учитываем расходы связи

Учет выданного аванса на хозяйственные нужды отражаем как увеличение задолженности по дебету субсчета 2116 «Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами».

Если руководитель учреждения подтвердил целесообразность и обоснованность осуществленных работником расходов за собственные средства без его поручения и утвердил Отчет, отражаем задолженность перед работником по кредиту субсчета 2116. После проведения расчета с подотчетным лицом уменьшаем обязательства перед ним по дебету субсчета 2116.

Вроде бы не сложно, но закрепить на примере вышесказанное не помешает.

Пример 1 (оплата за счет подотчетных сумм). Работнику бюджетного учреждения выдан аванс в сумме 182 грн на оплату услуг мобильной связи служебного телефона путем зачисления средств на карточный счет работника. Оплату работник осуществил через терминал самообслуживания. Общая сумма потраченных средств — 182 грн (180 грн — пополнение счета + 2 грн — комиссия).

В течение трех банковских дней работник предоставил Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и документ, подтверждающий сумму понесенных расходов (квитанция терминала об оплате).Отчет был утвержден руководителем учреждения.

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн

№ м/о

дебет

кредит

1

Получено ассигнование на оплату услуг мобильной связи

2313

7011

182

2

2

Перечислен аванс работнику для оплаты услуг мобильной связи

2116

2313

182

2, 8

3

Оплачены услуги мобильной связи наперед за счет подотчетных сумм

2113

2116

180

4, 8

В то же время отнесена сумма комиссии на расходы

8013

2116

2

8

4

Получены услуги мобильной связи

8013

6211

180

6

5

Уменьшена сумма задолженности перед оператором мобильной связи на сумму выплаченного аванса

6211

2113

180

4, 6

Пример 2 (оплата за собственные средства работника). Работником учреждения осуществлена оплата услуг мобильной связи служебного телефона за собственные средства в сумме 262 грн (260 грн — пополнение счета + 2 грн — комиссия). Оплата произведена через терминал самообслуживания.

Сразу после осуществления оплаты работник предоставил на рассмотрение руководителю учреждения докладную записку с обоснованием осуществленных расходов за собственные средства и Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, вместе с приложенным оригиналом документа, подтверждающим понесенные расходы (квитанция терминала об оплате). После принятия решения о целесообразности понесенных расходов руководитель учреждения утвердил Отчет. Сумма фактически потраченных средств возмещена работнику путем перечисления на его карточный счет.

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн

№ м/о

дебет

кредит

1

Оплачены услуги мобильной связи наперед за счет собственных средств работника

2113

2116

260

4, 8

Одновременно отнесена комиссия на расходы

8013

2116

2

8

2

Получено ассигнование на оплату услуг мобильной связи (возмещение расходов работника)

2313

7011

262

2

3

Возмещены работнику понесенные расходы на основании авансового отчета

2116

2313

262

2, 8

4

Получены услуги мобильной связи

8013

6211

260

6

5

Уменьшена сумма задолженности перед оператором мобильной связи на сумму выплаченного аванса

6211

2113

260

4, 6

ВЫВОДЫ

• Возмещение расходов, понесенных работником за собственные средства без поручения руководителя учреждения (в т. ч. оплата мобильной связи), осуществляется по решению руководителя

• При осуществлении расходов на содержание мобильных телефонов придерживайтесь установленных предельных сумм расходов (1500 грн в месяц — для госуучреждений)

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше