Именно с этой даты вступил в силу новый стандарт, который регулирует порядок оформления организационно-распорядительных документов, — ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Почему важно обратить внимание на факт вступления в силу нового ДСТУ?
Во-первых, потому, что он устанавливает состав реквизитов документов; требования к содержанию и месту расположения реквизитов в документах; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению документов.
Во-вторых, этот стандарт распространяется на документы, которые создаются в результате деятельности госорганов, ОМС, учреждений и организаций независимо от их функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности.
Итак, отныне всю документацию, включая и кадровые документы, бюджетные учреждения должны составлять с учетом требований нового стандарта.
Казалось бы, какое отношение имеют указанные изменения к оформлению бухгалтерских документов. На самом же деле, эти новации влияют на порядок заполнения кадровой документации и даже бухгалтерской первички. Так, состав реквизитов учетных первичных документов определяет, конечно, не ДСТУ, а Закон о бухучете. Но в каком формате проставлять, например, такие реквизиты, как «дата» и «подпись» документа, — в Законе о бухучете ни слова. Так что следует ориентироваться на правила, прописанные все в том же ДСТУ.
Впрочем, если первичный документ будет заполнен в «старом формате», это никоим образом не влияет на его действительность.
А теперь краткий обзор самых заметных новаций. Приведем новые правила оформления нескольких важнейших реквизитов документов.
Подпись документа. Отныне этот реквизит должен содержать не инициалы и фамилию лица, которое его подписывает, а «собственное имя и фамилию», причем в формате «Собственное имя ФАМИЛИЯ» (то есть не «И. И. Ковальчук», а «Иван КОВАЛЬЧУК»). Например, вот так:
Даты документа. По новым правилам дату можно оформлять цифровым или словесно-цифровым способом. Причем в разных реквизитах одного документа дата может быть оформлена как словесно-цифровым способом, так и цифровым. Итак, дату документа можно проставлять следующим образом:
| Цифровой способ | 07.12.2019 Допускается вариант: 2019.12.07 (для иностранной переписки) | Точку в конце даты не ставят. Если число месяца содержит одну цифру, впереди проставляют нуль |
| Словесно-цифровой способ | 07 декабря 2019 года или 07 декабря 2019 г. | Если число месяца содержит одну цифру, впереди ставим нуль |
Оттиск печати. Проставляем оттиск печати либо в специально предназначенном для этого месте с отметкой «МП», либо так, чтобы он охватывал последние несколько букв наименования должности лица — подписанта документа. При этом личную подпись такого должностного лица оттиск печати не должен задевать.
И напоследок еще один важный момент, а точнее, дружеский совет. Используя типовые формы документов, пока что не приведенные в соответствие с требованиями ДСТУ 4163:2020, заполняйте реквизит «подпись» в формате, предусмотренном соответствующей типовой формой (то есть с инициалами).
