Возмещаем расходы за почтовые услуги

Так, при условии выполнения требований законодательства работник учреждения имеет право на возмещение таких расходов. Рассмотрим их.

Условия возмещения расходов

Конечно, идеальный вариант - когда работник учреждения выполняет свои трудовые обязанности и отдельные гражданско-правовые действия от имени и за счет учреждения. То есть учреждение обеспечивает работника средствами (авансом) для выполнения определенного задания. Но так происходит не всегда.

Иногда работнику приходится для решения хозяйственных вопросов учреждения осуществлять расходы за свой счет. Именно такая ситуация и имела место у нашего читателя. Но волноваться по этому поводу не стоит. Ведь работник имеет полное право на возмещение расходов, понесенных им в связи с совершением определенных действий в отношении учреждения (в т. ч. за собственные средства). Право на получение такого возмещения закреплено в ст. 1158 - 1160 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 № 435-IV.

Но главное - такие расходы должны быть подтверждены документально. Причем работник должен предоставить оригиналы соответствующих документов.

Поэтому, как видим, возмещение расходов работника за почтовые услуги - вполне правомерная операция.

В свое время о возможности и механизме возмещения расходов, понесенных работником в пользу учреждения за собственные средства по решению руководителя учреждения, говорилось в письмах Минфина от 26.02.2019 № 11220-16-63/5675 и от 28.08.2007 № 31-34000-10-25/17266.

Учитывая это, бухгалтерия может перечислить соответствующую сумму возмещения на зарплатную карточку такого работника без каких-либо опасений.

Алгоритм возмещения расходов работника

1. Работник осуществляет расходы (оплачивает почтовые услуги) в интересах учреждения за собственные средства. При этом не имеет значения форма расчета: наличными или с использованием платежной карточки. Ключевой момент - наличие оригиналов документов, подтверждающих осуществление таких расходов. В частности, таким подтверждающим документом может быть чек РРО.

2. Об осуществленных расходах работник немедленно уведомляет руководителя докладной запиской с обоснованием обстоятельств осуществления таких расходов.

* Форма Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, утвержденная приказом Минфина от 28.09.2015 № 841.

После этого руководитель учреждения рассматривает целесообразность осуществления таких расходов.

3. Если руководитель учреждения подтвердил целесообразность и обоснованность осуществленных работником расходов и утвердил предоставленный Отчет, указанные документы передают в бухгалтерию для проведения расчетов с работником - возмещения понесенных им расходов.

4. Необходимо зарегистрировать бюджетные обязательства с учетом требований пп. 2.2 и 2.4 Порядка регистрации и учета бюджетных обязательств распорядителей бюджетных средств и получателей бюджетных средств в органах Государственной казначейской службы Украины, утвержденного приказом Минфина от 02.03.2012 № 309 (ср. ).

Для этого распорядитель подает в Казначейство: Реестр бюджетных обязательств и/или Реестр бюджетных финансовых обязательств, а также оригиналы документов или их копии, заверенные в установленном порядке, которые подтверждают факт взятия бюджетного обязательства (бюджетного финансового обязательства). На выполнение таких действий у вас есть семь рабочих дней со дня утверждения Отчета.

Отражение возмещения в бухучете

Для учета расчетов с подотчетными лицами традиционно применяем субсчет 2116 "Дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами".

Так, если руководитель учреждения подтвердил целесообразность и обоснованность осуществленных работником расходов за собственные средства и утвердил Отчет об использовании средств, отражаем задолженность перед работником по кредиту субсчета 2116. После проведения расчета с подотчетным лицом уменьшаем обязательства перед ним и дебетуем субсчет 2116.