Теми статей
Обрати теми

Користування особистим майном працівника: покроковий алгоритм

Матвєєва Вікторія, експерт журналу «Бюджетна бухгалтерія»
Працівник установи приніс на робоче місце власний принтер, який буде використовувати для виконання робочих завдань. Чи достатньо в цьому разі отримати лише заяву від працівника з проханням надання дозволу на використання особистих речей у процесі роботи? Чи варто установі обліковувати таке майно поза балансом?

Використання особистих речей працівниками на робочих місцях у службових цілях вимагає правильного документального оформлення. Наведемо покроковий алгоритм дій для оформлення відносин між бюджетною установою — роботодавцем та працівником щодо користування особистими речами.

Крок 1. Вибір виду договору

— Слід оцінити мету та умови використання майна працівника.

— Якщо планується передача майна у користування, а не лише його зберігання, доцільно оформити договір позички (безоплатного користування).

Крок 2. Подання заяви працівником

— Працівник подає заяву на ім’я керівника установи з проханням надати дозвіл на використання у процесі своєї роботи його особистого майна.

— У заяві слід зазначити стислу інформацію про майно та мету використання.

Крок 3. Укладання договору позички

— Відносини, які виникають між працівником та установою за договором позички, визначено ст. 827 — 836 ЦКУ*. Такий договір оформляють у письмовій формі.

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

— Договір позички є безоплатним. Але безоплатність такого договору має бути прямо обумовлена сторонами в тексті договору або ж це повинно випливати із суті відносин між ними.

— Сторони самостійно вирішують, на який строк укладають договір позички, та зазначають про це в договорі. Якщо ж сторони не встановили строку користування річчю, він визначається відповідно до мети користування нею.

Обов’язкові умови договору позички:

а) характеристика та вартість майна, яке працівник передає у користування установі;

б) строк користування майном;

в) плата за користування або безоплатність.

Крім того, у договорі позички слід прописати:

а) порядок та умови здійснення витрат на утримання майна (на ремонт, обслуговування тощо);

б) права та обов’язки користувача та позичкодавця майна (хто, крім працівника — власника відповідного майна, може користуватися ним та чи може взагалі);

в) порядок повернення майна та правові наслідки неповернення майна після закінчення строку користування;

г)умови зміни та припинення договору.

Крок 4. Оформлення приймання-передачі майна

— Необхідно скласти Акт приймання-передачі матеріальних цінностей (у довільній формі).

В акті слід навести:

а) опис майна (назва, модель, серійний номер, технічні характеристики);

б) вартість;

в) стан на момент передачі / повернення;

г) дату передачі / повернення.

— Акт приймання-передачі повинні підписати користувач (представник установи) та позикодавець (працівник — власник майна).

Крок 5. Відображення в бухобліку

— Майно, отримане за договором позички, слід обліковувати на позабалансовому субрахунку 011 «Орендовані основні засоби розпорядників бюджетних коштів». На цьому субрахунку відображаємо майно за вартістю, зазначеною в договорі позички.

— Установа-користувач не нараховує амортизацію на майно, отримане у безоплатне користування за договором позички.

— Після завершення строку договору та повернення майна слід:

а) оформити Акт приймання-передачі матеріальних цінностей;

б) списати його з позабалансового обліку.

— Витрати на поточний ремонт (якщо установа-користувач його проводила) відносять на витрати звітного періоду.

Крок 6. Контроль за використанням майна та розірвання договору (за необхідності)

— Працівник-позичкодавець має право вимагати розірвання договору позички та повернення речі достроково, якщо:

а) вона знадобилася власнику (у зв’язку з непередбачуваними обставинами);

б) користування відбувається не за призначенням та є порушенням умов договору;

в) річ передана у користування іншій особі без дозволу;

г) існує ризик пошкодження / знищення через недбале використання.

— Конкретні права та обов’язки сторін прописують у договорі.

Висновки

  • Для оформлення відносин із працівником щодо зберігання та використання його особистих речей доцільно укладати договір позички.
  • Договір позички обов’язково оформлюють у письмовій формі з визначенням характеристик, вартості майна, строку користування та умов його утримання.
  • За фактом передачі й повернення майна складають Акт приймання-передачі матеріальних цінностей у довільній формі.
  • Майно, отримане за договором позички, установа-користувач повинна обліковувати на позабалансовому субрахунку 011. Амортизацію на таке майно не нараховують.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з ліцензійним договором та договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa ic-prostir

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі