Знищуємо печатки: процедура & облік

Чим керуватися?

Наразі окремого нормативно-правового акта, який би визначав процедуру знищення та списання печаток, немає. Відповідно установи мають керуватися внутрішніми документами.

Ідеальний варіант — наявність розпорядчого документа головного розпорядника бюджетних коштів із визначенням порядку виготовлення, обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів. Саме таким документом мають керуватися відповідні підвідомчі установи.

Проте якщо головний розпорядник не затвердив такого документа, порядок зберігання, використання та знищення печаток і штампів в установі має визначати керівник установи. На користь цього свідчить норма п. 5 гл. 3 розд. II Правил № 1000/5*.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Який алгоритм дій?

Причини списання печаток можуть бути різні. Наприклад, пошкодження, фізичне зношення печатки чи окремих її частин; ліквідація, реорганізація або перейменування установи.

Та незалежно від причин, списання і знищення печаток проводимо за однаковим алгоритмом. Зокрема, ця процедура передбачає здійснення таких кроків.

Крок 1. Створення комісії

На підставі наказу керівника установи створюємо комісію зі списання та знищення печаток. Такі повноваження можна покласти як на спеціально створену комісію, так і на постійно діючу комісію зі списання майна.

При цьому в наказі слід визначити:

— причини списання та знищення печаток;

— склад комісії;

— строки та спосіб знищення печаток;

— документи, які комісія складає на підтвердження факту знищення печаток.

Крок 2. Списання печаток

Списання печаток відбувається за тими ж правилами, що й списання інших об’єктів малоцінних необоротних матеріальних активів (далі — МНМА). Водночас слід урахувати вимоги Порядку списання об’єктів державної власності, затвердженого постановою КМУ від 08.11.2007 № 1314.

За результатами роботи комісія складає протокол засідання, до якого додає такі документи:

1) Акт інвентаризації майна, що пропонується до списання, — фіксуємо наявність печаток, які підлягають списанню та знищенню;

2) Акт технічного стану майна, що пропонується до списання, — необхідний для встановлення факту пошкодження та/або зношення печаток. У документі зазначаємо рік виготовлення печаток, дату введення в експлуатацію на підставі даних, відображених в інвентарних картках обліку, та їх фактичний стан;

3) Акт списання ОЗ (часткової ліквідації) за типовою формою — оформлюємо у загальному порядку.

На підставі вищезазначених документів у протоколі засідання комісії фіксуємо конкретні причини списання та знищення печаток. Крім того, комісія наводить пропозиції щодо використання окремих деталей печаток, які списуються.

Наприклад: складовими частинами печатки є кліше та оснастка. У разі перейменування або реорганізації установи непридатним для подальшого використання в роботі стає саме кліше. Відповідно якщо оснастка у придатному стані, її можна залишити для ремонту інших печаток.

Після цього керівник установи затверджує всі вищенаведені документи.

Також слід зробити відповідні записи до інвентарних карток обліку цих печаток та інших облікових регістрів.

Крок 3. Знищення печаток

Власне, сам процес знищення печаток нескладний. Знищення проводять шляхом розрізання кліше печатки на малі нез’єднувальні та невідновлювані частини.

Але майте на увазі: знищення печаток має відбуватись у присутності членів комісії.

Як і будь-яка господарська операції, факт знищення печаток має бути підтверджено документально. Для цього комісія оформлює Акт знищення печаток у довільній формі. У цьому документі зазначаємо:

— підставу знищення (пошкодження або зношення; ліквідація, реорганізація або перейменування установи);

— кількість печаток, які знищують;

— опис та відбитки печаток, які знищують;

— дата, час та спосіб знищення (подрібнення кліше).

Водночас необхідно зробити запис про знищення печаток у Журналі обліку печаток та штампів (додаток 2 до Правил № 1000/5). Цей документ застосовуємо для обліку всіх печаток, які використовуються в установі (п. 9 ч. 3 розд. II Правил № 1000/5).

До речі, провести процедуру знищення старих печаток комісія установи може в будь-який момент з огляду на строки, встановлені керівником.

Утім, у разі виникнення підстав для заміни старих печаток, з метою продовження здійснення своєї діяльності необхідно замовити нові. А коли нові печатки будуть «на руках», можна приступати до знищення старих.

Як показати в бухобліку?

Під час списання печаток необхідно врахувати особливості списання МНМА.

Таким чином, по-перше, нараховуємо решту амортизації — 50 % первісної вартості печатки.

По-друге, списуємо первісну вартість печатки та суму нарахованого зносу.

І по-третє, зменшуємо внесений капітал з одночасним коригуванням накопиченого фінрезультату.

Крім того, якщо після списання та знищення печатки залишились деталі, придатні для подальшого використання (ремонту інших печаток), зараховуємо їх до складу запасів (субрахунок 1515). Водночас на суму оприбуткованих активів, залишених для потреб установи, показуємо дохід (за Кт субрахунку 7112).