Передплата періодики для бібліотек: що в бухобліку?

Ні, жоден із запропонованих варіантів обліку цієї операції неправильний. Далі пояснимо чому та головне — як необхідно відобразити в бухобліку передплату періодики для поповнення бібліотечних фондів.

Як класифікувати витрати?

Розпочати слід з того, що періодичні видання, які передплачують для поповнення бібліотечних фондів, належать до бібліотечного фонду. Також до бібліотечного фонду відносять: наукову, художню і навчальну літературу, спеціальні види літератури та інші видання.

У свою чергу, періодичні видання (газети, журнали тощо), які є бібліотечними фондами, слід обліковувати на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди». Цей субрахунок призначений для обліку бібліотечних фондів незалежно від вартості окремих примірників книг.

До речі, слушність такого підходу до обліку періодичних видань, які відносяться до бібліотечних фондів, свого часу підтвердив Мінфін у листі від 03.06.2015 № 31-11420-08-10/18126.

Отже, витрати на передплату газет та журналів для бібліотеки не є ані витратами майбутніх періодів, ані витратами звітного періоду. Натомість зазначені витрати є капітальними інвестиціями в інші необоротні матеріальні активи. Адже ці витрати фактично формують первісну вартість періодичних видань, які є бібліотечними фондами, та підлягають обліку на субрахунку 1112 «Бібліотечні фонди».

Як провести видатки?

У разі передплати періодики для поповнення бібліотечних фондів слід застосовувати КЕКВ 3110 «Придбання обладнання і предметів довгострокового користування». Це передбачено п.п. 14 п.п. 3.1.1 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків, затвердженої наказом Мінфіну від 12.02.2012 № 333 (ср. ).

Видатки на придбання книг та періодичних видань для поповнення фондів бібліотеки можуть проводити у другу чергу. Здійснення таких видатків передбачено п. 19 Порядку виконання повноважень Державною казначейською службою в особливому режимі в умовах воєнного стану, затвердженого постановою КМУ від 09.06.2021 № 590. Причому зазначені видатки дозволено здійснювати за кошти як загального, так і спеціального фондів.

Як показати в обліку?

У бухобліку операції з передплати періодики для бібліотеки слід відображати аналогічно до операцій з придбання інших необоротних матеріальних активів. При цьому слід урахувати такі особливості:

по-перше, періодичні видання, придбані для поповнення бібліотечних фондів, оприбутковуємо у загальному порядку за первісною вартістю. Останню визначаємо на підставі первинних документів. Якщо мають місце видатки на доставку періодичних видань, додаємо їх до первісної вартості. Такі правила формування первісної вартості визначено п. 5 розд. ІІ Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 121 «Основні засоби», затвердженого наказом Мінфіну від 12.10.2010 № 1202;

по-друге, всі витрати на передплату і доставку періодичних видань для бібліотек обліковуємо у складі капітальних інвестицій на субрахунку 1312 «Капітальні інвестиції в інші необоротні матеріальні активи»;

по-третє, незалежно від вартості примірника періодичні видання зараховуємо до складу бібліотечних фондів на субрахунок 1112 «Бібліотечні фонди»

і по-четверте, при введенні в експлуатацію зазначених періодичних видань нараховуємо амортизацію в розмірі 50 % від первісної вартості таких активів, а решту 50 % — при списанні з балансу.