Билеты на посещение музея: как учитывать?

Билет - обычный или особый документ?

Билет - это документ, который подтверждает право лица на одноразовое посещение мероприятия.

Иначе говоря, для культурно-образовательных заведений бланки билетов являются самыми обычными бланками документов, которые используются для подтверждения факта предоставления услуг посетителям. Вместе с тем операции, связанные с приобретением бланков билетов (заказом на изготовление) и реализацией их посетителям, требуют соблюдения определенных правил. Указанные заведения осуществляют такие операции с учетом особенностей, определенных отраслевыми документами.

Сейчас действует Инструкция № 452*, которая определяет порядок ведения операций и оформления документов, связанных с движением билетов (абонементов). Кого именно касается этот документ? Прежде всего к сфере действия упомянутой Инструкции относятся такие культурно-образовательные заведения, как:

- культурные центры;

- музеи;

- художественные галереи (выставки);

- выставочные залы;

- историко-культурные заповедники;

- парки культуры и отдыха;

- клубы;

- дворцы и дома культуры;

- учебные заведения сферы культуры, культурно-информационные и культурно-просветительские центры и тому подобное.

* Инструкция по ведению билетного хозяйства в театрально-зрелищных предприятиях и культурно-образовательных учреждениях, утвержденная приказом Минкультуры от 07.07.99 № 452.

Конечно же, в Инструкции № 452 не стоит искать четких указаний по отражению на счетах бухгалтерского учета операций по приобретению и реализации билетов посетителям. Впрочем, в указанной Инструкции приведены важная терминология и рекомендации по ведению билетного хозяйства, которые помогут разобраться в ситуации читателя.

Кстати, в упомянутом документе приведены правила оприходования, реализации, хранения и уничтожения неиспользованных билетов (абонементов). Кроме того, в приложениях к Инструкции № 452 можно найти формы первичных документов, обязательных для применения культурно-образовательными заведениями.

Как показать в бухучете?

Билеты на посещение культурно-образовательных заведений, изготовленные на заказ, - это ни что иное, как бланки документов, то есть обычные материальные ценности. Так что не сомневайтесь: смело признавайте их активами.

Обобщим особенности учета бланков билетов на посещение музея.

Правило 1. Зачисляем билеты на баланс

Полученные бланки билетов на посещение музея следует учитывать в составе запасов.

В основном для учета бланков различных документов, которые учреждения приобретают для использования в своей деятельности, применяют субсчет 1812 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы".

Однако для учета бланков билетов считаем целесообразным применять субсчет 1518 "Прочие производственные запасы". Это позволит отделить в бухучете бланки билетов от бланков других документов. К тому же, как известно, МБП подлежат списанию с баланса по факту их передачи в использование. Тогда как билеты стоит списывать лишь после их реализации. Но об этом чуть позже.

Правило 2. Бланки билетов не являются денежными документами

Отдельно подчеркиваем - полученные бланки билетов ни в коем случае не стоит рассматривать как денежные документы. Объясним почему.

Во-первых, такие бланки не упоминаются среди денежных документов, для учета которых применяют субсчет 2213 "Денежные документы в национальной валюте".

Сомневаетесь? Тогда советуем пересмотреть назначение счета 22 "Наличные средства и их эквиваленты", приведенное в Порядке применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденном приказом Минфина от 29.12.2015 № 1219.

Во-вторых, цену, которую, учитывая требования Инструкции № 452, указывают на билете печатным способом или специальным штампом в гривнях, или наносят устройством печати, или указывают в электронном изображении билета при применении автоматизированной системы продажи билетов, определяют не для целей бухучета, а совсем с другой определенной целью. В частности, так обозначают стоимость услуги по посещению мероприятия. Цену на билеты утверждает своим распорядительным документом руководитель заведения культуры, который является организатором мероприятия для отдельного мероприятия или на длительное время в соответствии со схемой распределения мест зрительного зала по ценовым категориям.

Правило 3. Бланки билетов не являются бланками документов строгой отчетности

Учтите: перечень "строгих" бланков документов законодатели уже давно свели к минимуму. И бланки билетов на посещение музеев 100 % не относятся к перечню документов строгой отчетности. А потому их не нужно учитывать ни на субсчете 1816 "Прочие нефинансовые активы", ни на забалансовом субсчете 081 "Бланки документов строгой отчетности распорядителей бюджетных средств".

Правило 4. Учитываем по стоимости приобретения

Бланки билетов на посещение музея отражаем в бухгалтерском учете по цене их приобретения. То есть зачисляем их баланс по стоимости, по которой такие бланки были изготовлены печатным способом по заказу культурно-образовательного заведения.

Правило 5. Храним по особым правилам

Как мы отметили, бланки билетов на посещение не являются денежными документами, но хранить их следует с соблюдением особых правил. Так, они должны храниться отдельно от других материальных ценностей в специальном помещении, сейфе или металлическом шкафу (сундуке) под замком и пломбой культурно-образовательного заведения. Такие требования по хранению бланков билетов прописаны в разд. V Инструкции № 452.

Очевидно, что с работником, ответственным за их хранение, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Правило 6. Списываем с баланса по факту реализации

Этап реализации билетов посетителям - достаточно ответственное дело. Поэтому с распространителем билетов должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Ведь согласно п. 4.7 Инструкции № 452 выдача билетов (абонементов) распространителям билетов, работающим по трудовому договору, проводится только в случае заключения с ними договоров о полной материальной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Бланки билетов передают для реализации ответственному лицу по накладной на выдачу билетов (абонементов) по форме № КГ-7(приложение 6 к Инструкции № 452). Однако сам по себе факт передачи бланков билетов ответственному лицу не является основанием для списания таких ценностей в бухучете. Ведь использования в таком случае фактически не происходит. Списывать бланки билетов стоит только после их реализации посетителям. Как это делать правильно? Эти вопросы прописаны в разд. IV Инструкции № 452.

В подтверждение факта реализации билетов посетителям ответственное лицо оформляет Сводный отчет о реализации билетов (абонементов) по форме № КГ-10(приложение 9 к Инструкции № 452) или Кассовый отчет о реализации билетов (абонементов) предприятия, организации, учреждения культуры, время посещения которых неограничено, у билетного кассира по форме № КГ-11(приложение 10 к Инструкции № 452). Применение этих форм и правила их заполнения зависят от способа продажи билетов. В любом случае отчет о реализации билетов обязательно должен быть передан в бухгалтерскую службу культурно-образовательного заведения.

Не забывайте о контрольных мероприятиях!

Имейте в виду: организация внутреннего (оперативного) учета поступления, реализации и хранения бланков билетов требует тщательного контроля. Ответственность за это в соответствии с п. 8.2 разд. VIII Инструкции № 452 возложена на руководителя культурно-образовательного заведения.

В то же время с целью проверки фактического наличия бланков билетов, находящихся у ответственного лица, следует проводить инвентаризацию таких документов. Причем проводить такое контрольное мероприятие п. 7.4 Инструкции № 452 обязывает один раз в месяц.

И, конечно же, не забудьте особенности организации бухгалтерского и оперативного учета таких материальных ценностей четко прописать в приказе об организации бухгалтерского учета вашего заведения.