Темы статей
Выбрать темы

Пользование личным имуществом работника: пошаговый алгоритм

Матвеева Виктория, эксперт журнала «Бюджетная бухгалтерия»
Работник учреждения принес на рабочее место личный принтер, который будет использовать для выполнения рабочих задач. Достаточно ли в этом случае получить лишь заявление от работника с просьбой предоставления разрешения на использование личных вещей в процессе работы? Стоит ли учреждению учитывать такое имущество вне баланса?

Использование личных вещей работниками на рабочих местах в служебных целях требует правильного документального оформления. Приведем пошаговый алгоритм действий для оформления отношений между бюджетным учреждением — работодателем и работником по пользованию личными вещами.

Шаг 1. Выбор вида договора

— Следует оценить цель и условия использования имущества работника.

— Если планируется передача имущества в пользование, а не только его хранение, целесообразно оформить договор займа (безоплатного пользования).

Шаг 2. Представление заявления работником

— Работник подает заявление на имя руководителя учреждения с просьбой предоставить разрешение на использование в процессе своей работы его личного имущества.

— В заявлении следует указать краткую информацию об имуществе и цели использования.

Шаг 3. Заключение договора займа

— Отношения, которые возникают между работником и учреждением по договору займа, определены ст. 827 — 836 ГКУ*. Такой договор оформляют в письменной форме.

* Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 № 435-IV.

— Договор займа является безоплатным. Но безоплатность такого договора должна быть прямо обусловлена сторонами в тексте договора или же это должно выплывать из сути отношений между ними.

— Стороны самостоятельно решают, на какой срок заключают договор займа, и указывают об этом в договоре. Если же стороны не установили срока пользования вещью, он определяется в соответствии с целью пользования ею.

Обязательные условия договора займа:

а) характеристика и стоимость имущества, которое работник передает в пользование учреждению;

б) срок пользования имуществом;

в) плата за пользование или безоплатность.

Кроме того, в договоре займа следует прописать:

а) порядок и условия осуществления расходов на содержание имущества (на ремонт, обслуживание и тому подобное);

б) права и обязанности пользователя и заимодавца имущества (кто, кроме работника — владельца соответствующего имущества, может пользоваться им и может ли вообще);

в) порядок возвращения имущества и правовые последствия невозвращения имущества после окончания срока пользования;

г) условия изменения и прекращения договора.

Шаг 4. Оформление приема-передачи имущества

— Необходимо составить Акт приема-передачи материальных ценностей (в произвольной форме).

В акте следует указать:

а) описание имущества (название, модель, серийный номер, технические характеристики);

б) стоимость;

в) состояние на момент передачи / возвращения;

г) дату передачи / возвращения.

— Акт приема-передачи должны подписать пользователь (представитель учреждения) и заимодатель (работник — владелец имущества).

Шаг 5. Отражение в бухучете

— Имущество, полученное по договору займа, следует учитывать на внебалансовом субсчете 011 «Арендованные основные средства распорядителей бюджетных средств». На этом субсчете отражаем имущество по стоимости, указанной в договоре займа.

— Учреждение-пользователь не начисляет амортизацию на имущество, полученное в безоплатное пользование по договору займа.

— По завершению срока договора и возвращения имущества следует:

а) оформить Акт приема-передачи материальных ценностей;

б) списать его с внебалансового учета.

— Расходы на текущий ремонт (если учреждение-пользователь его проводило) относят на расходы отчетного периода.

Шаг 6. Контроль за использованием имущества и расторжение договора (при необходимости)

— Работник-заимодатель имеет право требовать расторжения договора займа и возвращения вещи досрочно, если:

а) она понадобилась владельцу (в связи с непредвиденными обстоятельствами);

б) ипользование происходит не по назначению и является нарушением условий договора;

в) вещь передана в пользование другому лицу без разрешения;

г) существует риск повреждения / уничтожения из-за небрежного использования.

— Конкретные права и обязанности сторон прописывают в договоре.

Выводы

  • Для оформления отношений с работником по хранению и использованию его личных вещей целесообразно заключать договор займа.
  • Договор займа обязательно оформляют в письменной форме с определением характеристик, стоимости имущества, срока пользования и условий его содержания.
  • По факту передачи и возвращения имущества составляют Акт приема-передачи материальных ценностей в произвольной форме.
  • Имущество, полученное по договору займа, учреждение-пользователь должна учитывать на внебалансовом субсчете 011. Амортизацию на такое имущество не начисляют.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с лицензионным договором и договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa ic-prostir

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше