Решаем организационные вопросы
В общем понимании ремонт транспортных средств предусматривает комплекс операций по восстановлению исправности, восстановлению их ресурса или их составных частей. В основном несложные и мелкие неисправности транспортного средства (далее - ТС) учреждения устраняют собственными силами. Если же такие неисправности имеют более сложный характер или в учреждении отсутствуют надлежащие технические условия для ремонтных работ, обращаются к специализированным субъектам хозяйствования, которые предоставляют услуги по техническому обслуживанию и ремонту колесных ТС. Именно такое решение и было принято в случае читателя - обратиться в СТО, которая и стала исполнителем ремонтных работ.
Традиционно, взаимные права и обязанности заказчика и исполнителя услуг по техобслуживанию и ремонту автомобилей стороны согласовывают при заключении договора. Вместе с тем следует помнить, что взаимоотношения между ними нормированы Правилами № 615*.
Документальное оформление + учет
Порядок документального оформления операций, связанных с ремонтом ТС, зависит от того, на каких условиях СТО выполняет ремонт такого авто. В частности, в случае читателя - учреждение для ремонта приобрело самостоятельно запчасти и передало их исполнителю работ.
Определим порядок документирования и учета таких операций.
Приобретаем и передаем запчасти СТО
1. Приобретенные запчасти оприходуем на баланс учреждения и только потом передаем исполнителю работ. Зачисляем такие запчасти в состав запасов на субсчет 1515 "Запасные части".
Соответственно передачу запчастей исполнителю работ (СТО) оформляем накладной (требованием) и типовой формой, утвержденной приказом № 431*.
Будьте внимательны: запчасти, переданные исполнителю ремонтных работ, сразу не списываем с баланса. Такие запчасти лишь переносим на отдельный аналитический счет в пределах субсчета 1515.
Например, для этого можно использовать следующие аналитические счета к субсчету 1515:
- 1515/1 "Запасные части на складе " - для учета запчастей, которые хранятся на складе учреждения;
- 1515/2 "Запасные части, переданные исполнителю работ " - для учета запчастей, переданных исполнителю.
2. Непосредственно факт передачи запчастей учреждением-заказчиком работ должен быть зафиксирован в наряде-заказе на предоставление услуг по техобслуживанию и ремонту колесного ТС(приложение 1 к Правилам № 615).
Кроме того, принятые исполнителем на ответственное хранение запчасти должны быть отражены в Акте передачи-приемки колесного ТС, его составных частей (систем) для предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту(приложение 2 к Правилам № 615).
Кстати, указанный Акт подтверждает не только передачу запчастей, но и передачу ТС исполнителю для проведения ремонта и его возврат после завершения ремонта. Его составляют в двух экземплярах. Каждый из них подписывает владелец ТС, а также лицо, ответственное за его приемку в ремонт. Акт скрепляют печатью исполнителя работ (при наличии).
Принимаем работы, забираем авто → списываем запчасти
1. Прием выполненных ремонтных работ учреждение-заказчик осуществляет на основании такого документа, как Акт приемки-передачи выполненных работ. В этом документе исполнитель указывает перечень выполненных работ, их объем и стоимость.
После выполнения ремонта авто учреждение имеет основания списать стоимость использованных запчастей. Для этого оформляем Акт списания запасов по типовой форме, утвержденной приказом № 431.
2. После завершения ремонта заказчик принимает ТС. Его передачу заказчику фиксируют в Акте передачи-приемки колесного ТС, его составных частей (систем) после ремонта и технического обслуживания.
Форма этого Акта приведена в приложении 3 к Правилам № 615. Указанный документ оформляют в двух экземплярах.
3. После завершения ремонтных работ исполнитель (СТО) должен предоставить учреждению-заказчику гарантийный талон (один экземпляр). Его форма приведена в приложении 5 к Правилам № 615.
Но имейте в виду: гарантийные обязательства исполнителя не распространяются на составные части (системы), предоставленные ему заказчиком(абз. 4 п. 2 разд. VIII Правил № 615).
4. Не забудьте перед началом текущего ремонта служебного авто оформить Акт передачи на ремонт, реконструкцию и модернизацию основных средств.
А вот после завершения таких работ нужно составить Акт приемки отремонтированных, реконструированных и модернизированных основных средств. Типовые формы этих актов утверждены приказом Минфина "Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств субъектами государственного сектора и порядка их составления" от 13.09.2016 № 818 (ср. ).
5. Все расходы, связанные с ремонтом служебного авто (в т. ч. расходы на приобретение запчастей, оплату услуг сторонних специалистов и т. п.), относим к расходам отчетного периода (Дт субсчета 8013 (8113)).
Пример. Бюджетное учреждение заключило с СТО договор на проведение ремонта служебного авто. В соответствии с условиями договора учреждение самостоятельно приобрело необходимые для ремонта запчасти на сумму 3500 грн.
Стоимость услуг по замене запчастей - 1400 грн. Списание использованных запчастей проведено после подписания сторонами без замечаний Акта приемки-передачи выполненных работ. По факту списания запчастей оформлен Акт списания запасов по типовой форме.
№ з/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция субсчетов | Сумма, грн | № м/о | |
дебет | кредит | ||||
Приобретение запчастей | |||||
1 | Получены ассигнования для текущего ремонта служебного автомобиля | 2313 | 7011 | 4900 | 2 |
2 | Оприходованы запчасти | 1515/1 | 6211 | 3500 | 6 |
3 | Перечислены денежные средства поставщику | 6211 | 2313 | 3500 | 2, 6 |
Передача запчастей СТО | |||||
4 | Переданы запчасти исполнителю работ по ремонту | 1515/2 | 1515/1 | 3500 | 13 |
Ремонт авто на СТО | |||||
5 | Выполнен ремонт автомобиля | 8013 | 6211 | 1400 | 6 |
6 | Перечислены средства СТО за ремонт автомобиля | 6211 | 2313 | 1400 | 2, 6 |
Списание запчастей | |||||
7 | Списана стоимость запчастей, использованных для ремонта автомобиля | 8013 | 1515/2 | 3500 | 13 |
Выводы
- Запчасти, приобретенные учреждением для передачи исполнителю ремонтных работ, обязательно оприходуем на баланс. Но при их передаче исполнителю работ сразу не списываем с баланса, а учитываем на отдельном аналитическом счете.
- Все расходы, связанные с ремонтом служебного авто (в т. ч. расходы на приобретение запчастей, оплату услуг сторонних специалистов и т. п.), относим к расходам отчетного периода.