Ремонт службового авто на СТО: документальне оформлення та облік

Вирішуємо організаційні питання

У загальному розумінні ремонт транспортних засобів передбачає комплекс операцій щодо відновлення справності, відновлення їх ресурсу або їх складових частин. Здебільшого нескладні та дрібні несправності транспортного засобу (далі — ТЗ) установи усувають власними силами. Якщо ж такі несправності мають більш складний характер або в установі відсутні належні технічні умови для ремонтних робіт, звертаються до спеціалізованих суб’єктів господарювання, які надають послуги з технічного обслуговування і ремонту колісних ТЗ. Саме таке рішення й було прийнято у випадку читача — звернутися до СТО, яка й стала виконавцем ремонтних робіт.

Традиційно, взаємні права та обов’язки замовника і виконавця послуг із техобслуговування та ремонту автомобілів сторони узгоджують під час укладення договору. Водночас слід пам’ятати, що взаємовідносини між ними унормовано Правилами № 615*.

* Правила надання послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів, затверджені наказом Мінінфраструктури від 28.11.2014 № 615.

Документальне оформлення + облік

Порядок документального оформлення операцій, пов’язаних з ремонтом ТЗ, залежить від того, на яких умовах СТО виконує ремонт такого авто. Зокрема, у випадку читача — установа для ремонту придбала самостійно запчастини та передала їх виконавцю робіт.

Визначимо порядок документування та обліку таких операцій.

Придбаваємо та передаємо запчастини СТО

1. Придбані запчастини оприбутковуємо на баланс установи і тільки потім передаємо виконавцю робіт. Зараховуємо такі запчастини до складу запасів на субрахунок 1515 «Запасні частини».

Відповідно передачу запчастин виконавцю робіт (СТО) оформлюємо накладною (вимогою) та типовою формою, затвердженою наказом № 431*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.12.2022 № 431.

Будьте уважні: запчастини, передані виконавцю ремонтних робіт, одразу не списуємо з балансу. Такі запчастини лише переносимо на окремий аналітичний рахунок в межах субрахунку 1515.

Наприклад, для цього можна використовувати такі аналітичні рахунки до субрахунку 1515:

— 1515/1 «Запасні частині на складі» — для обліку запчастин, які зберігаються на складі установи;

— 1515/2 «Запасні частини, передані виконавцю робіт» — для обліку запчастин, переданих виконавцю.

2. Безпосередньо факт передачі запчастин установою-замовником робіт має бути зафіксовано в наряді-замовленні на надання послуг з техобслуговування і ремонту колісного ТЗ (додаток 1 до Правил № 615).

Крім того, прийняті виконавцем на відповідальне зберігання запчастини мають бути відображені в Акті передавання-приймання колісного ТЗ, його складових частин (систем) для надання послуг з технічного обслуговування і ремонту (додаток 2 до Правил № 615).

До речі, зазначений Акт підтверджує не тільки передачу запчастин, але й передачу ТЗ виконавцю для проведення ремонту та його повернення після завершення ремонту. Його складають у двох примірниках. Кожен з них підписує власник ТЗ, а також особа, відповідальна за його прийняття до ремонту. Акт скріплюють печаткою виконавця робіт (за наявності).

Приймаємо роботи, забираємо авто → списуємо запчастини

1. Приймання виконаних ремонтних робіт установа-замовник здійснює на підставі такого документа, як Акт приймання-передачі виконаних робіт. У цьому документі виконавець зазначає перелік виконаних робіт, їх обсяг та вартість.

Після виконання ремонту авто установа має підстави списати вартість використаних запчастин. Для цього оформляємо Акт списання запасів за типовою формою, затвердженою наказом № 431.

2. Після завершення ремонту замовник приймає ТЗ. Його передачу замовнику фіксують в Акті передавання-приймання колісного ТЗ, його складових частин (систем) після ремонту і технічного обслуговування.

Форма цього Акта наведена у додатку 3 до Правил № 615. Зазначений документ оформляють у двох примірниках.

3. Після завершення ремонтних робіт виконавець (СТО) повинен надати установі-замовнику гарантійний талон (один примірник). Його форма наведена в додатку 5 до Правил № 615.

Але майте на увазі: гарантійні зобов’язання виконавця не поширюються на складові частини (системи), надані йому замовником (абз. 4 п. 2 розд. VIII Правил № 615).

4. Не забудьте перед початком поточного ремонту службового авто оформити Акт передачі на ремонт, реконструкцію та модернізацію основних засобів.

А ось після завершення таких робіт потрібно скласти Акт приймання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих основних засобів. Типові форми цих актів затверджено наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818 (ср. ).

5. Усі витрати, пов’язані з ремонтом службового авто (в т. ч. витрати на придбання запчастин, оплату послуг сторонніх фахівців тощо), відносимо до витрат звітного періоду (Дт субрахунку 8013 (8113)).