Использование личных вещей работниками на рабочих местах в служебных целях требует правильного документального оформления. Приведем пошаговый алгоритм действий для оформления отношений между бюджетным учреждением — работодателем и работником по пользованию личными вещами.
Шаг 1. Выбор вида договора
— Следует оценить цель и условия использования имущества работника.
— Если планируется передача имущества в пользование, а не только его хранение, целесообразно оформить договор займа (безоплатного пользования).
Шаг 2. Представление заявления работником
— Работник подает заявление на имя руководителя учреждения с просьбой предоставить разрешение на использование в процессе своей работы его личного имущества.
— В заявлении следует указать краткую информацию об имуществе и цели использования.
Шаг 3. Заключение договора займа
— Отношения, которые возникают между работником и учреждением по договору займа, определены ст. 827 — 836 ГКУ*. Такой договор оформляют в письменной форме.
* Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 № 435-IV.
— Договор займа является безоплатным. Но безоплатность такого договора должна быть прямо обусловлена сторонами в тексте договора или же это должно выплывать из сути отношений между ними.
— Стороны самостоятельно решают, на какой срок заключают договор займа, и указывают об этом в договоре. Если же стороны не установили срока пользования вещью, он определяется в соответствии с целью пользования ею.
— Обязательные условия договора займа:
а) характеристика и стоимость имущества, которое работник передает в пользование учреждению;
б) срок пользования имуществом;
в) плата за пользование или безоплатность.
Кроме того, в договоре займа следует прописать:
а) порядок и условия осуществления расходов на содержание имущества (на ремонт, обслуживание и тому подобное);
б) права и обязанности пользователя и заимодавца имущества (кто, кроме работника — владельца соответствующего имущества, может пользоваться им и может ли вообще);
в) порядок возвращения имущества и правовые последствия невозвращения имущества после окончания срока пользования;
г) условия изменения и прекращения договора.
Шаг 4. Оформление приема-передачи имущества
— Необходимо составить Акт приема-передачи материальных ценностей (в произвольной форме).
В акте следует указать:
а) описание имущества (название, модель, серийный номер, технические характеристики);
б) стоимость;
в) состояние на момент передачи / возвращения;
г) дату передачи / возвращения.
— Акт приема-передачи должны подписать пользователь (представитель учреждения) и заимодатель (работник — владелец имущества).
Шаг 5. Отражение в бухучете
— Имущество, полученное по договору займа, следует учитывать на внебалансовом субсчете 011 «Арендованные основные средства распорядителей бюджетных средств». На этом субсчете отражаем имущество по стоимости, указанной в договоре займа.
— Учреждение-пользователь не начисляет амортизацию на имущество, полученное в безоплатное пользование по договору займа.
— По завершению срока договора и возвращения имущества следует:
а) оформить Акт приема-передачи материальных ценностей;
б) списать его с внебалансового учета.
— Расходы на текущий ремонт (если учреждение-пользователь его проводило) относят на расходы отчетного периода.
Шаг 6. Контроль за использованием имущества и расторжение договора (при необходимости)
— Работник-заимодатель имеет право требовать расторжения договора займа и возвращения вещи досрочно, если:
а) она понадобилась владельцу (в связи с непредвиденными обстоятельствами);
б) ипользование происходит не по назначению и является нарушением условий договора;
в) вещь передана в пользование другому лицу без разрешения;
г) существует риск повреждения / уничтожения из-за небрежного использования.
— Конкретные права и обязанности сторон прописывают в договоре.
Выводы
- Для оформления отношений с работником по хранению и использованию его личных вещей целесообразно заключать договор займа.
- Договор займа обязательно оформляют в письменной форме с определением характеристик, стоимости имущества, срока пользования и условий его содержания.
- По факту передачи и возвращения имущества составляют Акт приема-передачи материальных ценностей в произвольной форме.
- Имущество, полученное по договору займа, учреждение-пользователь должна учитывать на внебалансовом субсчете 011. Амортизацию на такое имущество не начисляют.
