Відшкодування витрат на мобільний зв’язок: що в обліку?

Після зняття заборони¹ на придбання мобільних телефонів бюджетні установи стали активно користуватися ними у своєї діяльності. Ба більше, наразі стрімко йде зменшування кількості стаціонарних телефонів. Звісно, у зв’язку з цим подекуди виникають нестандартні ситуації, які потребують вирішення. Цього разу докладно зупинимось на порядку відшкодування працівникам витрат на поповнення службового мобільного.

¹ Постанова КМУ «Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 11 жовтня 2016 р. № 710» від 29.01.2020 р. № 52.

Право на відшкодування витрат

Нормами законодавства, дійсно, передбачено право на відшкодування витрат, здійснених працівниками за власні кошти. Але для цього мають виконуватися певні умови. Розглянемо їх.

Є доручення керівника

Працівник виконує свої обов’язки згідно з трудовим договором та посадовими інструкціями. За дорученням керівника установи працівник може відправлятися у службове відрядження або виконувати окремі цивільно-правові дії від імені та за рахунок установи. Тобто при дорученні працівнику певного завдання установа має забезпечити його коштами (авансом) для виконання такого завдання.

Протягом установленого строку після завершення відрядження або виконання завдань (це може бути закінчення 3-го, 5-го, а в окремих випадках 10-го чи 20-го банківського дня) працівник має відзвітувати про використання отриманого авансу. Зокрема, він повинен подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) (п.п. 170.9.2 та п.п. 170.9.3 ПКУ). Форму Звіту затверджено наказом № 841².

² Наказ Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 р. № 841.

Якщо ж працівник використав під час службового відрядження власні кошти, він має право на їх відшкодування (ст. 121 КЗпП). У разі вирішення господарських питань установи працівник також має право на відшкодування витрат, понесених ним у з зв’язку з цим (у т. ч. за власні кошти). Головне, щоб такі витрати були підтверджені відповідними підтвердними документами. Причому працівник має надати оригінали цих документів.

Але може бути й таке, що в працівника залишилися невитрачені кошти або на понесені витрати немає підтвердних документів. У цьому разі такі витрати вважаються надмірними і підлягають поверненню працівником до каси установи або зарахуванню на її реєстраційний рахунок. Причому зробити це працівник має при поданні Звіту або до цього (абз. 4 п.п. 170.9.2 ПКУ).

Витрати є, а доручення керівника немає

Правомірність використання працівниками власних коштів для вирішення виробничих (господарських) питань без доручення роботодавця та право на відшкодування таких витрат підтверджують ст. 1159 та 1160 ЦКУ. Зокрема, цими нормами передбачено, якщо особа вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, вона:

1) зобов’язана негайно після закінчення цих дій надати особі, у майнових інтересах якої були вчинені дії, звіт про ці дії і передати їй усе, що при цьому було одержано (ст. 1159 ЦКУ);

2) має право вимагати від цієї особи відшкодування фактично понесених витрат, якщо вони були виправдані обставинами (ч. 1 ст. 1160 ЦКУ);

3) втрачає право вимагати відшкодування зроблених витрат, якщо за першої нагоди не повідомила про свої дії (ч. 2 ст. 1160 ЦКУ).

Відшкодування витрат працівника: можливі варіанти

З огляду на вищезазначене, є два варіанти відшкодування витрат, здійснених працівниками за власні кошти.

Стандартний. За розпорядженням керівника ус-танови працівник виконує завдання, для чого забезпечується грошовим авансом → протягом установленого строку після завершення виконання завдання, працівник подає Звіт → якщо фактичні витрати перевищують суму виданого авансу (додаткові витрати здійснено працівником за власний кошт), працівник отримує відшкодування витрат за наявності підтвердних документів.

Винятковий. Без доручення керівника установи працівник здійснює витрати за власні кошти в інтересах установи → працівник негайно повідомляє керівника доповідною запискою з обґрунтуванням обставин здійснення таких витрат, надає Звіт та відповідні підтвердні документи → керівник установи розглядає доцільність таких витрат → у разі прийняття рішення на користь працівника, керівник установи затверджує Звіт → проводиться розрахунок з працівником.

Майте на увазі: такий варіант не може носити постійний характер, тому і названий винятковим.

Свого часу можливість відшкодування витрат, понесених працівником на користь установи за власні кошти за рішенням керівника установи, підтвердили і фахівці Мінфіну у листі від 28.08.2007 р. № 31-34000-10-25/17266. Цей лист і досі чинний.

Установа — податковий агент

Нагадаємо: сума коштів, отриманих працівником на відрядження або під звіт, не включається до загального місячного або річного оподаткованого доходу працівника. Однак це стосується лише сум у межах фактичних витрат платника податків на виконання таких дій за наявністю підтвердних документів (пп. «а» та «б» п.п. 170.9.1 ПКУ).

Оподаткуванню підлягає сума надмірно витрачених коштів, отриманих платником податків на відрядження або під звіт, у разі її не повернення у встановлені строки (п.п. 164.2.11 ПКУ).

Зверніть увагу: для працівника, якій порушив строки повернення авансових коштів, установлено «пільгові» строки для виправлення ситуації. Зокрема, працівник може повернути суму не повернутих коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк їх повернення (п. 4 Порядку № 841³). Інакше установа як суб’єкт, що видав таку суму, автоматично стає податковим агентом і має здійснити утримання ПДФО та ВЗ із суми такого перевищення (абз. 3 п.п. «б» п.п. 170.9.1 ПКУ).

³ Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

Важливо: для визначення бази оподаткування суму коштів, надміру витрачених платником податків на відрядження або під звіт та не повернутих вчасно, потрібно збільшити на «натуральний» коефіцієнт (п.п. 164.5 ПКУ). Наразі останній дорівнює 1,219512.

«Мобільні» обмеження

Обмеження на придбання та утримання мобільних телефонів у державних бюджетних установах продовжують діяти (постанова № 332⁴). Зокрема, наразі чинні такі граничні суми витрат на:

⁴ Постанова КМУ «Про граничні суми витрат на придбання автомобілів, меблів, іншого обладнання та устаткування, мобільних телефонів, комп’ютерів державними органами, а також установами та організаціями, які утримуються за рахунок державного бюджету» від 04.04.2001 р. № 332.

• придбання мобільного телефону — 1200 грн;

• утримання мобільного телефону — 1500 грн (на місяць).

Виняток: зазначені норми не поширюються на правоохоронні органи, збройні сили та інші військові формування, Держспецтранспорт, Державну екологічну інспекцію і Держспецзв’язку.

Важливо: бюджетні установи, які утримуються за рахунок коштів місцевого бюджету, мають орієнтуватися на граничні норми витрат на придбання та утримання мобільних телефонів, затверджені на місцевому рівні.

Таким чином, установа має контролювати використання бюджетних коштів і на придбання телефонів, і на оплату послуг мобільного зв’язку.

Встановлюємо правила користування мобільним

Для контролю за понесеними витратами на мобільний зв’язок необхідно розробити та затвердити внутрішній розпорядчий документ — Порядок користування мобільним зв’язком. У ньому слід прописати всі важливі правила та обмеження. Зокрема, у цьому Порядку доцільно зазначити:

1) всі номера службових мобільних телефонів.

2) інформацію про встановлені граничні ліміти використання мобільного зв’язку з урахуванням лімітів на тарифні пакети;

3) заходи для здійснення контролю за недопущенням перевитрат. Контролювати перевитрати можуть як керівники підрозділів, які мають допуск до мобільних телефонів, так і фахівці бухгалтерії.

Звісно ж, немає жодного сенсу суворо контролювати витрати та мобільний зв’язок у разі, якщо послуги мобільного зв’язку надаються на умовах безлімітного тарифного пакета;

4) інформацію про заборону (можливість) використання службового мобільного зв’язку в особистих цілях. Якщо дозволено здійснювати особисті дзвінки зі службового мобільного, пропишіть правила відшкодування таких витрат працівником;

5) інформацію про можливість використання мобільного зв’язку після закінчення робочого дня, у святкові та вихідні дні (з урахуванням графіку роботи в установі та службової необхідності для здійснення таких дзвінків);

6) інформацію про перелік документів, які можуть засвідчувати вартість понесених витрат при оплаті послуг мобільного зв’язку через підзвітних осіб. При складанні переліку таких документів враховуйте, чи є установа платником ПДВ (має право на податковий кредит);

7) інформацію про можливість (у виключних випадках) відшкодування витрат, понесених працівником установи за власні кошти, та порядок погодження таких витрат з керівником установи.

Мобільний зв’язок: варіанти користування

Установа може користуватися мобільним на умовах контрактного надання послуг або за умовами попередньої оплати (наприклад, поповнення рахунку через термінал самообслуговування).

Контрактне обслуговування передбачає укладання договору з обраним оператором мобільного зв’язку.

У договорі оператор зазначає перелік номерів телефонів, які будуть обслуговуватися за контрактом, та обраний тарифний пакет.

У разі надання послуги на умовах попередньої оплати між абонентом та оператором договір не укладається. Здійснюється придбання сім-картки з наступним поповненням рахунку за обраним тарифним пакетом.

При обох варіантах установа (абонент) уносить плату до початку фактичного отримання послуг. Але послуги за умовами контракту здійснюються у безготівковій формі.

Таким чином, немає потреби видавати кошти під звіт працівникам установи для поповнення рахунку. Крім того, при контрактному обслуговуванні існує можливість відтермінувати (за необхідності) оплату послуг і при цьому лишитися у статусі незаблокованих абонентів.

Плануємо «мобільні» видатки

Видатки на оплату послуг зв’язку слід планувати за КЕКВ 2240 (п.п. 25 п.п. 2.2.4 Інструкції № 333). Так, за цим кодом проводимо оплату за послуги як фіксованого телефонного зв’язку (місцевого, міжміського, міжнародного), так і мобільного зв’язку. Відшкодування витрат, понесених працівниками при оплаті мобільного зв’язку, на підставі авансових звітів також здійснюємо за цим КЕКВ.

Обліковуємо витрати зв’язку

Облік виданого авансу на господарські потреби відображаємо як збільшення заборгованості за дебетом субрахунку 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами».

Якщо керівник установи підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат за власні кошти без його доручення та затвердив Звіт, відображаємо заборгованість перед працівником за кредитом субрахунку 2116. Після проведення розрахунку з підзвітною особою, зменшуємо зобов’язання перед ним за дебетом субрахунку 2116.

Ніби не складно, але закріпити на прикладі вищезазначене не завадить.