Відразу заспокоїмо: суттєвих змін Порядок № 431 не зазнає. Переважно ці зміни мають уточнюючий характер та стосуються заповнення окремих форм документів з обліку та списання запасів. А ось у самих типових формах первинки Мінфін не передбачив жодних змін.
Розглянемо, що саме змінив Мінфін.
Акт приймання-передачі запасів
Оновленим п. 1 гл. 1 розд. II Порядку № 431 чітко визначено, в яких випадках бюджетні установи застосовують Акт приймання-передачі запасів. Це відбулось завдяки тому, що Мінфін прибрав таке багатогранне слово, як «тощо». Тим самим передбачив вичерпний перелік господарських операції, для оформлення яких слід застосовувати такий Акт.
Матеріальний звіт
Як і раніше, для відображення інформації про залишок запасів у місцях зберігання на початок і кінець місяця, про їх надходження та витрачання матеріально відповідальні особи складають матеріальний звіт у довільній формі.
Але відтепер маємо важливе уточнення: такий документ складають за умови, що це передбачено розпорядчим документом керівника.
Тож у разі прийняття рішення про застосування такого документа не забудьте прописати це у положенні про організацію бухобліку вашої установи. Відповідно форму такого документа слід навести у додатку до цього розпорядчого документа.
Опис карток з обліку запасів
Також Мінфін уточнив, що у разі необхідності бюджетні установи ведуть опис карток з обліку запасів у довільній формі. Такий регістр застосовують у випадку, коли облік запасів ведуть не в книгах, а на картках обліку запасів.
При цьому Мінфін прибрав згадку про те, що застосування такого документа має бути передбачено графіком документообігу. Такі коригування є цілком доречними. І це питання доцільно чітко визначити у розпорядчому документі про організацію бухобліку вашої установи.
Прибутковий ордер
Оновленим п. 1 гл. 3 розд. II Порядку № 431 передбачено можливість застосування установами прибуткового ордера для оформлення таких господарських операцій, як:
— отримання матеріальних цінностей, які надходять від постачальників або від переробників з переробки на стороні;
— оприбуткування матеріальних цінностей, які відповідають критеріям визнання запасів, але раніше не були відображені в балансі, а також отриманих від ліквідації та розбирання необоротних активів.
Зверніть увагу: з урахуванням останніх оновлень Порядком № 431 передбачено можливість застосування прибуткового ордеру замість обов’язку. Також Мінфін прибрав згадку про застосування цього документа для оформлення операцій з отримання матеріальних цінностей, які надходять від постачальника без первинних документів.
Накладна (вимога)
Зміни щодо складання накладної (вимоги) стосуються виключно установ — платників ПДВ. Так, у разі відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям установа — платник ПДВ повинна зазначити у накладній (вимозі) суму ПДВ. Про це свідчить оновлений п. 2 гл. 5 розд. II Порядку № 431 (ср. ). До речі, у самій формі накладної (вимоги) для цього передбачена відповідна комірка.
Зауважте: наразі зазначені зміни ще не набрали чинності. Це відбудеться з дня офіційного опублікування наказів № 104 та 136. Але знати про них установам необхідно вже зараз.